Kuvaus
Lupapiste on Valtiovarainministeriön SADe-ohjelman (2009–2015) (sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman) kehitysohjelmassa kehitetty rakennetun ympäristön sähköinen asiointipalvelu, jonka toimittajana on kokonaan suomalainen Cloudpermit Oy. Valtiovarainministeriön SADe-ohjelmassa, jonka tuotoksena Lupapiste on syntynyt, linjattiin, että palveluiden on oltava ylikunnallisia, jolloin palveluiden käyttäjät eivät joudu siirtymään luukulta luukulle asioidessaan eri kunnissa. Sähköiset palvelut vahvistavat julkisen sektorin kustannustehokkuutta, tuovat säästöjä ja parantavat kansalaisten palveluita ja niiden saavutettavuutta. Lupapisteen käyttäjäkuntia on tällä hetkellä yhteensä 205 kappaletta, 70 % Suomen kunnista. Markkinoilla ei tällä hetkellä ole toista yhtä toimintavarmaa ja laajaa palvelua, joka täyttää kuntien asettamat vaatimukset.
Mikkelin kaupungin rakennusvalvonta ja Mikkelin seudun ympäristöpalvelut ovat olleet kehitystyössä mukana vuodesta 2013. Lupapisteessä on lupahakemuksen asiakaspalvelu ja asioiden valmistelu, joka on ollut Mikkelissä käytössä täydellisesti vuodesta 2017 alkaen. Mikkelin rakennusvalvonta otti sähköisen lupa-asioinnin käyttöön toisena kuntana Suomessa. Mikkelissä Lupapisteen sähköisessa asiointipalvelussa on käytössä ollut rakennusvalvonnan lupa-asiointi, poikkeamislupahakemukset sekä kaupunkiympäristön yleisten alueiden luvat. Myöhemmin asiointipalveluun on lisätty Ympäristönministeriön hankerahoituksen tuella myös ympäristönsuojelun lupien ja ilmoitusten hakeminen. Lisäksi palveluun on lisätty sähköinen arkisto. Rakennusvalvonnan lupa-asiakirjojen arkistointi tapahtuu Lupapisteessä, eikä paperisia asiakirjoja tarvitse toimittaa. Päätösten kirjaaminen ja asioiden rekisteröinti tehdään kunnan asiakirjahallintajärjestelmissä (CaseM ja Facta). Facta toimii rakennusrekisterin ylläpito-ohjelmistona, josta tiedot välitetään valtion Digi- ja väestötietoviraston järjestelmään. Laskutus tehdään erillisessä laskutusjärjestelmässä. Rakennusvalvonnassa on otettu käyttöön myös lupapisteen päätösosio, jossa päätöspohjien luominen on vielä osittain kesken. Päätöspohjat mahdollistavat eri hanketyypeille samansisältöiset päätöspohjat, joilla varmistetaan kuntalaisten yhdenvertaisuus lupapäätöksissä, joita valmistelevat ja tekevät useat eri tarkastajat. Rakennusvalvonnassa on saatu juuri valmiiksi integraatio lupapisteen ja Meitan laskutusjärjestelmän välille, jolloin rakennusvalvonnan laskut saadaan muodostettua sähköisestä lupahakemuksesta. Ennen Lupapisteen ympäristöosion (ympäristönsuojelun lupien ja ilmoitusten käsittely) käyttöönottoa YM:n hankerahoituksella rakennettiin integraatio Lupapisteen ja Mikkelin asiakirjahallintajärjestelmän (CaseM) välille. Mikkeli on ollut alusta lähtien mukana Lupapisteen kehittämisessä erityisesti rakennusvalvonnan mutta myös ympäristönsuojelun osalta.
Edellisen kerran Kuntien Tiera Oy ja KL Kuntahankinnat Oy yhteishankintayksikkönä kilpailuttivat puitesopimuksen rakentamisen ja ympäristön lupa-asioinnin kokonaispalvelusta vuonna 2015. Tuolloin palvelun tuottajaksi valittiin Solita Oy (Lupapiste –palvelu) (KL Kuntahankinnat sopimusnumero KLKH102). Mikkelin kaupunki solmi Solita Oy:n kanssa Lupapiste –palvelusopimuksen, joka kattaa rakennusvalvonta-, yleiset alueet ja ympäristötoimi-moduulien käytön. Mikkeli on toiminut yhtenä Lupapisteen pilottikaupunkina voimassa olevan sopimuskauden, mikä on tarkoittanut, että kustannukset ovat määräytyneet Lupapisteen käytön mukaan Solita Oy:n kanssa solmitun sopimuksen hinnaston perusteella eikä erillistä peruskuukausimaksua ole peritty. Käytännössä palvelusta on veloitettu lupa- ja ilmoituskohtaiset toimenpidemaksut. Kilpailutettu puitesopimus oli voimassa 7.10.2020 saakka ja siihen perustuvat palvelusopimukset päättyvät 7.10.2021.
