Kuvaus
Caverion Suomi Oy on 1.6.2023 toimittanut Mikkelin kaupungille oikaisuvaatimuksen Saimaanportin yhtenäiskoulun AV-esitystekniikan laitteiden ja niihin liittyvien palveluiden hankintaa koskevasta päätöksestä (MliDno-2023-1774). Oikaisuvaatimuksessaan Caverion Suomi Oy vaatii 1) saada tarjoajien tarjoussisällöt ilman yksikköhintaa nähtäville ja 2) lisäksi se vaatii hankintayksikköä kumoamaan tekemänsä hankintapäätöksen ja hylkäämään tarjouskilpailun voittaneen Advania Finland Oy:n tarjouksen. Vaihtoehtoisesti Caverion Suomi Oy esittää hankinnan uudelleen kilpailuttamista korjatulla tarjouspyyntömateriaalilla.
1) Oikaisuvaatimus: Laiteluetteloiden nähtäville saanti
Caverion Suomi Oy vaatii oikaisupyynnössä saada tarjoajien laiteluettelot nähtäväkseen.
Vastaus
Julkisuuslain (1999/621) 24 §:n 1 momentin 20 kohdan mukaan asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisestä liike- ja ammattisalaisuudesta, ovat salassa pidettäviä, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, mikäli tiedon antaminen aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa.
Laissa ei määritellä kategorisesti mitään tarjousvertailussa tai hankintamenettelyssä käytettyä tietoa liike- ja ammattisalaisuudeksi eikä myöskään ehdottoman luovutusvelvollisuuden piiriin. Jokaisen tiedon asema liike- ja ammattisalaisuutena ratkaistaan jokaisessa yksittäistapauksessa erikseen hankintayksikön ja viime kädessä toimivaltaisen tuomioistuimen ratkaisulla.
Selkeyden vuoksi hankintayksikön tulee jo tarjouspyynnössä edellyttää tarjoajia merkitsemään tarjousasiakirjoihin, mitä tarjoaja itse katsoo julkisuuslain mukaisiksi liike- ja ammattisalaisuuksiksi. Hankintayksikkö ei kuitenkaan ole harkinnassaan sidottu tarjoajan omaan ilmoitukseen liike- ja ammattisalaisuudesta. Päätöksen asiakirjan tai tiedon salassapidosta taikka julkisuudesta tulee perustua aina hankintayksikön omaan harkintaan.
Mikkelin kaupunki on jo tarjouspyynnössään todennut liike- ja ammattisalaisuuksista seuraavasti:
”Tarjoajan on huomioitava, että viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, muutoksineen) 11§:n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta. Tarjoaja ymmärtää, että tarjoajan liikesalaisuus ei voi estää tai rajoittaa hankintayksikköä käyttämästä tarjouspyynnön kohdetta tarjouspyynnön mukaisessa käyttötarkoituksessa ja laajuudessa. Selvyyden vuoksi todetaan, että julkisuuslain mukaan liikesalaisuuksina ei voida pitää esimerkiksi, mutta ei näihin esimerkkeihin rajoitettuna, tarjoajan tuotteiden ja palvelun nimiä tai tuote- tai palveluvalikoimaa.”
Mikkelin kaupunki pyysi oikaisuvaatimuksen johdosta kaikkia tarjoajia toimittamaan laitelistauksistaan julkiset versiot, joista salassa pidettävät osat on poistettu, jotta ne voidaan antaa pyytäjille nähtäviksi. Tarjoajista kolme ei toimittanut julkista laitelistaustaan. Koska tarjoajien laitelistauksien tulisi vastata tarjouspyynnössä pyydetyn tyyppisiä laitteita, Mikkelin kaupunki päätti, että laitelistaukset eivät voi olla salassa pidettäviä. Siksi myös laitelistauksensa julkiset versiot toimittamatta jättäneiden tarjoajien laitelistaukset annettiin nähtäviksi siten, että laitelistauksissa olleet yksikköhinnat ja mahdolliset muut tiedot poistettiin näkyvistä. Koska hankintaoikaisuvaatimuksen tehneen Caverion Suomi Oy:n lisäksi myös useampi muu tarjoaja oli pyytänyt toisten tarjoajien laitelistaukset nähtäväkseen, laitelistausten julkiset versiot toimitettiin tarjoajien tasavertaisen ja syrjimättömän kohtelun nimissä kaikille tarjouksen jättäneille.
