Kaupunginhallitus, kokous 13.5.2024

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 137 Varainhoitopalveluiden hankinta 2024 alkaen

MliDno-2024-532

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Janne Skott, vs. talousjohtaja, janne.skott@mikkeli.fi

Kuvaus

Kaupunginhallitus päätti 6.11.2023 §343 Etelä-Savon Energia Oy:n 49 %:n vähemmistöosuuden myymisestä. Myyntiprosessin tullessa lopulliseen täytäntöönpanovaiheeseen, tuloutuu Mikkelin kaupungille yhtiön osakkeiden myymisestä saatava kauppahinta. Samassa yhteydessä tuloutuu myös järjestelyyn liittyvä ylimääräinen osinko Etelä-Savon Energia Oy:ltä, sekä lisäksi ESE-konsernin konsernilainat maksetaan kaupungille ennenaikaisesti takaisin. Tuloutusten yhteismääräksi arvioidaan noin 180 miljoonaa euroa.

Kaupunginvaltuusto päätti 11.12.2023 §132, että energiaomaisuusjärjestelystä tuloutuvista varoista 100 miljoonaa euroa käytetään kaupungin lainojen ennenaikaiseen poismaksuun, ja että loppuosa varoista sijoitetaan.

Sijoitustoiminnan toteuttaminen tarkoituksenmukaisesti edellyttää ammattimaisen varainhoitopalvelun hankintaa. Kaupunginvaltuusto hyväksyi 11.12.2023 §131 Mikkelin kaupungin sijoitustoiminnan perusteet. Periaatteiden mukaan varainhoito ja sijoitustoiminta toteutetaan lähtökohtaisesti ammattimaisia varainhoitopalveluja tarjoavia yhteistyökumppaneita käyttämällä.

Varainhoitopalvelujen kilpailutusta on valmisteltu yhteistyössä Mikkelin kaupungin ja SFR Advisors Oy:n kesken. Hankintasäännön mukaisesti yli 1 miljoonan euron hankintapäätökset tekee kaupunginhallitus. Ennen hankintapäätöstä kaupunginvaltuustolta tulee hakea lisämääräraha varainhoitopalveluiden ostamisen aiheuttamiin kustannuksiin. Lisämäärärahan tarve täsmentyy tarjouskilpailun myötä. Ensivaiheessa kaupunginhallituksen on kuitenkin hyväksyttävä hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat, jotta tarjouskilpailu saadaan käynnistettyä.

Hankinnan reunaehdot asetetaan valtuuston 11.12.2023 §131 hyväksymän sijoitustoiminnan periaatteiden sekä kaupunginhallituksen 20.11.2023 §352 hyväksymän sijoitussuunnitelman mukaisesti. Asiakirjaluonnokset eivät ole vielä valmisteluvaiheessa julkisia, joten tarjouspyyntöluonnos ja siihen liittyvät muut asiakirjaluonnokset esitetään kaupunginhallitukselle oheismateriaalina. SFR Advisors Oy selostaa asiaa kaupunginhallitukselle.

Päätösehdotus

Esittelijä

Janne Kinnunen, kaupunginjohtaja, janne.kinnunen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy esitetyn tarjouspyyntöluonnoksen sekä muut hankintaan liittyvät kilpailutusasiakirjaluonnokset.

Lisäksi kaupunginhallitus valtuuttaa Mikkelin kaupungin vs. talousjohtajan tekemään tarvittaessa asiakirjoihin pieniä muutoksia ennen tarjouspyynnön julkaisemista.

Pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta kokouksessa.

Päätös

Asiasta käydyn keskustelun aikana esittelijä täydensi päätösehdotustaan seuraavasti: 

"Kaupunginhallitus hyväksyy esitetyn tarjouspyyntöluonnoksen sekä muut hankintaan liittyvät kilpailutusasiakirjaluonnokset. Ennen tarjouskilpailun julkistamista kaupunki järjestää hankinnassa markkinavuoropuhelun.

Lisäksi kaupunginhallitus valtuuttaa Mikkelin kaupungin vs. talousjohtajan tekemään tarvittaessa asiakirjoihin pieniä muutoksia ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Päätöksentekovaiheessa esitetään asiassa tehty yritysvaikutusten arvioinnin tulokset."

Puheenjohtaja tiedusteli, voidaanko esittelijän täydennetty päätösehdotus hyväksyä yksimielisesti. Hyväksyttiin.

Merkitään, että SFR Advisors Oy:n edustajat Eero Okkolin ja Stefan Nordling selostivat asiaa kaupunginhallitukselle. 

Valmistelija

  • Janne Skott, vs. talousjohtaja, janne.skott@mikkeli.fi

Kuvaus

Kaupunginhallituksen päätöksellä 5.4.2024 § 34 Mikkelin kaupunki ja SFR Advisors Oy käynnistivät yhdessä varainhoitajien kilpailutuksen. Kilpailutettavan sijoitusvarallisuuden pääomaksi arvioitiin kilpailutuksessa noin 80 milj. euroa. Myöhemmin varallisuuden määrä on tarkentunut noin 91 miljoonaan euroon. 

Hankinnasta lähetettiin 21.2.2024 EU-kynnysarvon ylittävä hankintailmoitus julkaistavaksi Hilma-ilmoituskanavassa. Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajien soveltuvuutta koskevia vaatimuksia ja palvelua koskevia vähimmäisvaatimuksia. Määräaikaan mennessä saatiin kymmenen tarjousta, joista kaikki täyttävät minimikriteerivaatimukset. Tarjousaika päättyi 25.3.2024 klo 12.00. 

