Kaupunginhallitus, kokous 19.4.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 161 Mikkelin kaupungin rakennusten kiinteistönhoidon kilpailutus

MliDno-2015-1622

Aikaisempi käsittely

Kaupunkiympäristölautakunta, 23.2.2021

Valmistelija

Jarkko Hyttinen, kiinteistöjohtaja, jarkko.hyttinen@mikkeli.fi

Kuvaus

Kaupungin hankintasäännön ja sisäisen hankintaohjeen mukaan taloudellisesti merkittävissä (hankinta-arvoltaan yli 1 M€) hankinnoissa tulee kilpailutusasiakirjat hyväksyä lautakunnassa ennen niiden julkaisua.

Talonrakennuspalvelut on valmistellut tarjouspyyntöä Mikkelin kaupungin omistuksessa olevien kiinteistöjen kiinteistönhoitotöiden kilpailuttamisesta ajalle 1.7.2021 – 30.6.2025 + 2 optiovuotta. Hankinnan kokonaisarvo on optiovuodet mukaan luettuna noin 2,3 M€. 

Kiinteistöt on jaettu kilpailutuksessa kahteen alueeseen: itäiseen ja läntiseen. Alueet ovat pinta-alaperusteisesti lähes samankokoisia, mutta kiinteistötyypeiltään erilaisia. Jaolla on pyritty mahdollistamaan aito hintakilpailu sekä myös pienempien yritysten menestymismahdollisuudet kilpailutuksessa. Kilpailutukseen ei kuulu Ristiinan ja Suomenniemen kiinteistönhoito, jotka on kilpailutettu jo aikaisemmin.

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous alueittain. Kyseessä on hinta-laatukilpailutus, jossa hinnalle on asetettu 90 % painoarvo ja laadulle 10 % painoarvo. Laatupisteitä on mahdollista saada asetetut vähimmäisvaatimukset ylittävältä osalta. Laadun toteutumista seurataan mm. auditoinneilla ja sähköisellä huoltokirjalla sekä ohjataan sanktiojärjestelmällä.

Hankinnasta on tehty hankinnan erityispiirteiden tunnistaminen, yritysvaikutusten arviointi sekä alue- ja kokonaistaloudellisen merkityksen arviointi. Lisäksi aiheesta on järjestetty markkinavuoropuhelu 25.1.2021 kaikille tarjouspyynnön valmistelusta kiinnostuneille.

Tarjouspyyntöaineisto on toimitettu esityslistan mukana oheismateriaalina oleellisilta osiltaan. Hankintasopimuksen ehdot on kuvattu tarkemmin em. asiakirjoissa. Aineisto on julkinen vasta kun se on julkaistu julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa. Ennen tarjouspyynnön julkaisua aineistoon tutustuneet tahot eivät voi osallistua kilpailutukseen tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi.

Päätösehdotus

Esittelijä

Jouni Riihelä, tekninen johtaja, Jouni.Riihela@mikkeli.fi

Kaupunkiympäristölautakunta hyväksyy kiinteistönhoidon kilpailutuksen tarjouspyyntöaineiston.

Päätös

Asiasta käydyn keskustelun aikana esittelijä muutti esitystään niin, että tarjouspyynnössä mainitun kiinteistönhoidon työnjohdon koulutusvaatimuksen voi korvata riittävän pitkällä työkokemuksella. Riittäväksi kokemukseksi katsotaan vähintään 5 vuoden kokemus kiinteistönhoidon työnjohtotehtävistä. Tarjouspyyntöä muokataan tältä osin.

Puheenjohtaja tiedusteli voidaanko esittelijän muutettu esitys hyväksyä. Hyväksyttiin.

Merkitään, että tekninen johtaja Jouni Riihelä saapui kokoukseen ja rakennuttamispäällikkö Pekka Kammonen poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn alussa sekä kiinteistöjohtaja Jarkko Hyttinen poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn jälkeen.

Valmistelija

  • Jarkko Hyttinen, kiinteistöjohtaja, jarkko.hyttinen@mikkeli.fi

Kuvaus

Talonrakennuspalvelut on pyytänyt avointa hankintamenettelyä käyttäen urakkatarjoukset Mikkelin kaupungin rakennusten kiinteistöjenhoidosta. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-julkiset hankinnat tietokannassa 20.02.2021.

Hankinnan päälaajuus:

  • kiinteistöjenhoito; muut rakennukset paitsi Ristiinan ja Suomenniemen rakennukset
  • kilpailutus kahtena (2) erillisenä alueena; itäinen alue (sisältää myös Anttolan) ja läntinen alue (sisältää myös Haukivuoren)
  • sopimusaika 1.7.2021 – 30.6.2025 (+ mahdolliset 2 optiovuotta)
  • sopimukseen eivät sisälly kunnossapitotyöt, vaan ne teetätetään erikseen kilpailutettavilla puitejärjestelyurakoitsijoilla.