2) Oikaisuvaatimus: Advania Finland Oy:n tarjouksen hylkääminen
Caverion Suomi Oy vaatii, että Mikkelin kaupungin tulisi kumota hankintapäätös ja hylätä Advania Finland Oy:n tarjous tarjousvertailusta, koska hankinnan suunnittelija työskentelee yrityksessä ja Caverion Suomi Oy:n mukaan on syytä olettaa, että asia vaikuttaa tarjoajien tasapuoliseen kohteluun ja/tai Advania Finland Oy:llä on sellaista tietoa, joka ei ole muilla tarjoajilla saatavilla. Vaihtoehtoisesti Caverion Suomi Oy esittää hankinnan uudelleen kilpailuttamista korjatulla tarjouspyyntömateriaalilla.
Vastaus
Mikkelin kaupunki havaitsi 17.5.2023 tarjousvertailun yhteydessä, että Advania Finland Oy:n tarjouksessa oli mainittu teknisenä yhteyshenkilönä sama henkilö, joka oli toiminut aiemmin Edutaito Oy:n edustajana Saimaanportin yhtenäiskoulun AV-järjestelmien suunnittelussa. Mikkelin kaupunki ei tätä ennen tiennyt, että tämä laitejärjestelmien suunnitteluun osallistunut henkilö tulisi olemaan tarjouksen tekevän yrityksen palveluksessa. Koska tarjoajan osallistuminen hankinnan valmisteluun on hankintalain 10 luvun 81 §:n 1 momentin 8 kohdan mukaan harkinnanvarainen poissulkemisperuste, mikäli sen voidaan katsoa vääristäneen tarjouskilpailua, Mikkelin kaupunki päätti selvittää asiaa tarkemmin ennen hankintapäätöksen tekoa.
Tarjouksensa ESPD-lomakkeella Advania Finland Oy oli ilmoittanut, että se ei ole tietoinen eturistiriidoista eikä ole antanut hankintaviranomaiselle tai -yksikölle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun. Advania Finland Oy:n tarjousasiakirjoissa AV-järjestelmien suunnitteluun osallistunut henkilö oli mainittu ainoastaan henkilökuntaa koskevassa luettelossa, jossa hänet oli ilmoitettu hankkeen tekniseksi yhteyshenkilöksi, mikäli Advania Finland Oy valitaan hankinnan toteuttajaksi. Muutoinkaan tarjousasiakirjojen sisällöstä ei käynyt ilmi, että hän olisi millään tavalla osallistunut tarjouksen laatimiseen.
Hankintalain 10 luvun 81 §:n 1 momentin 8 kohdan mukaan hankintamenettelyn valmistelemiseen osallistuneelle tarjoajalle on ennen sen poissulkemista annettava mahdollisuus osoittaa, ettei sen osallistuminen hankinnan valmisteluun ole johtanut tasapuolisen ja syrjimättömän hankintamenettelyn vaarantumiseen. Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoaja voi esittää näyttöä luotettavuudestaan siitä huolimatta, että sitä rasittaa 81 §:n mukainen harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Jos hankintayksikkö katsoo näytön ja luotettavuuden riittäväksi, se ei saa sulkea kyseistä ehdokasta tai tarjoajaa pois tarjouskilpailusta.
Mikkelin kaupunki pyysi Advania Finland Oy:ltä selvityksen teknisen yhteyshenkilönsä osuudesta tarjouksen tekoon välittömästi sen jälkeen, kun oli havainnut teknisen yhteyshenkilön olevan sama, joka on toiminut hankinnassa suunnittelijana.
Vastauksessaan Advania Finland Oy kertoi AV-järjestelmien suunnitteluun osallistuneen henkilön siirtyneen heidän palvelukseensa liiketoimintakaupan myötä. Lisäksi Advania Finland Oy vakuutti, että tämä ei ole millään tavalla osallistunut tarjouksen laatimiseen, sillä se oli jäävännyt hänet kaikkien edellisiin työtehtäviin liittyvien julkisen hankintalain mukaisten tarjousten valmistelusta. Jäävääminen oli tehty 1.12.2022 alkaen. Advania Finland Oy totesi vastineessaan myös, että sillä ei ole omaa maahantuontia eikä omia tuotteita, jotka voisivat tarjouspyynnössä aiheuttaa sille kilpailuetua. Sen mukaan Mikkelin kaupungin tarjouspyynnössä ei ollut myöskään mitään Advania Finland Oy:ta suosivaa pakollista vaatimusta tai toiminnallisuutta, joka olisi voinut vääristää kilpailua, vaan jokainen esitystekniikan varteenotettava toimittaja on pystynyt osallistumaan kilpailutukseen.
Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että hankintayksiköllä on oikeus luottaa tarjoajan ilmoittamiin tietoihin, ellei sillä ole perusteltua syytä muuta epäillä.
Mikäli on etukäteen tiedossa, että hankinnan valmisteluun osallistunut taho on myös jättämässä tarjouksen hankintaan, hankintayksikön olisi osaltaan aktiivisesti varmistettava, että tarjoaja ei saa sellaista etulyöntiasemaa, joka johtaisi hankintamenettelyssä tasapuolisen ja syrjimättömän kilpailutilanteen vaarantumiseen.
Tällainen oikeuskäytännössä hyväksytty varmistustoimenpide on mm. sellaisen tiedon toimittaminen muille tarjoajille, jonka hankinnan valmisteluun osallistunut taho on saanut hankinnan valmisteluun osallistumisen ansiosta. Tavoitteena on saattaa muut tarjoajat tiedollisesti samalle tasolle kuin hankinnan valmisteluun osallistunut yritys. Toinen laissa tarkoitettu varmistustoimenpide voi olla myös se, että hankintayksikkö ottaa huomioon valmisteluun osallistuneen tarjoajan saaman lisätiedon asettaessaan riittävän määräajan tarjousten jättämiselle. Tarkoituksena on, että kaikilla ehdokkailla ja tarjoajilla olisi tasapuolisesti mahdollisuus valmistella osallistumishakemuksensa tai tarjouksensa samojen tietojen pohjalta.
Hankinta oli kilpailutettu avoimella menettelyllä ja tarjouspyynnössä oli annettu kattavat tiedot hankinnan sisällöistä ja käytettävistä vertailuperusteista. Tarjoajilla oli halutessaan ollut mahdollisuus esittää tarjouspyynnöstä lisätietopyyntöjä. Kaikkiin tarjouspyynnöstä esitettyihin lisäkysymyksiin oli vastattu Cloudia-järjestelmän kautta, joten kaikilla tarjoajilla oli ollut käytettävissään samat tiedot tarjouksen tekoa varten. Tältä osin muiden tarjoajien voidaan katsoa olleen tiedollisesti vastaavassa asemassa Advania Finland Oy:n kanssa tarjousta tehdessään.
Tarjouspyyntö julkaistiin HILMAssa 15.4.2023 ja TEDissä 18.4.2023. Määräaika tarjousten toimittamiselle oli 15.5.2023. Tarjoajilla oli siis ollut kuukausi aikaa laatia ja toimittaa tarjouksensa. Tämä on ollut riittävä aika tarjousten tekemiselle, jotta tarjoajien voidaan katsoa olleen tasavertaisessa asemassa.
Tarjousvertailussa todettiin myös, että kaikkien tarjoajien tarjoamat laitteet vastasivat tarjouspyyntöä ja laatupisteiden osalta kaksi muutakin tarjoajaa oli tehnyt täydet laatupisteet ansaitsevan toteuttamissuunnitelman. Tämä tukee olettamaa, että teknisen yhteyshenkilön mukana olosta laitejärjestelmien suunnittelussa ei ole ollut Advania Finland Oy:lle merkittävää kilpailuetua.
Tarjousvertailun yhteydessä tehdyn selvityksen kaikki seikat huomioiden Mikkelin kaupunki ei katsonut, että teknisen yhteyshenkilön aiempi osallistuminen AV-laitejärjestelmien suunnitteluun olisi vaarantanut tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua. Tämän vuoksi Advania Finland Oy päätettiin pitää mukana tarjousvertailussa.
Yhteenveto
Mikkelin kaupunki on ennen hankintapäätöstä tekemässään selvityksessä arvioinut, että Advania Finland Oy:n poissulkemiselle tarjouskilpailusta ei ole hankintalain 81 §:n mukaista perustetta. Mikkelin kaupunki ei myöskään näe aihetta tarjouspyynnön korjaamiselle ja uudelleen julkaisemiselle, sillä ei ole todennäköistä, että tilanne muuttuisi uuden tarjouspyynnön julkaisemisen myötä. Saadut tarjoukset ovat olleet hyvin vertailukelpoisia keskenään. Kaikki tarjoajat saivat hyvät laatupisteet tarjouksistaan ja voittajan ratkaisi hinta, jonka painoarvo oli 85 hintapistettä sadasta.