Kaupunginvaltuusto, kokous 20.2.2023

Kuvaus

Valtuutettu Jaana Strandman ym. esittivät 26.9.2022 valtuustoaloitteenaan otsikkoasiasta seuraavaa:

"Me allekirjoittaneet kaupunginvaltuutetut esitämme, että Mikkelin kaupungin tulee terävöittää omistajaohjauksen ja konsernijohtamisen mallia konserniohjeeseen. Mikkelin kaupunkikonsernin tase on noin miljardi. Kyse on merkittävästä asiasta kaupunkimme talouden hoidossa ja siksi omistajaohjaus kokonaisuudessaan on napakoitettava ja jäsennettävä määrätietoisemmaksi ja vastuullisemmaksi. Tämä tarkoittaa sitä, että omistajaohjauksen tehtävät ja tavoitteet määritellään selkeästi ja suoraviivaisemmin strategiaan pohjautuen. Kaupunkikonsernin konserniohjaus ja johtaminen vastuutetaan selkeämmin ja tytäryhteisöjen toimitusjohtajien, hallituksen ja kaupungin välistä yhteistyötä lisätään. Strategisten tavoitteiden mukaista toimintaa  tulee jatkossa tarkastella ja valvoa talouden katsauksissa vuosikellon mukaisesti.

Omistajaohjauksen ja konsernijohtamisen ydintehtävät tulee olla yhtiöittämisestä ja rakennemuutoksista johtuvien asioiden suunnittelu ja toimeenpano, konsernin rahoitus-  ja sijoitussuunnittelu, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä konsernivalvonnan tilan arviointi, hankintatoiminta, sopimushallinta – ja valvonta. Riskienhallintaan tulee määritellä tasot, jotta voidaan tunnistaa koko kaupunkikonsernin riskitasoa eri palvelualueilla yhtiöissä. Kaupungin tulee voimakkaammin huomioida ja kehittää hankintavalmiuksia ja hankintakulttuurin yhtenäistämistä sekä koordinoida yhtiömuotoisesti tuotettavien palveluiden järjestämistä. Lisäksi tytäryhtiöiden hallituksiin ja konserni- ja elivoimajaostoon tulee valita henkilöitä, joilla on osaamista, tietoa ja taitoa toimia vastuullisina hallituksen/jaoston jäseninä.

Jaana Strandman

Satu Taavitsainen, Soile Kuitunen, Raine Lehkonen"

Kuvaus

Mikkelin kaupungissa hallintosäännön mukaan:

• kaupunginhallitus vastaa omistajaohjauksesta.
• Konserni- ja elinvoimajaosto vastaa omistajaohjauksen toteuttamisesta ja organisoi konsernijohtamisen ja konsernivalvonnan,
• Kaupunginjohtajan tehtävänä on toimia konsernin johtajana ja aktiivisella omistajaohjauksella myötävaikuttaa ohjattavakseen määrättyjen yhtiöiden hallintoon ja toimintaan.
• Erikseen nimettyjen konsernivastuuhenkilöiden tehtävänä on aktiivisella omistajaohjauksella myötävaikuttaa ohjattavakseen määrättyjen yhtiöiden hallintoon ja toimintaan.

Konserniohjeesta säädetään kuntalain 14 ja 47 pykälässä, ja sitä voidaan pitää lähtökohtaisesti omistajaohjauksen tärkeimpänä yksittäisenä työkaluna. Omistajaohjaus on kuitenkin huomattavasti laajempi kokonaisuus, jolla kuntalain 46 § mukaan tarkoitetaan sellaisia ”toimenpiteitä, joilla kunta omistajana tai jäsenenä myötävaikuttaa yhtiön ja muun yhteisön hallintoon ja toimintaan.”

Konserniohjeen hyväksyy kaupunginvaltuusto, ja sitä sovelletaan kaikissa Mikkelin kaupunkikonserniin kuuluvissa tytäryhtiöissä. Tytäryhtiöiden toimialat poikkeavat merkittävästi toisistaan, ja siten yhtiöiden kohtaamat tilanteet ovat hyvin moninaisia ja toisistaan poikkeavia. Konserniohje ei siten voi antaa yksityiskohtiin menevää ohjeistusta, vaan se määrittelee toimintalinjat yleisellä tasolla.

Tapauskohtaista konserniohjeen tulkintaa varten Mikkelin kaupungin konserniohjausryhmä (talousjohtaja, kaupunginlakimies, taloussuunnittelupäällikkö) sekä konsernivastuuhenkilö tukevat yhtiöitä ohjeen tulkinnassa. Konserniohjeen selkeys on olennaista omistajaohjauksen yhdenmukaisuuden kannalta, mutta omistajaohjauksen onnistumiseksi konserniohjeen jalkauttaminen on kaikista olennaisin asia. Ohjeistuksen rinnalla tuleekin jatkuvasti kehittää myös omistajaohjauksen prosesseja sekä yhtiökohtaisesti mahdollisimman sujuvia toimintatapoja. Mikkelin kaupungin omistajaohjausta kehitetään kokonaisuutena, ja konserniohjetta päivitetään esiin nousevien huomioiden ja kehittämistarpeiden mukaisesti.

