Kuvaus
Hankintalain 18.6.2026 voimaan tulleiden muutosten johdosta Mikkelin kaupunki joutuu lähitulevaisuudessa kilpailuttamaan asianhallinnan, kokoushallinnan ja arkistoinnin järjestelmäkokonaisuutensa, joka on tällä hetkellä hankittu sidosyksikköhankintana Kuntien Tiera Oy:n kautta.
Hankintayksikön tulee irtisanoa osakeyhtiömuotoisen sidosyksikkönsä kanssa ennen lain voimaantuloa tekemänsä sopimus päättymään 30.6.2027 mennessä, jos hankintalain 15.2 §:n mukainen edellytys sidosyksikön käytölle ei täyty. Mikäli sidosyksikön kanssa ennen hankintalain muutosten voimaantuloa tehdyn sopimuksen irtisanomisesta olisi poikkeuksellisesti kohtuuttomia seurauksia tai sopimuksen irtisanomiseen liittyy merkittäviä taloudellisia riskejä, voidaan yleiseen etuun liittyvistä pakottavista syistä sopimus irtisanoa päättymään viimeistään 30.6.2030. Hankintayksikön tuli tehdä ilmoitus tällaisesta sopimuksesta Valtiokonttorille viimeistään 30.9.2026. Mikkelin kaupunki on tehnyt em. jatkoaikailmoitukset Valtiokonttorille CaseM- ja SARKK- järjestelmiin liittyvistä hankintasopimuksista. Järjestelmäkokonaisuus tulee kilpailuttaa siten, että Kuntien Tiera Oy:n sopimukset ovat irtisanottavissa 30.6.2030 mennessä.
Meidän IT ja Talous Oy (Meita) on tarjonnut Mikkelin kaupungille asianhallinnan, kokoushallinnan ja arkistoinnin kokonaisratkaisun hankinnan valmistelutyötä siten, että projektiin ja sen kustannusten jakamiseen osallistuu myös kolme muuta Meita Oy:n asiakasta. Tavoitteena on saada kattava pohja mahdolliselle yhteiskilpailutukselle. Kokonaisuus sisältää alustavat vaatimusmäärittelyt ja tarvekartoitukset, markkinavuoropuheluiden toteuttamisen, järjestelmäesittelyjen koordinoinnin sekä toimeksiannon lopputuloksena asiakirjamuodossa alustavat järjestelmien vaatimusmäärittelydokumentit, yhteenvedot markkinavuoropuheluista ja järjestelmäesittelyistä sekä suositukset hankinnan jatkovalmisteluun ja tarjouspyynnön laatimiseen. Optiona tarjous sisältää myös varsinaisen kilpailutuksen toteutuksen Meitan koordinoimana yhteishankintana. Kaupunki saa toimeksiannon päätyttyä kaikki siinä tuotetut materiaalit käyttöönsä.
Toimeksianto ei sido kaupunkia käyttämään siihen liittyvää optiota eikä tekemään myöhempiä aiheeseen liittyviä järjestelmähankintoja tarjoajan kautta, vaan jatkotoimenpiteistä päättäminen tapahtuu kaupungin toimesta ja lähtökohdista itsenäisesti. Kaupunki voi hyödyntää toimeksiannossa syntyvää tietoa ja materiaalia myös omassa kilpailutuksessaan, mikäli siihen päädyttäisiin. Yhteisesti toteutettava kartoitusprojekti säästää osallistujien resursseja, mahdollistaa osaamisen jakamisen ja tehostaa toimintaa.
Toimeksiannon toteutus alkaa välittömästi, ja sen tavoitellaan valmistuvan kesäkuun 2027 loppuun mennessä. Kilpailutukseen liittyvän option toteutusta voidaan jatkaa niin haluttaessa 30.6.2027 jälkeen edellyttäen, että vähintään kaksi asiakasta sitoutuu kilpailutukseen.
Toimeksiannon kokonaiskustannusarvio on 41 449–69 165 euroa (alv 0) sisältäen mahdollisen optiona toteutettavan kilpailutusvaiheen. Kustannukset jaetaan toimeksiantoon osallistuvien neljän asiakkaan kesken tasajaolla. Mikkelin kaupungin osuus toimeksiannon kustannuksista on siten enintään 17 291,25 euroa (alv 0).
Mikkelin kaupunki omistaa Meidän IT ja Talous Oy:stä 10,4 prosenttia. Kyse on hankintalain 15 §:n tarkoittamasta sidosyksikköhankinnasta.