Kaupunginhallitus, kokous 19.6.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 233 Markkinointi- ja viestintäpalveluiden hankinta

MliDno-2023-990

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Sini Pennanen, hankintapäällikkö, sini.pennanen@mikkeli.fi
Heidi Hänninen, viestintä- ja markkinointipäällikkö, heidi.hanninen@mikkeli.fi

Kuvaus

Mikkelin kaupungin sisäisen hankintaohjeen (KH 17.12.2018 § 465) mukaisesti taloudellisesti merkittävistä hankinta-arvoltaan yli 1 000 000 euroa konsernin hankinnoissa kilpailutusasiakirjat hyväksyy kaupunginhallitus ennen tarjousasiakirjojen julkaisua.

Tarjouspyyntö liitteineen on tehty sähköisesti Cloudian järjestelmään. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, jonka arvioitu arvo on 2 000 000 €. Tästä Mikkelin kaupungin osuudeksi on arvioitu 400 000 €.  Tarjoukset pyydetään jättämään toukokuun 2023 loppuun mennessä.

Mikkelin kaupungin markkinointipalveluiden puitesopimus päättyy 30.4.2023 ja Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n puitesopimus päättyy kuukautta myöhemmin. Kyseessä on yhteiskilpailutus Mikkelin kaupungin ja Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n kanssa.

Puitekilpailutuksella haemme Mikkelin kaupungille ja Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:lle viestinnän ja markkinoinnin palveluntuottajia määräaikaisella kahden (2) + optiona kahden (2) vuoden sopimusajalle.

Kilpailutus on jaettu neljään osa-alueeseen, joihin kuhunkin haetaan 2–5 palveluntuottajaa.

Osa-alueet ovat:

1.      Arjen mainostoimisto
2.      Strateginen kumppani
3.      Digitoimisto
4.      Matkailumarkkinoinnin erityisosaaja

Hinnan painoarvo hankintapäätöksen perusteena on osa-alueesta riippuen 35–50% ja laatutekijöiden 50-65%.

Arvonlisäverottomalta hinnaltaan tilaajan arvioon perustuen alle 5000 € kertahankinnat osa-alueissa 1-3 kohdistetaan pääsääntöisesti osa-alueella ensimmäiselle sijalle valitulle palveluntuottajalle. Yli 5000 € kertahankinnat kilpailutetaan osa-alueelle valittujen palveluntuottajien kesken minikilpailutuksella.

Mikä tahansa hankinta, myös alle 5000 € hankinta, voidaan perustellusta syystä minikilpailuttaa osa-alueen toimittajaksi valittujen toimittajien kesken. Tällaiseksi syyksi katsotaan mm. ideakilpailutus, jossa toimittajilta haetaan parasta ideaa ja sen toteutusta.

Minikilpailutusvelvoite ei koske osa-alueen 3 kuukausilaskutuksellista digimarkkinointipalvelua, vaan se voidaan hankkia osa-alueen voittaneelta toimijalta ilman minikilpailuttamista.

Minikilpailutuksen raja osa-alueessa 4 on 7000€. Muutoin osa-aluetta 4 koskee samat minikipailutussäännöt kuin muissa osa-alueissa.

Tässä tarjouskilpailussa ei kilpailuteta valokuva- ja videokuvien sopimustuottajia eikä toimittajapalveluja. Tilaajat varaavat itselleen oikeuden toteuttaa edellä mainituilla osa-alueilla erilliskilpailutuksilla.

Useiden yritysten sopimuskumppanuuden mahdollistamisen vuoksi yksi palveluntuottaja voi jättää kilpailutuksessa osatarjouksensa enintään kahdelle neljästä osa-alueesta.

Hankinnan erityispiirteiden tunnistaminen on tehty hankintasäännön mukaisesti.

Päätösehdotus

Esittelijä

Janne Kinnunen, kaupunginjohtaja, janne.kinnunen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy kilpailutuksen käynnistämisen liitteenä olevan asiakirjan mukaisena ja oikeuttaa hankintapalvelut tekemään asiakirjoihin mahdollisesti tarvittavia pieniä muutoksia ja tarkennuksia.

