Kuvaus
Mikkelin kaupungilla on noin 3 300 laskutettavaa maanvuokrasopimusta. Vuonna 2024 laskutettavat tontinvuokratulot olivat n. 4,2 miljoonaa euroa.
Kaupungilla on ollut käytössä sopimustenhallintaohjelmana Koki Kiinteistönpito vuodesta 2006. Tiedot on siirretty sitä edeltävästä järjestelmästä tällöin Kokiin. Kaupungin paikkatietojärjestelmän uudistuksen yhteydessä on maanvuokrahallinta siirtynyt, vuosien 2024-2025 aikana, Trimblen sopimustenhallintaan. Konversion jälkeen tehdyssä aineistovertailussa on havaittu sopimustenhallinnassa virheitä. Havaintojen perusteella osaa asiakkaista on laskutettu liikaa ja osaa liian vähän. Asia on juuri havaittu, eikä virheiden määrästä ja euromääräisestä vaikuttavuudesta ole vielä tarkkaa tietoa. Karkeasti arvioiden virheitä on noin kolmanneksessa sopimusten määrästä, mutta euromääräinen vaikutus jäänee pieneksi. Asian korjaaminen vaatii kaikkien n. 3 300 vuokrasopimuksen läpikäynnin paperisen arkiston ja sopimustenhallintaohjelmiston välillä, jotta voidaan varmistua sopimusten olevan sopimustenhallinnassa oikein tallennettuina. Tällöin voidaan taata kirjausten oikeellisuus ja tontinvuokra-asiakkaiden yhdenvertainen kohtelu.
Asuintonttien, joita valtaosa sopimuksista on, vuokrasopimukset ovat pääsääntöisesti 50-vuotisia sopimuksia. Vuokrasopimuksilla on ollut aikanaan käytössä viiden ensimmäisen vuokravuoden ajan indeksihelpotus, jossa huomioidaan laskennassa elinkustannusindeksimuutoksesta vain puolet. Tätä sopimusehtoa on tulkittu ja tallennettu järjestelmään eri tavoin, mikä aiheuttaa eroavuutta vuokralaskennassa. Tämän indeksiehdon käytöstä on luovuttu vuoden 2006 alussa. Järjestelmästä on löytynyt myös useita ajan saatossa tehtyjä inhimillisiä tallennusvirheitä, jotka vaikuttavat vuosivuokrien laskentaan niitä vääristäen.
Vuoden 2024 tonttien vuosivuokrat on laskutettu Kokin kautta ja vuonna 2025 vuokrat laskutetaan Trimblen sopimustenhallinnan kautta. Kaupunki laskuttaa vuosivuokrat pääasiassa kahdessa erässä, ensimmäisen vuosipuolikkaan toukokuussa ja jälkimmäisen syyskuussa.
Vuoden 2025 ensimmäinen vuokraerä on myöhässä normaalista laskutusrytmistä. Laskujen lähettäminen asiakkaille on käynnistynyt ja vuokrat pyritään laskuttamaan mahdollisimman pikaisesti. Laskutustietoja on pieneltä osin korjattu, osassa laskuja tiedostetaan olevan vielä virheitä.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Jouni Riihelä, kaupunkikehitysjohtaja, Jouni.Riihela@mikkeli.fi
Kaupunkikehityslautakunta esittää kaupunginhallitukselle, että se hyväksyy seuraavat esitykset asian korjaamiseksi:
- Kaupunki palauttaa tai laskuttaa virheelliset tontinvuokrat kolmelta edelliseltä vuodelta, mikäli laskutuksessa on ollut virhettä enemmän kuin 10 euroa vuodessa. Oikeudellisesti palautettavissa määrissä kysymys on perusteettoman edun palautuksesta. Perusteettoman edun palautusta koskee yleinen vanhentumislain mukainen kolmen vuoden velan vanhentumisaika. Laskutettavien määrien osalta kysymys on tavanomaisesta velasta, johon myös pätee kolmen vuoden vanhentumisaika, joten yli kolme vuotta vanhoja tontinvuokria ei voida laskuttaa. 10 euron raja on määritelty, jotta asiaan varattava resurssi riittää virheiden korjaamiseen. Suuri määrä laskutusvirheitä on muutamien eurojen suuruusluokkaa, joita ei ole katsottu tarkoituksenmukaiseksi oikaista huomioiden virheiden korjaamiseen varattava resurssi.
- Palvelualueelle rekrytoidaan määräaikainen henkilöresurssi 12 kuukaudeksi tarkistamaan sopimusarkiston vuokrasopimukset (n. 3300 vuokrasopimusta) ja tekemään tarvittavat korjaukset sopimustenhallintaohjelmaan, sekä oikaisemaan liikaa tai liian vähän perityt maksut kolmelta aikaisemmalta vuodelta kaupunginhallituksen päätöksen mukaisesti.