Kuvaus
Kaupunginvaltuusto käsitteli jätevedenpuhdistamohankkeen projektijohtamisen sisäisen tarkastuksen raportin 25.1.2021 § 6. Kaupunginvaltuusto päätti, että sille esitetyn sisäisen tarkastuksen raportoinnin ja siihen annetun johdon vastauksen lisäksi se edellyttää kaupunginhallitukselta selkeää yksityiskohtaista esitystä siitä, kuinka rakennushankkeissa kokonaiskustannusten määrästä ja talousseurannasta aiotaan antaa luottamushenkilöille johdonmukaista ja ennakoivaa sekä sisällöltään oikeaa tietoa.
Valtuuston päätös käynnisti sisäisen prosessimuotoisen valmistelun, jonka aikana työskenneltiin useissa kokousmuotoisesti työpajoissa. Valmisteluun osallistui eri vastuutehtävissä ja rooleissa työskenteleviä toimijoita. Työskentely ryhmänä itsessään ja toimijoiden osallistaminen olivat merkityksellisiä osia asioiden sisäistämisessä varsinaisen asiakirjan valmistumisen lisäksi.
- Rakennushankkeiden kokonaiskustannusten määrästä ja talousseurannasta luottamushenkilöille annettavan tiedon johdonmukaisuus, ennakoivuus ja oikeellisuus varmistetaan seuraavilla keinoilla:
- Asumisen ja toimintaympäristön palvelualueen johtoryhmä nimeää rakennushankkeille projektikohtaiset vastuuhenkilöt ja varahenkilöt. Palvelualueen johtoryhmä vastaa myös näihin tehtäviin nimettyjen henkilöiden ajantasaisen listauksen ylläpitämisestä.
- Esimiestason vastuulla on varmistua projektipäälliköiden riittävästä osaamisesta ja aikaresurssista kunkin hankkeen laajuuteen ja vaativuuteen nähden.
- Projektipäälliköt vastaavat hankkeidensa talousseurannasta ja riskienhallinnasta.
- Investointien kustannusarvioiden päivittämisessä ja talousennusteiden antamisessa keskeisin rooli on projektipäälliköllä; kirjanpidosta saatavat tiedot ovat aina jo toteutuneita kustannuksia.
- Talouspalvelut tukee ja opastaa hankkeiden projektipäälliköitä ja muita vastuuhenkilöitä siten, että heillä on edellytykset suorittaa vastuullaan olevien hankkeiden talousseuranta asianmukaisesti.
- Projektipäälliköiden on mahdollista saada henkilökohtaista opastusta talousraporttien käyttöön. Tätä mahdollisuutta on myös hyödynnetty.
- Investointien kirjanpitoraportteja on kehitetty budjettiseurannan helpottamiseksi.
- Talouspalvelut neuvoo vastuuhenkilöitä myös esimerkiksi rakennushankkeiden kustannusten kirjaamisessa ja sopivalle tarkkuustasolle yltävien laskentatunnisteiden hankekohtaisessa suunnittelussa.
- Talouspalveluiden edustaja osallistuu asumisen ja toimintaympäristön johtoryhmän kokouksiin.
- Rakennushankkeiden talouden toteutumisesta raportoidaan kaupunginvaltuustolle neljästi vuodessa: maalis-, heinä- ja lokakuun toteumien perusteella laadittavilla talouden seurantaraporteilla ja tilinpäätöksessä.
- Investointiohjelman seuranta sisältyy kaupunkikehityslautakunnan talouden seurantaraportointiin ja liitetään osaksi koko kaupungin seurantaraporttia.
- Mahdollisesti tarvittavat lisämäärärahat/määrärahamuutokset on hyväksytettävä valtuustossa ennen kuin alkuperäinen määräraha ylittyy. Tämä voi tapahtua joko talousseurannan yhteydessä tai omana erillisenä asianaan.
- Vastuutahona vuosikohtaisen määrärahan riittävyyden käytännön arvioinnissa ja jatkuvassa seurannassa on hankkeen projektipäällikkö.
- Vuoden 2022 talousarviosta alkaen on investointiohjelmassa esitetty omassa sarakkeessaan tieto hankkeen kokonaiskustannusarviosta kaikista vähintään 1 miljoonan euron hankkeista.
- Hankkeiden ollessa monivuotisia kiinnitetään erityistä huomiota kokonaiskustannusarvion vuosittaiseen päivittämiseen uutta investointiohjelmaa laatiessa.
- Samoista hankkeista ilmoitetaan talousarvion investointiohjelmassa arvio kumulatiivisesta toteumasta hankkeen alusta talousarvion laatimisvuoden loppuun asti laskettuna.
- Myös tilinpäätöksessä esitetään jatkossa monivuotisista hankkeista kumulatiivinen toteuma. Ensimmäisen kerran nämä raportoitiin v. 2021 tilinpäätöksessä.
- Kumulatiiviset toteumat raportoidaan myös talouden seurantaraporteilla.
- Käytäntöjen selkeyttämiseksi ja dokumentoimiseksi kaupungille on laadittu oheismateriaalina oleva Investointiohjelman projektitoiminnan linjaukset -niminen ohjeistus, joka sisältää myös talousosion. Ohje on hyväksytty kaupungin johtoryhmässä 22.6.2022 ja käsitelty mm. asumisen ja toimintaympäristön palvelualueen johtoryhmässä 25.8.2022.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi
Kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, että se merkitsee annetun selvityksen tiedoksi.