Päätös

Hyväksyttiin.

Merkitään, että pöytäkirjan liitteeksi liitetään yritysvaikutusten arviointi. 

Valmistelija

  • Heidi Hänninen, viestintä- ja markkinointipäällikkö, heidi.hanninen@mikkeli.fi
  • Marko Paukkunen, vt. hankintapäällikkö, marko.paukkunen@mikkeli.fi

Kuvaus

Hankinnan kohteena on markkinointi- ja viestintäpalvelut Mikkelin kaupungille ja Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:lle.  Hankintamenettely oli avoin EU-hankinta. Hankinnan sopimuskausi on 24 kuukautta sopimuksen allekirjoittamiseksi. Lisäksi tarjouskilpailussa on varattu optio sopimusten jatkamiselle toiset 24 kuukautta.

Tarjouspyyntö oli avoinna Hilmassa ajalla 29.4.-31.5.2023. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, jonka arvioitu arvo on 2 000 000 €. Tästä Mikkelin kaupungin osuudeksi on arvioitu 400 000 €.  Hankinnasta on tehty hankinnan erityispiirteiden tunnistaminen, joka sisältää yritysvaikutusten arvioinnin.

Tarjouspyyntö oli jaettu neljään eri osa-alueeseen, joista yhdellä yrityksellä oli mahdollisuus jättää tarjous maksimissaan kahteen osa-alueeseen. Tarjouspyynnössä todetaan, että jokaiseen osa-alueeseen valitaan 2-5 toimijaa puitesopimukseen.

Osa laadullisista kriteereistä arvioitiin suoralla valikkopisteytyksellä. Osan laadullisista kriteereistä on arvioinut Mikkelin kaupungin ja Mikkelin Kehitysyhtiö Miksei Oy:n arviointiryhmä. Jokainen arvioi itsenäisesti jokaisen osa-alueen laadullisen pisteytyksen, jonka jälkeen arviointiryhmä kokoontui ja kävi läpi pisteytyksen ja itsenäisesti arvioidut perusteet. Arviointiryhmä muodosti lopullisen pisteytyksen. Tämä pisteytys toimii kilpailutuksen laatuarvioinnin lopullisena pisteytyksenä. 

Osa-aluetta 1 arvioinut työryhmä koostui viidestä henkilöstä, jotka ovat Mikkelin kaupungin ja Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n asiantuntijoita.  Osa-alueissa 2-4 arviointiryhmän koko oli neljä henkilöä.

Osa-alueista 1-3 laaditaan saman sisältöiset puitesopimukset valittujen kumppanien kanssa sekä Mikkelin kaupungille että Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:lle. Osa-alueesta 4 (Matkailumarkkinoinnin erityisasiantuntija) sopimus tehdään vain Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n kanssa.

Osa-alue 1 Arjen tekijä
Osa-alueessa 1 (Arjen tekijä) hinnan ja laadun painoarvot olivat 50 % /50 %.
Osa-alueeseen 1 (Arjen tekijä) saapui määräaikaan mennessä kahdeksan hyväksyttyä tarjousta. Tarjoajat aakkosjärjestyksessä olivat
1.       Desingner Always Yours Oy
2.       Kakkua Oy
3.       LM Someco Oy
4.       Mainostoimisto Groteski Oy
5.       Mainostoimisto SST Oy
6.       Oy Preesens Ab
7.       Red and Blue Oy
8.       Viestintä Kreivi Oy

Osa-alue 2 Strategisen suunnittelun kumppani
Osa-alueessa 2 (Strategisen suunnittelun kumppani) hinnan painoarvo arvioinnissa oli 40 % ja laadun 60 %.
Osa-alueeseen 2 (Strategisen suunnittelun kumppani) saapui määräaikaan mennessä seitsemän hyväksyttyä tarjousta. Tarjoajat aakkosjärjestyksessä olivat
1.       Ahjo Communications Oy
2.       Avidly Oyj
3.       Ellun Kanat Oy
4.       KRNR Consulting Oy
5.       LM Someco Oy
6.       Miltton Oy
7.       Valve Branding Oy

