Kuvaus
Mikkelin kaupunki julkaisi 29.4.2024 tarjouspyynnön 505697 / ”Sähköenergian ja meklarointipalvelun hankinta v. 2025-2026 + (optiovuodet 2027-2028)” Hilmassa. Hankintaprosessi keskeytettiin Cloudian keskeytysilmoituksella 29.5.2024 ja samalla toimitettiin tiedoksianto asianosaisille.
Kyseisellä tarjouspyynnöllä olisi syntynyt malli, joka ei olisi ollut Mikkelin kaupungin kannalta optimaalinen jäljempänä mainituista syistä.
Ennen kilpailutusta on käyty markkinavuoropuhelu, koska energian ja siihen liittyvien palveluiden hankinta vaatii useiden näkökulmien huomioon ottamista. Tästä oli ilmoitettu Hilmassa. Markkinavuoropuheluun osallistui pääasiassa yksi yritys. Tarjouspyyntö on suureksi osaksi muotoiltu tämän markkinavuoropuhelun ja muun yhden yrityksen kanssa käydyn kommunikaation perusteella. Tarjouspyynnön nimi on ollut ”Sähköenergian ja meklarointipalvelun hankinta v. 2025-2026 + (optiovuodet 2027-2028)”.
Kun kilpailutusta on alettu valmistella, on alkuperäisenä ajatuksena ollut hankkia kokonaisvaltainen ratkaisu sekä sähköenergian myymiseen että salkunhallinnan palveluihin, mihin tarjouspyynnön nimi viittaa. Tarjouspyynnössä olevassa hankinnan kuvauksessa pyydetään tarjousta sähköenergian toimittamisesta meklarointisopimuksella ja siinä myös selostetaan sähköenergian hinnoittelutapaa ja kuvataan sähköfutuureja tavalla, joka yhdessä hankinnan nimikkeen kanssa on omiaan luomaan epäselvyyttä, koskeeko tarjouspyyntö pelkkää meklaripalvelua vai mahdollisesti myös sähköenergian toimittamista. Tarjouspyynnön perusteella jää myös liian tulkinnanvaraiseksi, kenen on tarkoitettu myyvän fyysisen sähkön hankintayksikölle.
Asian valmistelu ja tarjouspyynnön kohdentaminen hankintayksikön kannalta optimaalisella tavalla on ollut puutteellista.
Tarjouspyynnössä on riittämättömällä tavalla kuvattu, millä tavalla palveluntarjoajan tulee kilpailuttaa sähköenergian sekä se, mihin palveluntarjoajan ansainta voi perustua. HILMA-järjestelmään viitataan kelpoisuusehdoissa, mutta kilpailutustapaa ei ole määritelty hankinnan kuvauksessa. Tarjouspyyntö nykyisessä muodossaan voisi johtaa sellaiseen tilanteeseen, jossa hankintayksikön vastuulle saattaisi jäädä muutakin kuin vuosimaksu. Lisäksi tarjoukset voivat olla huonosti vertailukelpoisia keskenään. Kilpailutuksessa tulee poissulkea riski siitä, että tehtävä sopimus johtaisi kustannuksiin, joita ei ole tarjouspyyntöä tehtäessä huomioitu.
On tullut ilmi, että kilpailutuksen muotoileminen nyt tehdyllä tulkinnanvaraisella tavalla rajaa liikaa potentiaalisia osallistujia. Asetetut kelpoisuusehdot rajaisivat merkittävästi tahoja, jotka voivat jättää tarjouksen.
Siinä vaiheessa, kun keskeyttämisestä on ilmoitettu Cloudiassa tehdyllä ilmoituksella 29.5.2024, oli vastaanotettu yksi tarjous. Tarjousta ei ole avattu, koska hankintamenettely on keskeytetty. Asiaa tulee valmistella siten, että epäselvät asiat täsmennetään ja tarjouspyynnössä varmistetaan, että saadaan kustannuksiltaan yksiselitteisiä ja vertailukelpoisia tarjouksia. Laatupisteen määrittely ei ole hankintayksikön kannalta optimaalinen, koska alhaisimman toteutuneen sähköenergian laskutushinnan huomioiminen voi poiketa olennaisesti keskimääräisestä onnistumisesta.
Valmistelussa ja tarjouspyynnössä on jäänyt erehdyksestä huomioimatta Mikkelin kaupungin strategiset ilmastotavoitteet, jotka ilmenevät useista keskeisistä strategiaan liittyvistä kirjauksista. Mikkelin kaupungin tavoitteena on ilmasto-ohjelman 2022-2035 mukaan olla hiilineutraali 2035, mitä tavoitellaan asteittaisella etenemisellä. Esimerkiksi talousarvioissa, joista viimeisin on kuluvan vuoden 2024 talousarvio, on asetettu vastuu huomioida hiilineutraalisuustavoite kuvaamalla se tarjouspyynnöissä vähimmäisvaatimuksena tai laatupisteyttävänä tekijänä. Ilmastostrategiaan liittyvät tavoitteet ilmenevät muutoinkin monilta osin kaupungin strategian toteuttamiseen liittyvistä asiakirjoista. Mainittujen strategisten linjausten takia tarjouspyyntö on ollut epäonnistunut, kun siinä ei ole huomioitu ilmastotavoitteita lainkaan. Tavoitteena tulee olla vähintäänkin se, että kilpailutuksessa varmistetaan se, että mahdollisimman suuri osuus sähköenergiasta on kasvihuonekaasupäästötöntä.
Julkisen hankinnan tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, kestävien hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten tasapuoliset mahdollisuudet tehdä tarjouksia. Hankintatoiminta tulee järjestää siten, että hankinnat voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti, laadukkaasti ja suunnitelmallisesti olemassa olevat kilpailuolosuhteet hyväksi käyttäen ja ympäristönäkökohdat huomioon ottaen. (Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 2 §). Nämä tavoitteet eivät toteudu ja tarjouspyyntö on ollut epäonnistunut ja liian tulkinnanvarainen eikä se ole riittävällä tavalla huomioinut Mikkelin kaupungin taloudellisia ja strategisia tavoitteita.
Asian valmistelua jatketaan uudella markkinavuoropuhelulla, jossa huomioidaan kokonaisvaltaisesti energianhankinnan optimaalinen toteutumistapa, mahdollisimman monen energia-alan toimijan mahdollisuus jättää tarjous sekä kaupungin ilmastotavoitteiden toteuttaminen.
Menettelyn keskeyttäminen on ollut perusteltua mahdollisimman pian eikä ole ollut perusteltua antaa tarjousajan kulua loppuun ja avata tarjouksia.
Hankintamenettelyn keskeyttämiselle on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 125 §:n tarkoittamat todelliset ja perustellut syyt.