Aiempien vuosien kehitystyöstä nostettakoon esiin Mikkelin osallistuminen vuosina 2019-2020 FCG:n ohjaamaan "tulevaisuuden toimintakykyiset kuntakonsernit" - verkostohankkeeseen. Verkoston puitteissa Mikkelissä järjestettiin kaksi konsernijohdon tilaisuutta, johon osallistuivat johtavien viranhaltijoiden lisäksi kaupunginhallituksen ja konserni- ja elinvoimajaoston puheenjohtajistot. Tuolloin tehtyjen johtopäätösten perusteella tytäryhtiöt muun muassa velvoitettiin käsittelemään konserniohje vuosittain yhtiökokouksessa sekä yhtiön hallituksessa.

Hanke tuotti konsernijohtamisen terävöittämiseksi myös kehitysesityksen, jonka mukaan konserni- ja elinvoimajaoston ydin tulisi muodostua kaupunginhallituksen puheenjohtajistosta. Tämä muutos toteutettiin kuntavaalien 2021 jälkeisessä toimielinten jäsenten valinnassa. Hankkeen johtopäätösten mukaisesti 7.6.2021 hyväksytyssä konserniohjeen päivityksessä myös selkeytettiin konserni- ja elinvoimajaoston sekä kaupunginhallituksen tehtäviä ja työnjakoa, konserniohjeeseen kirjattiin konsernivastuuhenkilön oikeus osallistua yhtiön hallituksen kokouksiin läsnäolo- ja puheoikeudella, sekä käynnistettiin tytäryhteisöjen hallitusten nimeämisprosessin jäsentäminen (tytäryhtiöiden hallitustyön osaamisen varmistamiseksi).

Vastaavaa kehitystyötä jatketaan uuden TOK-verkostohankkeen myötä vuosina 2022-2024. Hanke on aloitettu osallistuvien kaupunkien viranhaltijoiden keskinäisillä tapaamisilla. Konserni- ja elinvoimajaosto on 10.1.2023 § 5 nimennyt tilaisuuksiin osallistuvat henkilöt, sekä hyväksynyt, että TOK-verkostohankkeen kuntakohtaista kehittämisresurssia käytetään Mikkelin osalta omistajaohjauksen kehittämiseen. Konserni- ja elinvoimajaoston päätöksellä varmistetaan, että valmistelutyö tapahtuu huolellisesti ja tarpeeksi kattavasti luottamushenkilöitä osallistaen, ja että työhön päästään hyödyntämään myös ulkopuolisten asiantuntijoiden näkemystä sekä vertailutietoa muista kaupunkikonserneista.

Strategian jalkauttaminen tytäryhtiöiden päivittäistä toimintaa ohjaaviksi tavoitteiksi toteutetaan talousarvion yhteydessä laadittavilla strategiakorteilla (aiemmin ohjelmakortit). Strategiakortit ovat valtuuston hyväksymiä ja niiden myötä konsernitason strategisia tavoitteita tukeva toiminta on yhdensuuntaista kaikissa tytäryhtiöissä. Yhtiökohtainen tavoitteiden asetanta tehdään yhtiön johdon sekä konsernivastuuhenkilön yhteistyönä, varmistaen että tavoitteiden strategiayhteys ja olennaisuus toteutuu myös omistajan näkökulmasta.

Konserniohjauksen kehittämiseksi toteutettiin vuoden 2021 lopussa konserniohjauksen sisäinen tarkastus, ja tarkastusraportti esiteltiin kaupunginhallituksessa helmikuussa 2022. Tarkastuksen myötä konserniohjaukseen sisältyviä velvoitteita ja vastuita terävöitettiin myös vuoden 2022 aikana eri tavoin. Esimerkiksi käytännönläheisinä sisäisinä ohjeina laadittiin ja hyväksyttiin johtoryhmässä konsernivastuuhenkilön muistilista sekä konsernipalveluiden käyttöön liittyvät periaatteet. Lisäksi muun muassa sisäiseen valvontaan sekä tavoitteiden strategiasidonnaisuuteen liittyvää ohjeistusta terävöitettiin konserniyhtiöille eri yhteyksissä.

Talousarviossa asetettujen tavoitteiden seuranta tehdään tilinpäätöksen lisäksi heinäkuun talouden ja toiminnan seurantaraportissa. Valtuustotasolle tehtävän raportoinnin lisääminen useammin tapahtuvaksi ei ole tarkoituksenmukaista.