Osa-alue 3 Digitoimisto
Osa-alueessa 3 (Digitoimisto) hinnan ja laadun painoarvot olivat 50 % / 50 %.
Osa-alueeseen 3 (Digitoimisto) saapui määräaikaan mennessä neljä hyväksyttyä tarjousta. Tarjoajat aakkosjärjestyksessä ovat
1.       Avidly Oyj
2.       FlowHouse Oy
3.       Generaxion Oy
4.       Red and Blue Oy

Osa-alue 4 Matkailumarkkinoinnin erityisosaaja
Osa-alueessa 4 (Matkailumarkkinoinnin erityisosaaja) hinnan painoarvo oli 35 % ja laadun 65 %.
Osa-alueeseen 4 (Matkailumarkkinoinnin erityisosaaja) saapui määräaikaan mennessä kaksi hyväksyttyä tarjousta. Tarjoajat aakkosjärjestyksessä ovat
1.       FlowHouse Oy
2.       Kixit Oy

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Janne Kinnunen, kaupunginjohtaja, janne.kinnunen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus päättää valita seuraavat suurimmat kokonaispisteet saaneet yritykset markkinointi- ja viestintäpalveluiden puitetoimittajiksi:

Osa-alue 1. Arjen tekijä:
1.       Oy Preesens Ab
2.       Mainostoimisto Groteski Oy

Osa-alue 2. Strategisen suunnittelun kumppani
1.       Avidly Oyj
2.       Ellun Kanat Oy

Osa-alue 3 Digitoimisto
1.       Avidly Oyj
2.       Generaxion Oy

Osa-alue 4 Matkailumarkkinoinnin erityisosaaja
1.       Kixit Oy
2.       FlowHouse Oy

Tehty päätös ei muodosta vielä sopimusta, vaan se syntyy erillisten sopimusasiakirjojen allekirjoituksella.

Pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta kokouksessa. Tarjoajille päätöksestä tiedotetaan Claudian kautta.

Päätös

Hyväksyttiin.

Merkitään, että kaupunginvaltuuston puheenjohtaja Oskari Valtola poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn jälkeen.

Tiedoksi

Tarjouksen jättäneet

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

1 OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusoikeus
Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Mikkelin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa myös postitse tai sähköisesti. Postiin oikaisuvaatimusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua. Hankintaoikaisuvaatimuksen vireille tulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Mikkelin kaupunki/Kaupunginhallitus.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100 Mikkeli
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla:

  • hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu,
  • miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi,
  • millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.


Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksen tekijän on allekirjoitettava oikaisuvaatimus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian käsittelemiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mikkelin kaupungin kirjaamosta.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Puhelinnumero: 044 794 2033 / 015 1941 (vaihde)
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.

2 VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusoikeus

Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa. Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa, jos sopimus koskee puitejärjestelyn perusteella tehtävää hankintaa tai sopimus koskee dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävää hankintaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että asianosainen on saanut hankintapäätöksen tiedoksi ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä.

Hankintaoikaisun vireille tulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Osoite: Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki
Sähköpostiosoite: markkinaoikeus@oikeus.fi
Faksinumero: 029 56 43314
Puhelinnumero: 029 56 43300
Markkinaoikeuden asiakaspalvelu on avoinna arkisin 8.00­­–16.15

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet.

Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava: 

  1. päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
  2. miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
  3. vaatimuksen perustelut;
  4. mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.


Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja yhteystiedot. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä markkinaoikeudelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi markkinatuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä:

  1. valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
  2. selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
  3. asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksen tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.


Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten laissa oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019) 32 §:ssä säädetään.

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on toimitettava osoitteeseen:

Mikkelin kaupunki/Kaupunginhallitus
Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100 Mikkeli
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikeudenkäyntimaksu
Tuomioistuinmaksulain (1455/2015) nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksu, mikä on määrätty mainitun lain 2 §:ssä. Saman lain 5 §:ssä on määräys niistä asioista, joista ei peritä oikeudenkäyntimaksua.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mikkelin kaupungin kirjaamosta.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Puhelinnumero: 044 794 2033 / 015 1941 (vaihde)
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.