Syksyllä Kuntien Tiera järjesti avoimen kilpailutuksen rakennetun ympäristön (rakennusvalvonta, ympäristönsuojelu, yleiset alueet) sähköisestä lupa-asioinnista ja säilyttämisen palvelusta yhdessä kiinnostuksen osoittaneiden omistajiensa ja hankintarenkaan muodostaneiden osapuolten kanssa. Lupapisteen omistava sähköisten lupapalveluiden asiantuntijayritys Cloudpermit Oy voitti puitesopimuskilpailutuksen, jonka sopimus on allekirjoitettu 31.3.2021. Mikkeli Tieran omistajakuntana voi tehdä asiakaskohtaisen palvelusopimuksen Cloudpermit Oy:n kanssa 1.10.2021 voimaan astuvalle uudelle sopimuskaudelle. Lupapisteen kehitystyössä mukana olleiden kuntien pilottikunta-asema poistuu, mikä tarkoittaa kuukausimaksun käyttöönottoa myös pilottikuntien osalta. Mikkelin rakennusvalvonta, Mikkelin seudun ympäristöpalvelut ja kaupunkiympäristöpalvelut ovat saaneet keväällä 2021 kukin omat tarjouksensa Lupapiste -palvelun käytöstä uudelle sopimuskaudelle.
Kuntien Tiera Oy ja Cloudpermit Oy ovat allekirjoittaneet uuden puitesopimuksen 31.3.2021. Uusi puitesopimus on voimassa 3 vuotta (31.3.2024 saakka), jonka jälkeen vielä 5 optiovuotta (31.3.2029 saakka). Toimialalla on valmisteilla merkittävä lainsäädäntöuudistus, jonka aikataulusta on vielä epävarmuutta. Pitkällä puitesopimuksen voimassaoloajalla varmistetaan palvelun käytettävyys yli lainsäädännön muutosten. Mikkelin kaupunki on Kuntien Tiera Oy:n omistajakunta ja voi näin ollen tehdä Lupapiste-palvelun hankintapäätöksen ja palvelusopimuksen perustuen uuteen puitesopimukseen.
Uusi sopimuskausi alkaa 1.10.2021. Käyttöönottomaksuja tai toimenpidemaksuja ei ole. Sopimus tulee voimaan 1.10.2021, kun se on molemmin puolin allekirjoitettu ja jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus noudattamalla kolmen (3) kuukauden irtisanomisaikaa. Toistaiseksi voimassa oleva palvelusopimus päättyy kuitenkin viimeistään silloin, kun Kuntien Tiera Oy:n ja toimittajan välisen puitesopimuksen päättymisestä on kulunut 12 kuukautta.
Käytönaikaiset kiinteät kuukausimaksut ovat seuraavat:
Rakennusvalvonnan hinnoittelu perustuu hintaluokkiin, jonka mukaan alkavalla sopimuskaudella Mikkelin rakennusvalvonta kuuluu hintaryhmään F (alle 800 lupaa / vuosi) ensimmäisellä puolivuotisjaksolla. Hintaryhmä voi myöhemmin muuttua lupamäärien kehityksestä riippuen.
Rakennusvalvonta: Rakennusvalvonnan asiointi 3001 €/kk, sähköinen arkisto 3001 €/kk, päätöksenteko ja laskunmuodostus 799 €/kk, raportointityökalu 0 €. Yhteensä 6801 €/kk.
Ympäristönsuojelu 417 €/kk
Yleiset alueet 424 €/kk + mahdolliset optiot
Uusi sopimus ja hinnoittelumalli tulevat voimaan 10/2021. Hintojen muutokset jatkossa on kerrottu kohdassa 6 (liitteessä palvelusopimuksen uusiminen).
Palveluiden kuukausimaksut kattavat palveluiden ylläpidon, kehityksen ja teknisen tuen.
Kuukausimaksut laskutetaan asiakkaalta puolivuosittain etukäteen, tammi- ja heinäkuussa. Ensimmäinen lasku on mahdollisesti vähemmän kuin kuusi kuukautta. Toimittaja ja tilaaja arvioivat yhdessä puolivuosittain tulevan puolivuotiskauden palvelumaksut. Mikäli päädytään siihen, että kunnan hintaryhmää palvelun osalta muutetaan, kuukausimaksuksi määräytyy kyseisen hintaryhmän hinta voimassa olevan hintalomakkeen mukaisesti.
Lupapisteen sisältämät toiminnot pohjautuvat ohjelman vaatimuksiin, Tieran kahden julkisen kilpailutuksen (2015 ja 2020) vaatimusmäärittelyihin sekä markkinaehtoisten lisäpalveluiden aktiiviseen kehitykseen. Lupapistettä käytetään valtaosassa suomalaisista kunnista. Kuluneen 6 vuoden aikana rakennusvalvonnan ja ympäristönsuojelun asiakkaat ovat ottaneet sähköisen asioinnin Lupapisteen kautta hyvin vastaan ja valtaosa lupa- ja ilmoitusasioista tulee vireille Lupapisteen kautta. Lupapisteen toiminnallisuudet ovat myös kehittyneet siten, että viranomaisten välinen yhteistyö (mm. lausunnot), naapureiden kuuleminen ja asioiden siirto Lupapisteen ja kaupungin asiakirjahallintajärjestelmien välillä on muuttunut sujuvammaksi.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi
Kaupunginhallitus päättää, että Mikkelin kaupunki solmii sopimuksen Cloudpermitin kanssa Lupapisteen käytön jatkamisesta siten, että sopimus kattaa rakennusvalvonnan, ympäristönsuojelun ja yleisten alueiden sähköisen asioinnin.
Kaupunginhallitus valtuuttaa hallintojohtaja Ari Liikasen allekirjoittamaan sopimuksen siten, että sopimuksessa on erilliset liitteet rakennusvalvonnan, ympäristönsuojelun ja yleisten alueiden sähköisen asioinnin osalta hinnastoineen.