Kaupunkikehityslautakunta, kokous 21.1.2025

§ 6 Mikkelin kaupungin rakennusten kiinteistönhoidon sopimusten optiovuosien käyttäminen

MliDno-2015-1622

Aikaisempi käsittely

Kaupunginhallitus, 19.4.2021

Valmistelija

Jarkko Hyttinen, kiinteistöjohtaja, jarkko.hyttinen@mikkeli.fi

Kuvaus

Talonrakennuspalvelut on pyytänyt avointa hankintamenettelyä käyttäen urakkatarjoukset Mikkelin kaupungin rakennusten kiinteistöjenhoidosta. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-julkiset hankinnat tietokannassa 20.02.2021.

Hankinnan päälaajuus:

  • kiinteistöjenhoito; muut rakennukset paitsi Ristiinan ja Suomenniemen rakennukset
  • kilpailutus kahtena (2) erillisenä alueena; itäinen alue (sisältää myös Anttolan) ja läntinen alue (sisältää myös Haukivuoren)
  • sopimusaika 1.7.2021 – 30.6.2025 (+ mahdolliset 2 optiovuotta)
  • sopimukseen eivät sisälly kunnossapitotyöt, vaan ne teetätetään erikseen kilpailutettavilla puitejärjestelyurakoitsijoilla.

 

Tarjoajille asetetut vähimmäisvaatimukset:

  • taloudellinen suorituskyky; liikevaihdon vähimmäisvaatimus (vähintään 1 M€/a viimeiseltä kolmelta tilikaudelta)
  • tekninen suorituskyky; henkilöiden koulutus ja kokemus kiinteistöjenhoidosta viimeisen kolmen vuoden ajalta sekä referenssit tärkeimmistä asiakkaista viimeisen kolmen vuoden ajalta.

 

Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset:

  • tarjouspyynnönmukaisuus
  • selvitykset ja todistukset tarjoajien kelpoisuudesta (yhteiskuntavelvoitteiden hoitamisesta).

 

Tarjousten vertailuperusteet:

  • kokonaisvertailuhinta, max. 90 pistettä
  • laatu, max. 10 pistettä
    - laadunvarmistussuunnitelma (max. 4 pistettä), josta ilmenevät laadunvarmistus sopimuksen syntyessä (resurssit, koulutus ja perehdyttäminen), sitoutuminen laadun kehittämiseen ja seurantaan
    - omavalvontasuunnitelma (max. 6 pistettä), josta ilmenevät omavalvonnan soveltuvuus ja räätälöinti sopimukseen ja omavalvonnan suorittaminen.


Hankinnan kilpailutuksessa saatiin seuraavat tarjoukset:

  • Alue 1 läntinen; Caverion Suomi Oy, ISS Palvelut Oy, LT Kiinteistöhuolto Oy, Mikkelin Huoltotiimi Oy.
  • Alue 2 itäinen; Caverion Suomi Oy, ISS Palvelut Oy, LT Kiinteistöhuolto Oy, Mikkelin Huoltotiimi Oy.


Kaikki saadut tarjoukset täyttivät tarjoajille asetetut kelpoisuus- ja suorituskykyehdot sekä tarjotun palvelun laadunhallintasuunnitelmat.

Saapuneet tarjoukset sekä niiden vertailu esitellään tarkemmin kokouksessa.

Päätösehdotus

Esittelijä

Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy Mikkelin kaupungin rakennusten kiinteistöjenhoidon saadut kokonaistaloudellisesti edullisimmat ISS Palvelut Oy:n antamat urakkatarjoukset;

alue 1 Läntinen vertailuhinta 196 948 € ja

alue 2 Itäinen vertailuhinta 133 915 € (alv 0 %).

Sekä oikeuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan urakkasopimukset kyseisen toimijan kanssa ja päättäämään mahdollisten optiovuosien käyttämisestä.

Päätös

Hyväksyttiin.

Valmistelija

  • Jarkko Hyttinen, kiinteistöjohtaja, jarkko.hyttinen@mikkeli.fi

Kuvaus

Mikkelin kaupunki on sopinut kaupungin omistuksessa olevien kiinteistöjen kiinteistönhoidosta ajalle 1.7.2021 – 30.6.2025 ISS Palvelut Oy:n kanssa.  Kiinteistöt on jaettu sopimuksellisesti kahteen alueeseen: itäiseen ja läntiseen. Alueet ovat pinta-alaperusteisesti lähes samankokoisia, mutta kiinteistötyypeiltään erilaisia. Jaolla on pyritty mahdollistamaan aito hintakilpailu sekä myös pienempien yritysten menestymismahdollisuudet kilpailutuksessa. Sopimuksiin ei kuulu Ristiinan ja Suomenniemen kiinteistönhoito. Molempiin sopimuksiin on sisällytetty kahden optiovuoden käyttömahdollisuus ja niiden kokonaisarvo on optiovuodet mukaan luettuna noin 2,3 M€. Kiinteistönhoidon tämänhetkiset sopimussummat ovat läntisellä alueella noin 240 000 euroa vuodessa ja itäisellä alueella noin 140 000 euroa vuodessa.

Sopimuskumppanin valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellisesti edullisin tarjoaja alueittain. Kyseessä oli hinta-laatukilpailutus, jossa hinnalle on asetettu 90 % painoarvo ja laadulle 10 % painoarvo. Laatupisteitä on ollut mahdollista saada asetetut vähimmäisvaatimukset ylittävältä osalta. Laadun toteutumista seurataan mm. auditoinneilla ja sähköisellä huoltokirjalla sekä ohjataan sanktiojärjestelmällä. ISS Palvelut Oy on hoitanut sopimusvelvoitteensa ammattitaitoisesti.

