Kaupunginhallitus, kokous 22.11.2021

Kuvaus

Rakennusvalvonnan kanssa asioinut kuntalainen on tehnyt Itä-Suomen aluehallintovirastoon kantelun, joka koskee rakennustarkastajan toimintaa kyseisen kuntalaisen sekä kahden muun kuntalaisen lupa-asioissa. 

Aluehallintovirasto on pyytänyt Mikkelin kaupunginhallitusta hankkimaan selvitykset rakennustarkastaja Janne Hämäläiseltä, rakennustarkastaja Raimo Montoselta ja mahdollisilta muita asianosaisilta toimintansa osalta sekä antamaan niiden johdosta oman lausuntonsa. 

Rakennustarkastajat Hämäläinen ja Montonen sekä johtava rakennustarkastaja Sari Valjakka rakennustarkastajien esimiehenä ovat antaneet omat lausuntonsa kantelun johdosta.

Kantelijan mukaan rakennustarkastaja ei ole vastannut hänen kyselyihinsä eikä antanut neuvontaa laiturin rakentamiseen ja siirrettävän saunarakennuksen käyttöön liittyvissä asioissa. Saatujen selvitysten mukaan kantelija on kuitenkin saanut vastaukset yhtä lukuun ottamatta kaikkiin todennettavissa oleviin kysymyksiinsä kohtuullisessa ajassa. Siirrettävän saunarakennuksen käyttöä ja sijoittamista koskevassa asiassa rakennustarkastaja ei ole kertonut sitä, että saunaksi rakennetun rakennuksen voisi muuttaa varastoksi poistamalla kiukaan ja savupiipun. Tällä ei olisi ollut merkitystä, koska rakennus oli sijoitettu sellaiseen paikkaan, jossa ei ole rakennusoikeutta kuin saunalle. Varastona rakennusta ei olisi voinut tuolle paikalle sijoittaa eikä tällaisella rakennukselle olisi voinut antaa rakennuslupaa. Naapurikunnasta saatu neuvo perustui puutteellisiin tietoihin.

Kantelija väittää, että kuntalaisia on kohdeltu eriarvoisesti lupahakemusten käsittelyssä. Esimerkiksi se, kuinka laajalta alueelta naapureita tulee kuulla lupahakemuksen yhteydessä, vaihtelee rakennuspaikan sijainnin ja olosuhteiden mukaan. Ranta-alueella rakentamisella saattaa olla vaikutusta laajemmalle alueelle kuin sisämaassa. Kantelijan tapauksessa kyse on ollut poikkeuksellisen suuren laiturin rakentamisesta. Tällainen laituri vaikuttaa rantamaisemaan laajalla alueella. Rakennustarkastaja on tulkinnut tässä ely-keskuksen ohjetta ja vaatinut naapureiden kuulemista tavanomaista laajemmalti. Yhtenä perusteena tälle on ollut myös se, että kyseisellä alueella maanomistajien välillä on ollut riitaisuuksia jo aikaisemmin eikä tässä lupa-asiassa haluttu jättää sitä riskiä, että lupapäätös olisi valitusasteessa voinut kumoutua sillä perusteella, että joku tarvittava naapuri olisi jätetty kuulematta. Yleinen käytäntö rakennusvalvonnassa on ollut, että naapureita kuullaan mieluummin liian paljon kuin liian vähän. Tällöin päätökset eivät kaadu ainakaan muotovirheisiin. Asemapiirustus on yleensä tärkein naapurille kuulemisen yhteydessä esitettävä asiakirja, joten sen tulee olla kunnossa jo tässä vaiheessa. 

Kanteluun liittyvän henkilön lomarakennuksen lupaprosessi on kestänyt normaalia kauemmin, koska rakentaminen on edellyttänyt poikkeamislupaa. Alkuperäiset suunnitelmat ovat olleet puutteellisia ja ristiriitaisia ja poikkeamisluvan tarvekin tuli ilmi vasta, kun hakija oli täydentänyt asiakirjoja ja rakennusoikeuden ylittyminen selvisi. Samasta syystä naapurit oli kuultava uudelleen. Poikkeamislupia käsitelleen viranhaltijan siirryttyä toisen työantajan palvelukseen johtava rakennustarkasta joutui vastaamaan myös poikkeamisluvista, mikä ruuhkautti niiden käsittelyä. Nämä seikat huomioiden käsittelyajan pituus ei ole ollut normaalista poikkeava. 

Kanteluun liittyvän henkilön saunarakennuksen lupaprosessi hoitui nopeasti sen jälkeen, kun asiakirjat oli saatu kuntoon ja hakija saanut palkattua vaatimukset täyttävän suunnittelijan. Luvanhakijan ensimmäisiin kysymyksiin sähköisessä asiointipalvelussa olisi tullut vastata nopeammin kuin runsaan kuukauden päästä.

Mikkeli on pinta-alaltaan erittäin laaja kunta ja rakennusvalvonnan osalta se on jaettu toimialueisiin, joista kullakin on oma itsenäistä toimivaltaa käyttävä rakennustarkastaja.

Lupamenettelyn yhdenmukaistamiseksi on viime vuosina laadittu yhteisiä menettelytapaohjeita, viikoittaisessa toimistopalaverissa käsitellään asioita toiminnan yhtenäistämiseksi ja on laadittu toimintaohjekortteja tapausten tulkitsemiseen ja lisäksi lupa- ja valvontajaosto päätöksen mukaisesti Mikkelissäkin noudatetaan valtakunnallisia topten-käytäntöjä

Koko henkilökunta on sitoutunut yhteisiin käytänteisiin ja poikkeamisia sisältävät tai tavanomaista merkittävämmät rakennushankkeet käydään läpi työryhmässä, johon kuuluvat kaikki rakennustarkastajat sekä kaupunkisuunnittelun ja lupa- ja valvontajaoston edustajat.

