Kuvaus
Kaupunginvaltuusto käsitteli vastauksen hankintastrategian ja hankintaosaamisen kehittämiseen koskevaan valtuustoaloitteeseen 21.3.2022 § 34. Valtuustoaloitteen vastauksen hyväksymisen lisäksi valtuusto hyväksyi aiheeseen liittyvän toimenpidealoitteen, joka kuuluu seuraavasti:
"Kaupungin eri hankintoihin tehtävissä hakemusten pisteytyksissä ja osallistumiskriteereissä tulee kiinnittää erityistä huomiota kaupunkikonsernin hankintasäännön kohtiin 3 ja 4, jotta pystytään luomaan mahdollisuudet paikallisten yritysten tehdä kilpailukykyisiä tarjouksia. Etenkin suurten kilpailutuksien osittaminen tulee huomioida, jotta pienyritykset pääsevät niihin käsiksi ja saavat tärkeää referenssiä jatkoon.”
Kaupunkikonsernin hankintasääntöä (KH 10.5.2021 § 192) on noudatettava kaupungin hankinnoissa. Hankintalaki edellyttää myös kynnysarvot alittavien hankintojen (ns. pienhankinnat) kilpailuttamista hankintalain perusperiaatteiden mukaisesti (avoimuus, syrjimättömyys, tasapuolisuus ja kohtuullisuus). Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasäännössä määriteltyjen hankintojen yleisten periaatteiden kohdan 3 mukaan paikallisten yritysten kilpailumahdollisuudet huomioidaan. Paikallinen yritystoiminta ja sen erityispiirteet huomioidaan hankinnan kriteerien määrittelyssä.
Kaupunkikonsernin hankintasäännön mukaan kaupunginhallitus on hyväksynyt toimintamallin, jossa kaupungin hankintatiimi ohjaa ja koordinoi kaupungin hankintatoimintaa. Hankintatiimi päivittää tarvittaessa yleisistä periaatteista johdettuja yhteisiä kriteerejä, kaupungin sisäistä hankintaohjetta ja laatii työkalut hankintojen erityispiirteiden tunnistamista varten. Hankintojen erityispiirteiden tunnistaminen (mm. yritysvaikutusten arviointi) on hankintojen yleisten periaatteiden käytäntöön viemisen kannalta ensiarvoisen tärkeää. Vuodessa 3–5 kertaa kokoontuvassa, poikkihallinnollisesti toimivassa hankintatiimissä käydään säännöllisesti läpi hyviksi koettuja käytäntöjä paikallisten yritysten huomioimiseksi hankinnoissa ja jaetaan tietoa eteenpäin. Hankintatiimin toimintaa koordinoi kaupungin hankintapalvelut, ja kokoonpanoon kuuluu myös Mikkelin kaupungin kehitysyhtiö Miksei Oy:n hankinta-asiantuntija.
Kaupungin toimintatapoihin kuuluu hankintaosaamisen tukeminen mm. koulutuksia tarjoamalla, hankintojen arviointiin tarvittavia lähtötietoja parantamalla, vuorovaikutusta kehittämällä sekä yrittäjäyhdistysten asiantuntemusta hyödyntämällä entistä laajemmin. Paikallisen yrityskentän kanssa käydään aktiivista vuoropuhelua mm. hankintailtojen ja yrittäjiä edustavien tahojen kanssa säännöllisesti järjestettävien keskustelutilaisuuksien kautta.
Hankintojen erityispiirteiden tunnistaminen sähköisellä työkalulla suoritetaan ennen hankinnan tarjouspyynnön julkaisua. Vaikutusten arviointi on tehtävä kaikista yli 200 000 euron hankinnoista. Siinä selvitetään hankinnan yritysvaikutukset, aluetaloudelliset vaikutukset, työllistämisvelvoitteen täyttyminen sekä ympäristö- ja innovatiiviset vaikutukset.
