Kaupunginhallitus, kokous 6.6.2022

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 253 Kaupungin hankintarajoja koskevan ohjeen yhdenmukaistaminen hankintasäännön kanssa

MliDno-2021-1171

Aikaisempi käsittely

Kaupunginhallitus, 10.5.2021

Valmistelija

Jarmo Autere, hankintapäällikkö, Jarmo.autere@mikkeli.fi
Tiia Tamlander, vt. talousjohtaja, tiia.tamlander@mikkeli.fi

Kuvaus

Mikkelin kaupunki on mukana EU:n rahoittamassa CityLoops-hankkeessa yhdessä Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n ja Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Xamk:n kanssa. Hankeen tarkoituksena on kiertotalouden edistäminen. Mikkelin osalta hanke keskittyy purku- sekä orgaanisen jätteen kiertotalouteen.
Lisäksi kaupungin hankintapalvelut oli mukana Keino-osaamiskeskuksen Keino-akatemiassa, jossa Mikkelin osalta keskitytään kestävän kehityksen tavoitteisiin, vaikutusten arviointiin ja mittaamiseen sekä hiilijalanjälkeen.

Nämä hankkeet ovat aiheuttaneet painetta tarkentaa kaupunkonsernin hankintaperiaatteiden ja konsernin hankintasäännön ympäristökohtia kestävän kehityksen sekä kiertotalouden suhteen. Lisäksi hankintasääntöön on tarkennettu kilpailutusarvorajakohtaan ohjelmistopäivityksistä johtuva muutos sekä täsmennetty hankintatoimen seurantaa ja valvontaa.

Kaupungin uudistettu hankintatiimi on päivittänyt  yleisiin periaatteisiin ja hankintasääntöön muutokset.

Päivitetty hankintasääntö lähettiin konsernin hankintatiimillle kommentteja varten. Edotuksia tuli vain yksi ja sekin koski sanamuutoksia, joka myös muutettiin sääntöön.

Mikkelin Yrittäjien sekä Etelä-savon Yrittäjien ja E-S kauppakamarin kuuleminen pidettiin 30.3.2021 ja he lähettivät oman muutosehdotuksensa 8.4.2021 hankisäännöstä (liitteenä). Esitetyt ehdotukset lisättiin ja tarkennettiin hankintasääntöön lukuun ottamatta suorahankintaa ja kilpailutusrajoja. Ehdotettu kaupungin omistamien yhtiöiden kilpailuneutraliteetin noudattaminen kuuluu sisäiseen konsernitarkastukseen, ei hankintasääntöön ja pk-yritysten jättämien tarjousten määrän seuranta on elinvoimaan liittyvä asia. Tämän seurannan mahdollisuutta selvitetään.

Liitteenä oleva oleva päivitetty kaupunkikonsernin hankintasääntö korvaa kaupunginhallituksen 24.11.2014 § 429 hyväksymän Mikkelin kaupungin hankintojen yhteiset periaatteet sekä aikaisemman kaupunginhallituksen 17.12.2018 hyväksymän hankintasäännön.

Päätösehdotus

Esittelijä

Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy 2021 päivitetyn Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasäännön. Kaupunkikonsernin hankintasääntö tulee voimaan heti hyväksymisen jälkeen.

Päätös

Hyväksyttiin.

Valmistelija

  • Tiia Tamlander, vt. talousjohtaja, tiia.tamlander@mikkeli.fi
  • Marko Paukkunen, vt. hankintapäällikkö, marko.paukkunen@mikkeli.fi

Kuvaus

Kaupunginhallitus on päättänyt Mikkelin kaupungin hankintasäännön päivittämisestä 10.5.2021 § 192 (hankintasääntö on oheismateriaalina). Muiden muutosten ohella hankintasääntöön päivitettiin tuolloin osaa Hankintaprosessi-alaotsikon alla olevista eurorajoista. Voimassa oleva hankintasäännön ao. kohta kuuluu seuraavasti:

Konsernin hankinnat on kilpailutettava sähköisellä kilpailutusjärjestelmällä ja kynnysarvon alittavat hankinnat pääsääntöisesti pienhankintajärjestelmällä. Kaikissa tarjouspyynnöissä tulee huomioida hankintojen yhteiset kriteerit.

Hankintaprosessissa tulee noudattaa seuraavia periaatteita ja menettelytapoja, jos konsernilla ei ole voimassa olevaa hankintasopimusta:

  1. Ostot arvoltaan 0 - 2 999 euroa voidaan hankkia suoraan.
  2. Hankinnat arvoltaan 3 000 - 10 000 euroa voidaan suorittaa dokumentoidun hintavertailun perusteella.
  3. Kilpailutus tulee aina suorittaa, mikäli hankinnan veroton arvo ylittää 10 000 euroa. Rakennusurakoissa raja on 15 000 euroa.
  4. Hankinnoissa, joiden arvo on alle 60 000 euroa, voidaan käyttää rajoitettua menettelyä. Hankinta tulee kuitenkin suunnata mahdollisimman monelle yritykselle, vähintään kuitenkin kolmelle (3).
  5. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat kilpailutetaan hankintalain mukaisesti.


Hankintalain tarkoittamia suorahankintoja on mahdollista toteuttaa perustellusti, kun kriteerien täyttymisestä on kuultu hankintapäällikköä.

Koska hankintasääntö koskee koko konsernia, on Mikkelin kaupungin omaa toimintaa koskevat hankintapäätösvaltuudet ja hankintarajat määritelty erillisellä hankintasäännön liitteellä A. Liite on päivitetty viimeksi KH 17.12.2018 § 465. Koska yllä kuvattuja hankintaprosessissa noudatettavia hankintarajoja on tämän jälkeen muutettu, on liitteen kohdat 6 ja 7 aiheellista päivittää vastaamaan paremmin voimassa olevan hankintasäännön eurorajoja. Esitys päivitetystä hankintasäännön liitteestä A on liitteenä. Muutosesitykset on merkitty liitteeseen punaisella värillä.

Päivitystä esitetään kohdassa 6 määriteltyyn aluejohtokuntien hankintapäätösrajaan (muutos 6 000 eurosta 10 000 euroon) sekä kohdassa 7 määritettyyn rajaan hankinnasta tehtävän viranhaltijapäätöksen laatimisesta (muutos 6 000 eurosta 3 000 euroon). Kohdan 6 päivitysesitys yhtenäistää aluejohtokuntien hankintapäätösrajan jälleen dokumentoidun hintaverailun toteuttamisrajan mukaiseksi. Kohdan 7 päivitys viranhaltijapäätöksen laatimisesta vähintään 3 000 euron hankinnoista vahvistaa hankintapäätöksiin liittyvää avoimuutta ja julkisuusperiaatetta. Muut hankintarajat ja -valtuudet säilyvät ennallaan.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä esitetyn hankintasäännön liitteen A.

Päätös

Hyväksyttiin.
 

Tiedoksi

Hankintapalvelut
 Liite Kh Esitys päivityksestä hankintasäännön liitteeseen Hankintapäätökset ja hankintarajat