Kaupunginhallitus, kokous 11.3.2024

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 67 Teollisten elintarvikkeiden hankinta

MliDno-2023-1426

Aikaisempi käsittely

Kaupunginhallitus, 18.12.2023

Valmistelija

Anne Kalin, vt, palvelujohtaja, anne.kalin@mikkeli.fi
Eija Mäkinen, hankinta-asiantuntija, eija.makinen@mikkeli.fi
Jani Suomalainen, hankintapäällikkö, jani.suomalainen@mikkeli.fi
Marko Paukkunen, hankinta-asiantuntija, marko.paukkunen@mikkeli.fi

Kuvaus

Mikkelin kaupungin tekemä hankintasopimus teollisten elintarvikkeiden tukkutuotteista on päättymässä 31.3.2024. Hankinta kilpailutetaan uudelleen yhteistyössä Etelä-Savon elintarvikehankintarenkaan kanssa.

Hankintarenkaan muut organisaatiot ovat valtuuttaneet Mikkelin kaupungin toimimaan hankinnan juridisena yksikkönä ja kilpailuttamaan hankinnan koko elintarvikehankintarenkaan puolesta.

Etelä-Savon elintarvikehankintarenkaan jäsenet:

  • Enonkosken kunta- Etelä-Savon Koulutus Oy
  • Itä-Savon Koulutuskuntayhtymä
  • Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy
  • Kangasniemen kunta
  • Mikkelin kaupunki
  • Pieksämäen kaupunki
  • Savonlinnan kaupunki
  • Suomen Nuoriso-opisto


Teollisten elintarvikkeiden hankinnan asiakirjoja ja suunnitelmia on laadittu yhteistyössä Mikkelin kaupungin ruoka- ja puhtauspalvelujen, Mikkelin kaupungin hankintapalvelujen, Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n ja Savonlinnan kaupungin hankintapalvelujen kanssa. Myös muilla elintarvikehankintarenkaan jäsenillä on ollut mahdollisuus kommentoida hankinta-asiakirjoja. Lisäksi hankintojen erityispiirteiden tunnistamisessa on hyödynnetty Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n hankinta-asiantuntijaa.

Hankinnan sisältö ja toteutus:

Hankinta sisältää teolliset elintarvikkeet kuljetettuina elintarvikehankintarenkaan keittiöihin tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Teollisten elintarvikkeiden tuotealue sisältää laajasti tuotteita ammattikeittiöiden tarpeisiin. Ostoraporttitiedon mukaisen arvion perusteella koko elintarvikehankintarenkaan ostojen arvo on yhteensä noin 1 400 000 € / vuosi, josta Savonlinnan, Enonkosken ja Itä-Savon koulutuskuntayhtymän ostojen yhteisarvo on vuositasolla noin 590 000 €. Tällä hetkellä elintarvikehankintarenkaaseen kuuluvia keittiöitä on yhteensä 42.

Kilpailutuksen perusteella tullaan tekemään yksi elintarvikehankintarenkaan yhteisesti hallinnoima sopimus. Sopimus tulee voimaan 1.4.2024 ja on voimassa määräaikaisena 31.3.2027 saakka. Sopimus jatkuu määräajan jälkeen toistaiseksi voimassa olevana, ellei sitä jommankumman sopijapuolen toimesta sitä ennen kirjallisesti irtisanota.

Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouspyynnön mukaan tilaaja valitsee hinta-laatusuhteeltaan parhaimman tarjouksen. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti. Tarjousten vertailussa huomioidaan sekä hinta- että laatukriteereitä. Laadun arvioinnissa tarjoajat saavat pisteitä, mikäli heiltä on saatavissa tavararyhmätasoiset raportointipalvelut ostojen hiilijalanjäljestä ja kotimaisuusasteesta.

Aikataulu:

  • Tarjouspyynnön valmistelu ja suunnittelu ml. markkinavuoropuhelut 6-12/2023
  • Vastaukset tarjouspyyntöön 1/2024
  • Päätöksen valmistelu ja päätös 2/2024
  • Valittu palveluntuottaja aloittaa 4/2024
     

Asiaa kokouksessa esittelevät Mikkelin kaupungilta palvelupäällikkö Anne Kalin ja tuotantosuunnittelija Marja Jussi-Pekka.

Päätösehdotus

Esittelijä

Janne Kinnunen, kaupunginjohtaja, janne.kinnunen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy oheismateriaalina olevan teollisten elintarvikkeiden hankinnan tarjouspyynnön.

Lisäksi ruoka- ja puhtauspalvelut yhdessä hankintapalvelujen kanssa oikeutetaan tekemään lopullisen tarjouspyynnön asiakirjoihin tarvittaessa tarkennuksia ja muutoksia, jotka eivät oleellisesti muuta tarjouspyynnön sisältöä.

Pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta kokouksessa.

Päätös

Hyväksyttiin.

Merkitään, että vt. palvelujohtaja Anne Kalin ja tuotantosuunnittelija Marja Jussi-Pekka selostivat asiaa kaupunginhallitukselle ja olivat läsnä kokouksessa tämän ajan.

