MliDno-2025-204
Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasääntö 2021 (KH 10.5.2021 § 192) Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasäännön Liite A (KH 17.4.2023 § 157)
Mikkelin kaupunki on pyytänyt tarjouksia ilmoittautumistyökalusta tarjouspyynnöllä, joka julkaistiin Cloudia-järjestelmän kautta pienhankintaportaalissa 26.11.2024. Kilpailutus toteutettiin avoimella menettelyllä, johon haettiin ilmoittautumistyökalua kaupungin käyttöön ajalle 1.2.2025 - 31.1.2027. Lisäksi on mahdollista käyttää kahden vuoden optio. Tarjoukset pyydettiin jättämään 13.12.2024 klo 15:00 mennessä.
Kilpailutuksessa arviointiperusteena olivat 45% hinta ja 55% laatu. Hintapisteet koostuivat palvelun kokonaishinnasta kahdelle vuodelle 15 käyttäjälle sekä lisäkäyttäjien optiohinnasta per käyttäjä/kuukausi.
Laatupisteet koostuivat pisteytettävistä laatuominaisuuksista kyllä/ei-menetelmällä, jossa kyllä-vastauksista sai pisteitä sekä helppokäyttöisyyden manuaalisesta arvioinnista, josta maksimissaan sai 25 pistettä. Helppokäyttöisyyttä arviointiin erillisten liitteiden avulla. Lisäksi kaupungilla oli mahdollisuus pyytää erillistä 30 minuutin esittelyä järjestelmästä helppokäyttöisyyden arvioimiseksi.
Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät: Lyyti Oy ja Wizard Cow Oy.
Koska Wizard Cow Oy:n ilmoittautumistyökalu oli kaupungille ennalta vieras ja tarjouspyynnön ohessa oleva helppokäyttöisyyttä kuvaava dokumentti melko suppea, järjestettiin erillinen esittelytilaisuus Teams-palaverina 20.12.2024. Tässä esittelyssä kaupungin puolelta mukana olivat viestintä- ja markkinointipäällikkö Heidi Hänninen, markkinointisuunnittelija Salla Hyvönen ja viestintäkoordinaattori Tarja Pöyhönen.
Esittelyn jälkeen kaupunki totesi, että järjestelmä on vielä kehitysvaiheessa eikä kaikkia ominaisuuksia, joita tarjouspyynnössä oli vaadittu pakollisina tai pisteytettävinä elementteinä ollut vielä kehitetty. Puuttuvia ominaisuuksia oli muun muassa raportointi, joka oli määritelty pakolliseksi laatuominaisuudeksi. Järjestelmän vaillinaisuuden vuoksi työkalun helppokäyttöisyyttä ei voitu kokonaisuutena arvioida. Näistä syistä Mikkelin kaupunki päätti hylätä Wizard Cow Oy:n tarjouksen.
Kilpailutuksen voitti Lyyti Oy, joka teki ainoan hyväksyttävän tarjouksen. Lyyti Oy:n järjestelmä täytti kaikki pakolliset ja pisteytettävät vaatimukset. Helppokäyttöisyydestä se sai 22/25 pistettä.
Lyyti Oy:n ilmoittautumistyökalun hinta 24 kuukauden sopimuskaudelle 15 käyttäjälle on 17.976 euroa. Määrän ylittävien käyttäjien kuukausikustannus on 35 euroa / kuukausi.
Päätän, että Mikkelin kaupunki valitsee ilmoittautumistyökalun toimittajaksi Lyyti Oy:n. Ilmoittautumistyökalun käyttömaksu 15 käyttäjälle maksetaan kustannuspaikalta 1371 / viestintä. Tehty päätös ei muodosta vielä sopimusta, vaan sopimus laaditaan erikseen.