Hallintosäännön 28 § mukaan konserni- ja elinvoimajaosto seuraa ja arvioi yhtiöiden tavoitteiden toteutumista ja taloudellisen aseman kehitystä ja tekee niiden perusteella tarvittaessa esityksiä kaupunginhallitukselle. Kalenterivuoden kuluessa konserniyhtiöt vierailevat konserni- ja elinvoimajaostossa vähintään yhden kerran, tarvittaessa useammin. Konserni- ja elinvoimajaostossa yhtiöt esittelevät muiden ajankohtaisten asioiden lisäksi taloudellisten sekä toiminnallisten tavoitteiden toteutumista ja/tai etenemistä, ja käyvät omistajaohjauksellista vuorovaikutteista keskustelua jaoston kanssa. Lisäksi yhtiöt osallistuvat vuosittain omistajaohjauksen ajankohtaisia asioita käsittelevään konsernipäivään, sekä käyvät arkisia jatkuvia keskusteluja konsernivastuuhenkilön ja konserniohjausryhmän kanssa.

Tytäryhtiöiden sisäinen valvonta ja riskienhallinta kuuluu ensisijaisesti yhtiön hallitukselle, mutta riskienhallinnan prosessien toimivuutta ja tiedonkulkua konsernivalvonnan näkökulmasta on pyritty varmistamaan usein erilaisin toimenpitein viime vuosina. Tytäryhtiöt raportoivat kaupungille tilinpäätöksen yhteydessä toimintaansa liittyvistä riskeistä ja niihin varautumisesta, sekä riskienhallinnan toteutumisesta ja kehittämisestä. Tytäryhtiöiltä myös edellytetään riskirekisterien ylläpitämistä ja niiden käsittelyä yhtiön hallituksessa säännöllisesti. Konsernivastuuhenkilön muistilistan mukaisesti konsernivastuuhenkilön edellytetään osallistuvan riskienhallintaa käsitteleviin hallituksen kokouksiin.

Kaupunginhallituksen hyväksymä hankintasääntö (päivitetty 10.5.2021) koskee myös konserniyhtiöitä. Mikkelin kaupungin ja kehitysyhtiö Miksein hankintapalvelut tekevät tiivistä yhteistyötä ja konsernitasoista hankintojen kehittämistyötä. Yhteishankintoja on toteutettu ja toteutetaan jatkossakin tapauskohtaiseen arviointiin perustuen. Hankintapalvelut antavat myös neuvontaa tytäryhtiöille.

Tytäryhtiöiden hallitustyöskentelyyn liittyvän riittävän osaamisen varmistamisen tarve on tiedostettu ja siihen on reagoitu (viitaten vastauksen alussa mainittuun TOK-verkostohankkeeseen 2019-2020). Vuoden 2021 kuntavaalien jälkeen toteutettiin hallitusten nimeämisprosessi kaupunginhallituksen 30.11.2020 § 380 päätöksen edellyttämällä tavalla. Prosessissa laadittiin puolueiden nimeämistä henkilöistä koostuvien hallituskokoonpanojen osaamisprofiili. Nimeämiset valmisteltiin konserni- ja elinvoimajaostolle erikseen muodostetun nimeämistoimikunnan toimesta (konserni- ja elinvoimajaosto 8.6.2021 § 59). Nimeämistoimikunta koostui vaaleissa edustettuina olleiden puolueiden nimeämistä henkilöistä sekä konserniohjausryhmästä. Prosessi itsessään todettiin toimivaksi, mutta lopputuloksen kannalta ongelmaksi muodostui, että puolueiden intressien mukaista ei ole luopua kunnallisvaaliehdokkaille tarjottavista hallituspaikoista, vaikka nimettävän hallituksen osaamisprofiili näyttäisi jäävän tavoiteltua tasoa alemmaksi.

Vuonna 2023 Mikkelin kaupunki on suurien ratkaisujen edessä energiaomaisuusjärjestelyjen suhteen. Omistajapoliittisten linjausten päivitys on syytä toteuttaa vasta energiaomaisuusjärjestelyihin liittyvien ratkaisujen selvittyä, jotta ne saadaan huomioitua linjauksissa. Omistajapoliittiset linjaukset ovat toimintaa suuntaavia ja siten luonteeltaan suhteellisen pysyviä. Omistajapoliittisten linjausten lähtökohtina ovat kaupunkistrategia ja kehittämistavoitteet sekä niiden vaatimat voimavarat, pitkän aikavälin tavoitteet sekä toimintaympäristössä tapahtuvaksi arvioidut muutokset. Omistamisen tulee olla aktiivista, ja sen tarkoituksenmukaisuutta ja organisointitapoja on syytä arvioida säännöllisesti toimintaympäristön muuttuessa.