Valmistelija

  • Jani Suomalainen, hankintapäällikkö, jani.suomalainen@mikkeli.fi
  • Mari Takkinen, palvelujohtaja, mari.takkinen@mikkeli.fi

Kuvaus

Mikkelin kaupunki on pyytänyt Etelä-Savon elintarvikehankintarenkaan valtuuttamana tarjouksia teollisten elintarvikkeiden hankinnasta tarjouspyynnöllä MliDno-2023-1426, joka julkaistiin sähköisen Cloudia-järjestelmän kautta Hilma-järjestelmässä ja TED-järjestelmässä 22.12.2023. Kilpailutus toteutettiin avoimella menettelyllä. Hankinnasta tehdään sopimus ajalle 1.4.2024- 31.3.2027. Sopimus jatkuu määräajan jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.

Ennen kilpailutusta hankinnasta tehtiin erityispiirteiden arviointi yhteistyössä MikseiMikkelin kanssa. Lisäksi hankintayksikkö toteutti markkinavuoropuhelun julkaisemalla tietopyynnön Hilma-järjestelmässä 20.9 - 26.9.2023. Tietopyynnöllä tarjoajia pyydettiin kommentoimaan tarjouspyyntöluonnosta. Käydyn markkinavuoropuhelun perusteella tarjouspyyntöön tehtiin pieniä muutoksia ennen sen julkaisua. Tarjoukset pyydettiin jättämään 11.2.2024 klo 16:00 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät Kesko Oyj Kespro, Meira Nova Oy, Palvelutukku Itä-Suomi Oy, Valio Oy ja Wihuri Oy Aarnio. 

Tarjouskilpailun voittajaksi valitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden perustella se tarjoaja, joka on saanut eniten kokonaispisteitä. Kokonaishinnan osuus pisteytyksestä oli maksimissaan 80 pistettä ja laatutekijöiden osuus 20 pistettä. Laatuvertailun suoritti ruoka- ja puhtauspalvelut. Laatukriteereinä käytettiin kestävään kehitykseen liittyviä laatutekijöitä.

Kokouksessa asiaa esittelevät ruoka- ja puhtauspalveluista palvelujohtaja Mari Takkinen ja tuotantosuunnittelija Marja Jussi-Pekka.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Janne Kinnunen, kaupunginjohtaja, janne.kinnunen@mikkeli.fi

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden arvioinnissa eniten pisteitä sai Meira Nova Oy (95,78p.). Meira Nova Oy:n tarjouksen kokonaishinta on 870114,38 €. 

Kaupunginhallitus päättää valita teollisten elintarvikkeiden toimittajaksi Meira Nova Oy:n. 

Pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta kokouksessa.

Päätös

Hyväksyttiin.

Merkitään, että pöytäkirjan liitteeksi lisättiin yritysvaikutusten arviointi. 

Merkitään, että palvelujohtaja Mari Takkinen ja tuotantosuunnittelija Marja Jussi-Pekka selostivat asiaa kaupunginhallitukselle ja poistuivat kokouksesta tämän pykälän käsittelyn jälkeen.

Tiedoksi

tarjouksen jättäneet (cloudian kautta), ruoka-ja puhtauspalvelut, elintarvikehankintarenkaan muut jäsenet, hankintapalvelut, talouspalvelut
 Liite Kh 11.3.2024 Vertailutaulukko 473010
Ei vielä julkinen, Julkisuuslaki (621/1999) 6.1 §:n 8 kohta
 Liite Kh 11.3.2024 Hankinnan erityispiirteiden tunnistaminen

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

1 OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusoikeus
Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Mikkelin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa myös postitse tai sähköisesti. Postiin oikaisuvaatimusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua. Hankintaoikaisuvaatimuksen vireille tulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Mikkelin kaupunki/Kaupunginhallitus.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100 Mikkeli
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla:

  • hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu,
  • miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi,
  • millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.


Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksen tekijän on allekirjoitettava oikaisuvaatimus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian käsittelemiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mikkelin kaupungin kirjaamosta.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Puhelinnumero: 044 794 2033 / 015 1941 (vaihde)
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-15.

2 VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusoikeus
Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa. Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa, jos sopimus koskee puitejärjestelyn perusteella tehtävää hankintaa tai sopimus koskee dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävää hankintaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että asianosainen on saanut hankintapäätöksen tiedoksi ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä.

Hankintaoikaisun vireille tulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Osoite: Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki
Sähköpostiosoite: markkinaoikeus@oikeus.fi
Faksinumero: 029 56 43314
Puhelinnumero: 029 56 43300
Markkinaoikeuden asiakaspalvelu on avoinna arkisin 8.00­­–16.15

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet.

Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava: 

  1. päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
  2. miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
  3. vaatimuksen perustelut;
  4. mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.


Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja yhteystiedot. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä markkinaoikeudelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi markkinatuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä:

  1. valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
  2. selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
  3. asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksen tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.


Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten laissa oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019) 32 §:ssä säädetään.

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on toimitettava osoitteeseen:

Mikkelin kaupunki/Kaupunginhallitus
Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100 Mikkeli
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikeudenkäyntimaksu
Tuomioistuinmaksulain (1455/2015) nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksu, mikä on määrätty mainitun lain 2 §:ssä. Saman lain 5 §:ssä on määräys niistä asioista, joista ei peritä oikeudenkäyntimaksua.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mikkelin kaupungin kirjaamosta.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Puhelinnumero: 044 794 2033 / 015 1941 (vaihde)
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-15.