Kun jokainen rakennuspaikka etenkin taajama-alueiden ulkopuolella on yksilöllinen ja jokainen rakennustarkastaja joutuu tulkitsemaan määräyksiä ja ohjeita omalla alueellaan, saattaa tulla tulkinnoissa kaikesta huolimatta erojakin. Tarkastaja voi tuoda asiat myös yhteiseen palaveriin ratkaisun löytymiseksi. Asiakaspalautteet käsitellään henkilöstön kanssa henkilökohtaisesti ja epäselvyydet selvitetään jokaisen tapauksen kohdalla erikseen. Asiakastyytyväisyyskyselyjä on tehty ja tullaan jatkossakin tekemään.

Rakennusvalvonnan toimintaa on kehitetty syksyllä 2020 aloitetun ohjelman avulla. Henkilökuntaa on koulutettu teknisten ja hallinnollisten asioiden lisäksi asiakaspalvelussa ja koulutusta jatketaan.

Kuntaliitosten jälkeen oli pitkään havaittavissa, että liitoskuntien viranhaltijat epähuomiossa tai tietoisestikin noudattivat aiemmassa kunnassa olleita käytäntöjä ja toimintatapoja. Edelleenkin tulee tilanteita, joissa tällaisen alueen uusi rakennustarkastaja joutuu arvostelun kohteeksi, kun toimii sovittujen yhteisten sääntöjen mukaisesti eikä noudatakaan edeltäjänsä vanhaa tapaa. Vanhojen kuntarajojen mukaisista rajoista on luovuttu ja alueet on määritelty siten, että työkuorma tarkastajilla jakautuisi mahdollisimman tasaisesti. Valvonta-alue on laaja, joten aluevastuu on perusteltua työajan tehostamiseksi: käytetty matka-aika vähenee ja kuhunkin lupa-asiaan perehtyy vain yksi tarkastaja.

Yleisemminkin Mikkelin rakennusvalvonnassa on ollut suuria työpaineita. Erityisesti tämä korostui viime syksynä talvena, kun henkilövaihdosten takia useita virkoja oli yhtä aikaa täyttämättä ja niiden täytön jälkeen uusien viranhaltijoiden opastus sitoi muun henkilökunnan työpanosta. Vaikka lupamäärät eivät ole vuosittain kasvaneet, on vaatimustaso koko ajan noussut niin, että rakennustarkastajat ovat joutuneet perehtymään entistä perusteellisemmin hankkeisiin ja vaatimaan myös entistä laajemmat ja tarkemmat selvitykset hakijoilta. Tämä on luonnollisesti johtanut käsittelyaikojen pidentymiseen ja toisaalta myös siihen, että yhteydenotot asiakkaisiin ja vastausten antaminen sähköisessä asiointipalvelussa ovat joskus viivästyneet kohtuuttoman paljon. Suositussa lomarakennuskunnassa työpaine korostuu keväällä ja kesällä, kun lomarakentaminen on vilkkaimmillaan ja rakennusvalvonnan henkilökunnallakin on oikeus pitää vuosilomaa tänä aikana.

Työpainetta on pyritty purkamaan mm. keventämällä luvanvaraisuutta pienimpien rakennuskohteiden osalta rakennusjärjestyksen määräyksillä ja vähentämällä katselmusmääräyksiä, mutta ongelmaa ei ole saatu tällä poistettua. Tilannetta helpottamaan on perustettu määräaikainen lupainsinöörin virka, jonka toimenkuvassa tärkein osa tulee olemaan asiakkaiden neuvonta ja yhteydenpito heihin. Lupa-asiakirjojen ja vaatimusten selkeyttämiseksi kaupungin verkkosivuilla olevia ohjeita on päivitetty ja ohjeiden kehittämistä jatketaan. Lupaprosessia tulee myös sujuvoittamaan rakennusvalvonnan paperiarkiston digitointi sähköiseen muotoon, jolloin asiakas voi hankkia tarvittavat arkistoasiakirjat sähköisessä muodossa milloin tahansa. Tämä vapauttaa henkilökunnan työaikaa muihin tehtäviin. Uusiutuvan lainsäädännön myötä mm. ilmoitusmenettelyn käytöstä tullaan luopumaan eikä rakennusvalvonnan resursseja kulu vähäisten hankkeiden käsittelyyn.

Mikkelin kaupunginhallitus katsoo, että saatujen selvitysten perusteella kantelu ei anna aihetta enempiin toimenpiteisiin. Ei ole havaittavissa, että kantelussa mainituissa tapauksissa asianosaisia olisi kohdeltu epäasiallisesti tai epätasapuolisesti tai että lupa-asioiden käsittelyssä olisi viivytelty tarpeettomasti.

Rakennusvalvonnan saamiin yhteydenottoihin vastaamisessa ja muussa yhteydenpidossa luvanhakijoihin ja muihin asianosaisiin on mm. henkilöresurssien riittämättömyyden takia ollut puutteita, jotka on tiedostettu ja joita on pyritty aktiivisesti korjaamaan.

Menettelytavoissa kunnan eri osissa ja eri viranhaltijoiden kesken on ollut eroavaisuuksia, joita ei voi hyväksyä, mutta tätäkin on jo korjattu aktiivisin toimenpitein.