Kuvaus
Kaupunkikonsernin hankintasääntöä on päivitetty viimeksi vuonna 2021. Hankintasäännön liitettä A, jossa määritellään kaupunkiorganisaation sisäiset hankintapäätösvaltuudet, on muutettu viimeksi vuonna 2023. Molempiin ohjeistuksiin esitetään tehtäväksi päivityksiä. Osa esitetyistä muutoksista on teknisluontoisia, kuten termien tarkennuksia tai lainsäädännön sisältöä turhaan toistavien kirjausten poistamista, osa taas sisällöllisiä muutoksia.
Esitetyt päivitykset käyvät yksityiskohtaisesti ilmi liitteistä, joihin tekstilisäykset on merkitty punaisella fonttivärillä ja poistettavaksi esitetyt tekstit yliviivauksella.
Hankintasäännön soveltamisalaa käsittelevään yleistä-kappaleeseen esitetään tarkentavaa lisäystä säännön soveltamisesta niissä konserniyhteisöissä, jotka eivät täytä hankintalain hankintayksikön määritelmää. Kestävän kehityksen ja kiertotalouden hankintatoiminnassa huomioimiseen esitetään päivitettäväksi ilmaisuja paremmin aikaa kestäväksi. Aiemman strategisen ohjelman nimi korvataan yleisluontoisemmalla viittauksella kaupunkistrategiaan ja sitä toteuttaviin erillisohjelmiin, joihin sisällytetään kestävään kehitykseen, kiertotalouteen ja vihreään siirtymään liittyviä tavoitteita ja toimenpiteitä. Erillismaininta biokaasun tuotannon ja käytön lisäämisestä esitetään korvattavaksi kattavammalla kirjauksella vähäpäästöisistä energiamuodoista ja käyttövoimista.
Hankintaprosessiin ja siihen liittyviin pienhankintarajoihin esitetään päivityksiä tarkoituksenmukaisuus- ja tehokkuussyistä sekä uusia kirjauksia paikallisten toimijoiden hankinnoissa huomioimiseen liittyen. Erityisesti pienhankinnoissa huolellisella paikallisten toimijoiden kartoittamisella ja tarjouspyyntöjen lähettämisellä mahdollisimman monelle soveltuvalle paikalliselle yritykselle on mahdollista tukea seudullista elinvoimaa.
Osaksi kaupungin palvelutuotantoa vuoden 2025 alusta lukien siirtyneiden työllisyyspalveluiden hankinnoista merkittävä osa on hankintalain liitteen E mukaisia hankintoja, joilla on muita hankintoja korkeammat kilpailuttamisen kynnysarvot. Hankintalain liitteen E kohtien 1–4 tarkoittamissa sosiaali- ja terveyspalveluissa kansallinen kynnysarvo on 400 000 euroa ja liitteen E kohdissa 5–15 määritellyissä muissa erityisissä palveluissa 300 000 euroa. Muihin erityisiin palveluihin sisältyvät mm. postipalvelut, hotelli- ja ravintolapalvelut sekä tutkinta- ja turvallisuuspalvelut. Nykyisessä hankintasäännössä ei ole määritelty lainkaan erillisiä pienhankintarajoja liitteen E mukaisille hankinnoille. Liitteen E mukaisiin pienhankintoihin esitetään dokumentoidun hintavertailun vaatimista vähintään 9 000 euron ja enintään 49 999 euron hankinnoille. Vähintään 50 000 euron liitteen E mukaiset hankinnat tulisi kilpailuttaa pienhankintajärjestelmällä.
Hankintasäännössä määriteltyjä hankintalainsäädännön kynnysarvot alittavien hankintojen eli ns. pienhankintojen rajoja esitetään nostettavaksi, mutta hyvin maltillisesti. Suoraan tehtävien pienhankintojen ylärajaksi esitetään jatkossa 8 999 euroa. Suorahankintana toteutettavien pienhankintojen uusi enimmäiskoko olisi yhdenmukainen tilaajavastuulain mukaisten selvitysten toteuttamisen kanssa; tilaajavastuulain mukaiset selvitykset on tehtävä hankinnoissa, joiden arvonlisäveroton arvo on vähintään 9 000 euroa. Suorahankintana toteutettavien pienhankintojen euromääräisen rajan yhteyteen esitetään lisättäväksi ohjeistus, jonka mukaan näiden hankintojen kohdalla on pyrittävä käyttämään paikallisia yrityksiä kaupunkikonsernin kokonaisetu huomioiden.