 

Tarjoajille asetetut vähimmäisvaatimukset:

  • taloudellinen suorituskyky; liikevaihdon vähimmäisvaatimus (vähintään 1 M€/a viimeiseltä kolmelta tilikaudelta)
  • tekninen suorituskyky; henkilöiden koulutus ja kokemus kiinteistöjenhoidosta viimeisen kolmen vuoden ajalta sekä referenssit tärkeimmistä asiakkaista viimeisen kolmen vuoden ajalta.

 

Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset:

  • tarjouspyynnönmukaisuus
  • selvitykset ja todistukset tarjoajien kelpoisuudesta (yhteiskuntavelvoitteiden hoitamisesta).

 

Tarjousten vertailuperusteet:

  • kokonaisvertailuhinta, max. 90 pistettä
  • laatu, max. 10 pistettä
    - laadunvarmistussuunnitelma (max. 4 pistettä), josta ilmenevät laadunvarmistus sopimuksen syntyessä (resurssit, koulutus ja perehdyttäminen), sitoutuminen laadun kehittämiseen ja seurantaan
    - omavalvontasuunnitelma (max. 6 pistettä), josta ilmenevät omavalvonnan soveltuvuus ja räätälöinti sopimukseen ja omavalvonnan suorittaminen.


Hankinnan kilpailutuksessa saatiin seuraavat tarjoukset:

  • Alue 1 läntinen; Caverion Suomi Oy, ISS Palvelut Oy, LT Kiinteistöhuolto Oy, Mikkelin Huoltotiimi Oy.
  • Alue 2 itäinen; Caverion Suomi Oy, ISS Palvelut Oy, LT Kiinteistöhuolto Oy, Mikkelin Huoltotiimi Oy.


Kaikki saadut tarjoukset täyttivät tarjoajille asetetut kelpoisuus- ja suorituskykyehdot sekä tarjotun palvelun laadunhallintasuunnitelmat.

Saapuneet tarjoukset sekä niiden vertailu esitellään tarkemmin kokouksessa.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy Mikkelin kaupungin rakennusten kiinteistöjenhoidon saadut kokonaistaloudellisesti edullisimmat ISS Palvelut Oy:n antamat urakkatarjoukset;

alue 1 Läntinen vertailuhinta 196 948 € ja

alue 2 Itäinen vertailuhinta 133 915 € (alv 0 %).

Sekä oikeuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan urakkasopimukset kyseisen toimijan kanssa ja päättäämään mahdollisten optiovuosien käyttämisestä.

Päätös

Hyväksyttiin.

Tiedoksi

Tarjouksen jättäneet, talonrakennuspalvelut/Jani Koikkalainen
 Liite Kh Tarjousten vertailutaulukko
Ei vielä julkinen, Julkisuuslaki (621/1999) 6.1 § 8 kohta

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

1 OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusoikeus
Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Mikkelin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa myös postitse tai sähköisesti. Postiin oikaisuvaatimusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua. Hankintaoikaisuvaatimuksen vireille tulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Mikkelin kaupunki/Kaupunginhallitus.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100 Mikkeli
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla:

  • hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu,
  • miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi,
  • millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.


Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksen tekijän on allekirjoitettava oikaisuvaatimus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian käsittelemiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mikkelin kaupungin kirjaamosta.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Puhelinnumero: 044 794 2033 / 015 1941 (vaihde)
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.

2 VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusoikeus
Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa. Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa, jos sopimus koskee puitejärjestelyn perusteella tehtävää hankintaa tai sopimus koskee dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävää hankintaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että asianosainen on saanut hankintapäätöksen tiedoksi ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä.

Hankintaoikaisun vireille tulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Osoite: Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki
Sähköpostiosoite: markkinaoikeus@oikeus.fi
Faksinumero: 029 56 43314
Puhelinnumero: 029 56 43300
Markkinaoikeuden asiakaspalvelu on avoinna arkisin 8.00­­–16.15

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet.

Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava: 

  1. päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
  2. miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
  3. vaatimuksen perustelut;
  4. mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.


Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja yhteystiedot. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä markkinaoikeudelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi markkinatuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä:

  1. valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
  2. selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
  3. asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksen tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.


Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten laissa oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019) 32 §:ssä säädetään.

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on toimitettava osoitteeseen:

Mikkelin kaupunki/Kaupunginhallitus
Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100 Mikkeli
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikeudenkäyntimaksu
Tuomioistuinmaksulain (1455/2015) nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksu, mikä on määrätty mainitun lain 2 §:ssä. Saman lain 5 §:ssä on määräys niistä asioista, joista ei peritä oikeudenkäyntimaksua.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mikkelin kaupungin kirjaamosta.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Puhelinnumero: 044 794 2033 / 015 1941 (vaihde)
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.