Kuvaus
Kaupungin hallintosäännön 152 §:n mukaan toimielimen pöytäkirja voidaan tarkastaa sähköisesti.
Kaupungin sähköisessä asiankäsittelyjärjestelmässä on mahdollista lähettää pöytäkirjat sähköisesti hyväksyttäväksi. Sähköisestä pöytäkirjantarkastuksesta saatavien taloudellisten hyötyjen lisäksi toimintamalli nopeuttaa ja helpottaa pöytäkirjantarkastuksen jälkeisiä työvaiheita. Kun tarkastamista ei tehdä tulostetusta paperiasiakirjasta, tarkastaminen ei ole enää sidottu tiettyyn paikkaan ja virastotalon aukioloaikaan. Tämä vähentää kulkemista ja aikataulujen sovittelemista. Tarkastamisen voi tehdä missä tahansa.
Tavoitteena on, että sähköinen hyväksymismenettely otetaan käyttöön pöytäkirjantarkastuksessa kaikissa valtuustossa, hallituksessa ja lautakunnissa vuoden 2018 aikana. Käyttöönotto aloitetaan kokeilemalla ja keräämällä kokemuksia kaupunginhallituksessa.
Kaupunginhallitus päätti, että sähköinen pöytäkirjantarkastus otetaan käyttöön kaupunginhallituksessa kokeiluna 1.6.2018 alkaen ja kokeilun tulosten perusteella päätetään jatkotoimenpiteistä. Kokeilu on onnistunut kaupunginhallituksessa ja konserni- ja elinvoimajaostossa hyvin, jonka vuoksi sähköinen pöytäkirjantarkastus otetaan käyttöön kaupunginvaltuustossa ja kaikissa toimielimiessä pois lukien johtokunnat sekä vanhus- ja vammaisneuvostot.
Kaupunginvaltuusto on päättänyt, että sähköinen pöytäkirjantarkastus otetaan käyttöön kaupunginvaltuustossa 12.11.2018 kokouksesta alkaen.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Eveliina Naumanen, eveliina.naumanen@hotmail.com
Haukivuoren aluejohtokunta päättää, että sähköinen pöytäkirjantarkastus otetaan käyttöön aluejohtokunnan kokouksissa 4.10.2021 kokouksesta alkaen.
Pöytäkirja tämän pykälän osalta tarkastetaan kokouksessa.