Kuvaus
Kaupungin hallintosäännön mukaan (29 §) lautakunta päättää palvelualueen hankinta-asioista. Tässä on kyseessä laajasta, tavoitteen mukaisesti koko kaupunkikonsernia hyödyntävä hankinnasta, jossa uudistetaan kaupungin eri toimintoja palvelevat paikkatietoalusta sekä suunnittelu- ja karttaohjelmistot.
Kaupungin paikkatietojärjestelmiä sekä karttaohjelmistoja on vuosien saatossa uusittu ja osaoptimoitu ilman kokonaisvaltaista näkemystä järjestelmien ja ohjelmistojen yhteensopivuudesta, rajapinnoista sekä käyttäjä- ja asiakasnäkökulmista. Tilanne on muodostunut ongelmalliseksi eri toimintojen yhteensopivuuden, työprosessien sujuvuuden ja käyttäjäkokemuksen kannalta. Lisäksi asiassa on havaittu kriittisiä henkilöriskejä, jotka toteutuessaan saattavat hidastaa ja vaikeuttaa suunnittelu-, kiinteistönmuodostus-, lupa- ja rakennushankkeita.
Vuoden 2021 aikana on asumisen ja toimintaympäristön palvelualueen (ASTO) sisällä kartoitettu laajasti uuden järjestelmän käyttötarpeita, toiminnallisuutta ja eri aineistojen ja tietokantojen yhteensopivuutta. Samalla on tutustuttu muiden vastaavankokoisten kaupunkien järjestelmiin ja niiden toimintaan. Yleinen havainto on, että Mikkelin kaupungin käyttämät järjestelmät ovat vanhentuneita ja aiheuttavat tarpeettomasti eri työprosessien välistä hukkaa. Toinen havainto on, että kyseiset järjestelmät ovat Mikkelin kaupungissa jäljessä naapurikaupunkeihin ja yhteistyöorganisaatioihin nähden. Lisäksi on todettava, että nykyisillä järjestelmillä viranomaisvelvollisuuksien hoitamisessa on vaikeuksia. Asiasta on informoitu lautakuntaa Kaupunkikehitys-tulosalueen perehdytystilaisuudessa (2.11.2021). Asialla on myös työnantajamielikuvaan heijastuva vaikutus.
ASTO:n, tietohallinnon ja hankintayksikön asiantuntijat ovat valmistelleet hankintaa siten, että prosessi aloitetaan markkinavuoropuhelulla sitoumuksetta jo vuoden 2021 aikana. Varsinainen kilpailutus (joko kilpailullisella neuvottelumenettelyllä tai avoimella tarjousmenettelyllä) tehdään markkinavuoropuhelussa saatujen näkemysten myötä vuoden 2022 alkupuolella. Hankinnan määräraha on sisällytetty kaupungin talousarvioon investointiosaan vuodelle 2022 sekä taloussuunnitteluvuodelle 2023.
Mikkelin kaupungin Hankintasääntö 2021:n mukaan (Kh § 192, 10.5.2021) merkittävissä, yli 200 000 €:n, hankinnoissa laaditaan taloudellisten vaikutusten selvitys sekä kaikissa tapauksissa yritysvaikutusten arviointi. Lisäksi hankintojen innovatiivinen potentiaali huomioidaan. Tässä tapauksessa talousvaikutukset tulevat heijastumaan TA2023 laadinnasta eteenpäin niin, että hankinta keventää käyttötalouden kulueriä koska lisenssi- ja ohjelmistomaksut pienenevät. Yritysvaikutusten arvioinnin suhteen on todettava, että palvelutuottajat voivat omissa tarjouksissaan huomioida paikallista osaamista, jonka hyödynnettävyydestä voidaan keskustella sekä markkinavuoropuhelun että mahdollisen kilpailullisen neuvottelumenettelyn aikana. Tämä liittyy myös hankinnan innovatiivisen potentiaalin huomioimisessa, jolloin keskeinen yhteistyökumppani (esim. hankinnan seurannan näkökulmasta) on alueellinen ammattikorkeakoulu.
Palvelukokonaisuuden hankkimiseksi Mikkelin kaupunki tekee tietopyynnön Hilmaan. Tietopyyntö käynnistää hankintalain mukaisen hankintamenettelyn, jonka tavoitteena on investoida uuteen järjestelmään ja ottaa käyttöön uusittu paikkatietoalusta ja karttaohjelmat vuosien 2022 ja 2023 aikana. Hankintakokonaisuus tuodaan kaupunkikehityslautakunnan käsittelyyn hankintaprosessiin liittyvien markkinavuoropuhelun ja varsinaisen kilpailutuksen jälkeen.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Jouni Riihelä, kaupunkikehitysjohtaja, Jouni.Riihela@mikkeli.fi
Kaupunkikehityslautakunta hyväksyy paikkatietoalustan ja karttaohjelmien kokonaisuuden hankintaprosessin aloittavan tietopyynnön liitteineen ja valtuuttaa maankäyttöjohtajan tekemään siihen tarvittavia vähäisiä muutoksia. Lautakunta valtuuttaa maankäyttöjohtajan jatkamaan hankintaprosessia yhteistyössä hankintapalveluiden kanssa.
Pöytäkirja tämän pykälän osalta tarkastetaan kokouksessa.