Valmistelija
Marja-Terttu Koivula, hankintapäällikkö, marja-terttu.koivula@mikkeli.fi
Mika Helenius, tietohallintopäällikkö, mika.helenius@mikkeli.fi
Kuvaus
Mikkelin kaupunki on kilpailuttanut tulostuspalvelut kokonaisratkaisuna. Tarjouksessa on pyydetty tulostetuille sivuille hinta, joka sisältää kaikki palvelun kustannukset. Palvelupakettiin sisältyvät uudet tulostuslaitteet. Palvelu tulee Mikkelin kaupungin ja sen kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden käyttöön. Palvelua käyttävät yhtiöt voivat vaihdella sopimuskauden aikana. Yhtiöt päättävät itsenäisesti liittyvätkö ne palveluun vai eivät, mutta niiden volyymi voi vaikuttaa kokonaisuuteen merkittävästi.
Tulostuksenhallintapalvelun toimittaja asioi kaikissa sopimusasioissa kaupungin Tietohallinnon kautta. Tulostuspalvelun käyttäjiä ovat kaikki Mikkelin kaupungin työntekijät, koulujen oppilaat sekä mahdolliset ulkopuoliset vierailijat. Palvelu sisältää laitteiden toimitukset, ylläpidon ja poistot, laitekokonaisuuden hallinnan ja optimoinnin sekä hallinnollisiin tarpeisiin (palvelutason seuranta sekä kustannusten seuranta ja kohdistus) tarvittavan tiedon tuottamisen. Palvelu säästää tilaajan henkilöstön työaikaa automatisoimalla tarvike-, paperi- ja huoltotilaukset. Palvelu säästää tilaajan kustannuksia ohjaamalla yksittäiset käyttäjät tulostamaan tarkoituksenmukaisella ja kustannustehokkaalla tavalla. Palvelu kattaa vain tulostuksen toimistopaperille A3- tai A4-koossa. Kaikki palvelun tuottamiseksi tarvittavat laitteet ovat verkkolaitteita. Tällä hetkellä käytössä olevia uuden sopimuksen myötä uusittavia monitoimikoneita/tulostimia on 241 kappaletta ja A4 mustavalkotulosteiden määrä on ollut ~3,2 milj. kpl per vuosi.
Hankinnasta järjestettiin markkinavuoropuhelu tammikuussa ja siitä on tehty vaikutusten arvioinnit.
Hankinta tehtiin 8.7.2021 julkaistulla EU-hankintailmoituksella avoimena menettelynä. Tarjouspyynnön numero 337262. Tarjousten viimeinen jättöpäivä oli 13.8.2021 klo 11.00. Määräaikaan mennessä saatiin kaksi kelpoisuusvaatimukset täyttävää tarjousta, joista toinen Marski Data Oy:ltä ja toinen Officepro Finland Oy:ltä. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on 680 t€ ilman arvonlisäveroa. Hankintasopimuksen kesto on 1.1.2022-31.12.2025. Sopimuksella on kahden vuoden optio.
Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, joka on hinta/laatusuhteeltaan paras. Kokonaistaloudellinen edullisuus koostuu hinnasta (maksimissaan 58 pistettä) ja laadusta (maksimissaan 42 pistettä). Laatukriteereinä käytettiin mm. toiminallisuuteen ja ympäristövaikutuksiin liittyviä tekijöitä.
Pykälän liitteenä on pisteytyksen vertailutaulukko sekä sopimusluonnos.
Päätösehdotus
Esittelijä
Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi
Salassapidettävät tiedot poistettu.
Päätös
Hyväksyttiin.
Merkitään, että Armi Salo-Oksa ilmoitti olevansa esteellinen (Marski Data Oy:n hallituksen jäsen) ja hän poistui kokouksesta. Ilmoitus hyväksyttiin.