Dokumentoidulla hintavertailulla toteutettavien kynnysrajat alittavien hankintojen eurorajoja esitetään muutettavaksi 9 000–19 999 euron pienhankinnoissa sovellettavaksi. Liitteen E mukaisissa palveluissa vastaavaksi rajaksi esitetään edellä todetun mukaisesti 9 000–49 999 euroa. Hintavertailuun on pyydettävä vähintään kolme tarjousta. Myös pienhankinnat tulisi aina toteuttaa sähköisellä pienhankintajärjestelmällä kilpailuttaen, mikäli hankinnan veroton arvo on vähintään 20 000 euroa. Rakennusurakoissa raja pienhankintajärjestelmässä kilpailuttamiselle olisi 30 000 euroa ja hankintalain liitteen E mukaisissa palveluissa 50 000 euroa.
Hankintarajat ylittävistä hankinnoista on tehtävä valituskelpoinen hankintapäätös myös pienhankintojen osalta. Esitetyillä hankintarajoilla hankintapäätökset tulisi tehdä vähintään 9 000 euron suuruisista hankinnoista. Hankintoihin liittyvää avoimuutta toteutetaan hankintapäätösten laatimisen ja julkaisun lisäksi myös kaupungin verkkosivuilla vuosittain julkaistavan ostolaskudatan avulla.
Taustoituksena hankintasäännön päivitysesityksiin on kartoitettu 18 muun keskisuuren kaupungin suorahankinta- ja hankintapäätösrajoja. Suorahankintarajojen keskiarvo näillä vertailukaupungeilla on 14 361 euroa ja mediaani 10 000 euroa. Hankintapäätöksen laatimisvaatimuksen rajan keskiarvo on 8 000 euroa ja mediaani 9 000 euroa. Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasääntöön nyt esitettävä 8 999 euron enimmäisraja suorahankinnoille on sis selvästi alle keskiarvon ja 999 euroa alle mediaanin. Hankintapäätösten laatimisen osalta esitetty uusi raja-arvo vastaisi vertailukaupunkien mediaania.
Maltillista nostoa pienhankintojen rajoihin puoltaa myös viime vuosien voimakas inflaatiokehitys sekä kaupungin työntekijä- ja hankinta-asiantuntijaresurssin tarkoituksenmukaisempi kohdentaminen suurempien ja vaativampien hankintojen valmistelutyöhön. Osaltaan kyse on siten toiminnan tehokkuutta lisäävästä norminpurusta. Karkea arvio on, että muutos vähentäisi vuositasolla pienimpien hankintojen valmisteluun ja viranhaltijapäätösten laatimiseen liittyvää työmäärää noin kahden kuukauden henkilötyöpanoksen verran.
Elinkeinoelämän edustajia kuultiin hankintasääntöön suunnitelluista muutoksista 18.2.2025 järjestetyssä keskustelutilaisuudessa, johon kutsuttuna olivat mm. Etelä-Savon Yrittäjien, Mikkelin Yrittäjien sekä Etelä-Savon kauppakamarin edustajat. Keskustelutilaisuudessa pienhankintarajojen nostamiseen liittyen saadun palautteen perusteella hankintasääntöön ehdotettaviin muutoksiin lisättiin täydennyksenä edellä esittelytekstissä mainitut kirjaukset huolellisesta paikallisten toimijoiden kartoittamisesta sekä pyrkimyksestä hyödyntää paikallisia yrityksiä suorahankintana toteutettavissa pienimmän kategorian pienhankinnoissa. Hankintarajoihin esitetyillä muutoksilla on mahdollista pyrkiä pienhankintojen aiempaa parempaan kohdentumiseen Mikkelin seudun yritysten toteutettavaksi.
Kaupunginhallituksen tehtyä päätöksen hankintasäännön ja sen liitteen A muutoksista huolehtii hankintatiimi kaupungin sisäisen, sisällöltään yksityiskohtaisemman hankintaohjeen päivittämisestä hyväksyttyjä uusia ohjeistuksia vastaavaksi.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Janne Kinnunen, kaupunginjohtaja, janne.kinnunen@mikkeli.fi
Kaupunginhallitus hyväksyy päivitetyn Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasäännön ja sen liitteen A. Päivitetyt asiakirjat tulevat voimaan heti hyväksymisen jälkeen.