Tarjouspyynnön pisteytys ja tarjousten vertailu jaettiin seuraaviin osaalueisiin:

  • Laatupisteet (poislukien haastattelu) 60 pistettä
  • Haastattelu 15 pistettä
  • Kustannukset 25 pistettä

Yhteensä 100 pistettä

Laatupisteet (poislukien haastattelu) jakautui seuraaviin osa-alueisiin:

  • Raportointi
  • Vastaava henkilöstö ja organisaatio
  • Riskikorjattu tuottohistoria
  • Riippumattomuus, avoin arkkitehtuuri
  • Vaihtoehtoiset sijoitukset
  • Vastuullinen ja kestävä liiketoiminta
  • Asiakasreferenssit 
  • Kustannukset


Arviointimenetelmät pohjautuvat SFR Advisors Oy:n kehittämiin malleihin, joissa korostetaan varainhoitajien arvioinnin objektiivisuutta ja systemaattisuutta. 

Asiantuntijaorganisaatio SFR Advisors Oy on käynyt läpi tarjoukset ja laatinut tarjousvertailun. Kilpailutukseen liittyneet haastattelupäivät pidettiin varainhoitajille 18.4.2024 ja 19.4.2024 Mikkelin kaupungintalolla. Haastatteluvaiheen arvioinnissa korostuivat mm. tarjoajan sijoitusfilosofia, sijoittamisen vastuullisuus ja ESG-periaatteiden integroiminen sijoitustoimintaan, riskienhallintaprosessien kuvaus sekä tarjojien kyky kommunikoida pyydetyt asiat selkeästi ja ymmärrettävästi. Tarjoajien kilpailutuksessa saamien kokonaispisteiden vertailutaulukko esitetään kaupunginhallitukselle oheismateriaalina, ja se tulee julkiseksi kaupunginhallituksen päätöksen jälkeen.

Varainhoitopalvelun kustannukset (total expence ratio TER sekä varainhoitopalkkio) veloitetaan vuosittain sijoituspääomasta, ja veloituksen määrä perustuu sijoitettavan pääoman määrään. Kilpailutuksen myötä Mikkelin kaupungin kulut kaikkien valittavien varainhoitajien osalta yhteensä ovat vuosittain noin 328 000 euroa (91 miljoonan euron sijoituspääoman mukaan laskettuna). 

SFR Advisors Oy selostaa asiaa kaupunginhallitukselle. 

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Janne Kinnunen, kaupunginjohtaja, janne.kinnunen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus päättää valita tarjouskilpailun kokonaispisteytyksen perusteella Mikkelin kaupungin varainhoitajiksi 2024 alkavalle sopimuskaudelle Nordea Bank Oyj:n, Aktia Varainhoito Oy:n ja eQ Varainhoito Oy:n.

Lisäksi kaupunginhallitus valtuuttaa kaupunginjohtajan ja talousjohtajan allekirjoittamaan tarjoukseen perustuvat hankintasopimukset valittujen sopimuskumppaneiden kanssa. Tämä päätös ei muodosta hankintasopimusta, vaan vasta sopimus syntyy vasta erillisellä sopimuksen allekirjoituksella.

Päätös

Hyväksyttiin.

Merkitään, että SFR Advisors Oy:n edustajat Eero Okkolin ja Stefan Nordling selostivat asiaa kaupunginhallitukselle ja olivat kokouksessa läsnä tämän ajan.

Merkitään, että Petri Pekonen saapui kokoukseen tämän pykälän käsittelyn aikana.

Tiedoksi

tarjoajat, johtoryhmä, talouspalvelut, hankintapalvelut, 

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

1 OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusoikeus
Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Mikkelin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa myös postitse tai sähköisesti. Postiin oikaisuvaatimusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua. Hankintaoikaisuvaatimuksen vireille tulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Mikkelin kaupunki/Kaupunginhallitus.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100 Mikkeli
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla:

  • hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu,
  • miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi,
  • millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.


Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksen tekijän on allekirjoitettava oikaisuvaatimus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian käsittelemiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mikkelin kaupungin kirjaamosta.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Puhelinnumero: 044 794 2033 / 015 1941 (vaihde)
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-15.

2 VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusoikeus

Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa. Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa, jos sopimus koskee puitejärjestelyn perusteella tehtävää hankintaa tai sopimus koskee dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävää hankintaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että asianosainen on saanut hankintapäätöksen tiedoksi ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä.

Hankintaoikaisun vireille tulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Osoite: Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki
Sähköpostiosoite: markkinaoikeus@oikeus.fi
Faksinumero: 029 56 43314
Puhelinnumero: 029 56 43300
Markkinaoikeuden asiakaspalvelu on avoinna arkisin 8.00­­–16.15

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet.

Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava: 

  1. päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
  2. miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
  3. vaatimuksen perustelut;
  4. mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.


Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja yhteystiedot. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä markkinaoikeudelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi markkinatuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä:

  1. valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
  2. selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
  3. asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksen tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.


Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten laissa oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019) 32 §:ssä säädetään.

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on toimitettava osoitteeseen:

Mikkelin kaupunki/Kaupunginhallitus
Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100 Mikkeli
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikeudenkäyntimaksu
Tuomioistuinmaksulain (1455/2015) nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksu, mikä on määrätty mainitun lain 2 §:ssä. Saman lain 5 §:ssä on määräys niistä asioista, joista ei peritä oikeudenkäyntimaksua.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mikkelin kaupungin kirjaamosta.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Puhelinnumero: 044 794 2033 / 015 1941 (vaihde)
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-15.