Hankintojen pisteytyksiä laadittaessa huomioidaan hinnan lisäksi aina myös laatukriteerit. Laatukriteereinä voi olla pakollisia vaatimuksia ja/tai pisteytettäviä vaatimuksia hankinnasta riippuen. Usein hinnalla on osuus kokonaisuudessa, mutta Mikkelin hankinnoissa tehdään myös käänteisiä kilpailutuksia, joissa määritellään kiinteä hinta. Hankintalain uudistuksessa lain 93 §:ään lisättiin tätä mallia koskeva säännös. Tällaisessa kilpailutuksessa voidaan laatukriteereillä vahvasti vaikuttaa ja edistää paikallisuutta. Paikallisten yritysten kilpailumahdollisuuksien huomioinnissa on kuitenkin aina muistettava, että paikallisuutta tai suomalaisuutta/kotimaisuutta ei hankintalain mukaan saa suoraan käyttää hankinnan kriteerinä. Pisteytyskriteereiden määrittely tehdään aina hankintakohtaisesti, sillä hankintojen sisällöt ovat hyvin vaihtelevia, ja edellyttävät siten aina tapauskohtaista valmistelua, harkintaa ja hyvää hankintaosaamista.
Kaupunkikonsernin hankintasäännössä määriteltyjen hankintojen yleisten periaatteiden kohdan 4 mukaisesti hankintojen yksikkökokoa ei tule kasvattaa tarpeettomasti. Yhden toimittajan toive ei saa olla määräävänä tekijänä hankinnan valmistelussa. Hankintojen yksikkökokoa pienennetään hyödyntämällä monituottajamallia, työnjohtomallia ja osahankintojen mahdollisuutta. Suurissa hankinnoissa on huolehdittava, että hankinta ei tarpeettomasti edistä keskittymistä ja siten vähennä kilpailua markkinoilla.
Hankintayksikkö voi jakaa hankintasopimuksen erillisiin osiin ja määritellä kyseisten osien koon ja kohteen. Tämä hankintayksikön mahdollisuus liittyy hankintalain tavoitteeseen pienten ja keskisuurten yritysten aseman parantamiseksi julkisissa hankinnoissa. Jakamisella tarkoitetaan luontevan hankintakokonaisuuden jakamista osiin esimerkiksi siten, että kokonaisuuden eri osista voi suorittaa esimerkiksi erillisen kilpailutuksen. Jakaminen voidaan tehdä myös niin, että samassa tarjouskilpailussa hankintayksikkö määrittelee millaisista osista tarjoaja voi antaa oman osatarjouksensa. Hankinnan jakaminen osiin edellä kuvatulla tavalla on hankintalain mukaan sallittua ja se on siksi erotettava hankintalain 31 §:n mukaisesta hankintojen kielletystä pilkkomisesta. Pilkkomiskiellon vastaisesta menettelystä on kyse silloin, kun lain soveltamisen välttämisen tarkoituksessa pilkotaan hankinta eriin, lasketaan ennakoitu arvo poikkeuksellisin menetelmin tai yhdistetään eri kynnysarvon omaavia hankintoja keinotekoisesti toisiinsa.
Mikkelin kaupungin hankinnoissa määritellään tapauskohtaisesti, milloin kokonaisuus on ympäristö-, talous- ja sosiaaliset näkökulmat huomioiden järkevää jakaa osiin, ja toisaalta milloin hankinta on perusteltua toteuttaa yhtenä suurempana kokonaisuutena. Hankintoja suunniteltaessa usein tehtävän markkinakartoituksen tulosten perusteella hankintayksikkö harkitsee tarkemmin sitä, millaisessa hankintamenettelyssä hankinta on syytä kilpailuttaa tai millaisista osista hankittava kokonaisuus luontevasti koostuisi. Jokaisen hankinnan harkinta on aiheellista tehdä erikseen tapauskohtaiset tekijät huomioiden. Hankintojen yksikkökokoa ei tarpeettomasti kasvateta, vaan hankintojen jakamista pohditaan realististen näkökulmien perusteella.
Hankintojen toteuttamisessa noudatetaan kaupunkikonsernin hankintasääntöä ja kaupungin sisäistä hankintaohjetta. Näin ollen myös toimenpidealoitteessa viitattuja hankintasäännön yleisten periaatteiden kohtia 3 ja 4 noudatetaan yleisesti kaikissa kaupungin hankinnoissa.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi
Kaupunginhallitus merkitsee toimenpidealoitteeseen annetun selvityksen tiedoksi.