Voimassa olevien sopimusten optiovuosien käyttöönottamisesta päättäminen on vastuutettu kiinteistöjohtajalle. Kaupunginvaltuusto on kuitenkin kokouksessaan 11.12.2023 § 137 Talouden tasapainotusohjelma 2024-2026 linjannut kaupunkikehityslautakunnalle säästötavoitteeksi mm. 275 000 euroa vuosille 2025-2026, joka saavutetaan nykyisten ulkoisien palvelusopimuksien kilpailuttamisella. Kaupunginvaltuusto on ohjeistanut: Kilpailutetaan uusilla parametreillä. Asiakaspalaute kasvaa, kun lähtökynnys, huolettomampi ylläpito, niittymäisyys, jne laskee aikaisemmin asetettua tasoa. Riskinä on markkinan raegointi. Tavoitteesta 75 000 euroa on asetettu vuodelle 2025 ja 200 000 euroa vuodelle 2026. Kaupunkikehityslautakunnalle asetetusta 275 000 euron tavoitteesta on Infra- ja viheraluepalvelut -yksikkö suunnitellut toteuttavansa noin 300 000 euroa säästön alueurakan 1.10.2020-30.9.2025 optiovuosissa eli laskemalla hoidon tasoa alueurakassa vuosina 2025 ja 2026.

Kaupungin talonrakennuspalvelut katsoo, että optiovuosien käyttäminen kiinteistönhoidon sopimuksissa on kaupungin edun mukaista. ISS Palvelut on hoitanut sopimusvelvoitteensa hyvin ja yhteistyö nykyisen palveluntuottajan kanssa on ollut sujuvaa. Sama toimija on voittanut kilpailutuksen molemmat alueet, joten toiminnan keskittyminen on helpottanut yhteistyötä. Laadullisella toteutuksella on merkittävä vaikutus kiinteistön omistajan kokonaiskustannukseen. Voimassa olevat sopimushinnat on saatu vuonna 2021 kilpailutuksen kautta, jossa oli neljä tarjoajaa. ISS Palvelut Oy:n tarjous läntisellä alueella on ollut noin 9 % edullisempi kuin toiseksi tullut tarjoaja ja itäisellä alueella noin 28 % edullisempi kuin toiseksi tullut tarjoaja. Uudessa kilpailutuksessa hinnat voivat markkinaehtoisesti muuttua, nousta nykyistä hintatasoa korkeammaksi. Kokonaiskustannuksiin vaikuttaa osaltaan kilpailutuksessa määriteltävät suoritteet ja laadulliset kriteerit. Kaupunginvaltuuston säästöohjelmassa ohjeistama alentunut kiinteistönhoidon taso voi johtaa kaupungille mittaviin lisäkustannuksiin, jos aikaisemmasta ennakoivasta kunnossapidosta, järjestelmällisyydestä ja ammattiylpeydestä luovuttaisiin.

Valittu sopimuskumppani joutuu kulloinkin sopimuksen saatuaan palkkaamaan henkilökunnan sekä hankkimaan sopimuksella tarvittavan kaluston. Kaupungin kiinteistöihin paneutuneen palveluntuottajan palkkaaman henkilökunnan jatkaminen tehtävissään pidempään on osaltaan tilaajan etu. 

Tällä hetkellä voimassa olevat sopimukset mahdollistavat yksittäisten kiinteistöjen poistamisen sopimuksilta ja niistä saadaan hyvitys täysimääräisenä. Emokaupunki tulee luopumaan (laki velvoittaa) hyvinvointialueen käytössä olevista kiinteistöistä myymällä kiinteistöt tai siirtämällä ne kaupungin kokonaan omistaman yhtiön taseeseen viimeistään vuoden 2026 alusta alkaen, jolloin niiden kohdalla kiinteistönhoitovelvoite poistuu. Uuden sopimuksen kilpailuttaminen on selkeämpi hoitaa, kun kiinteistöjen määrä on vakiintunut hyvinvointialueen vuokraminen kiinteistöjen poistumisen jälkeen. Nykyinen sopimus ei mahdollista vain toisen optiovuoden käyttämistä. 

Muun muassa edellä mainituilla perusteilla talonrakennuspalveluiden asiantuntijat katsovat, että kiinteistönhoidon sopimusten optiovuosien käyttäminen on tilaajan edun mukaista ja Mikkelin kaupungille kokonaistaloudellisesti edullisin ratkaisu. Kaupungin talonrakennuspalvelut -yksikkö osallistuu kaupunginvaltuuston asettamiin talouden tasapainotustoimenpiteisiin lakkauttamalla järjestelmällisen kiinteistönhoidon osasta kiinteistöjä ja siirtämällä ne erillistilauksesta tehtäviksi kohteiksi. Toimenpiteellä saavutetaan noin 60 000 euron kustannussäästö vuosina 2025-2026.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Jouni Riihelä, kaupunkikehitysjohtaja, Jouni.Riihela@mikkeli.fi

Kaupunkikehityslautakunta puoltaa kiinteistönhoidon sopimusten kahden optiovuoden käyttämistä itäisellä ja läntisellä alueella. Viranhaltijapäätöksen optiovuosien käyttämisestä tekee kiinteistöjohtaja.