Kuvaus
Kaupunginhallituksen (22.6.2020 §231) hyväksymän talous- ja tulevaisuusohjelman yksi keskeisistä tavoitteista on konsernitoimintojen resurssitehokkuus sekä kaupunkiorganisaation ja kaupunkikonsernin tilaintegraatio. Konsernin osalta tavoitteena on ollut selvittää ensisijaisesti Kiinteistökehitys Naistinki Oy:n, Metsäsairila Oy:n ja Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n toimintojen siirtyminen ja keskittäminen virastotalokortteliin. Emokaupungin vetämiin keskusteluihin ja valmisteluun ovat osallistuneet toimitusjohtajat.
Mittakaavallisesti yhtiöiden toimintojen sijoittaminen kaupungin virastotalon yhteyteen on mahdollista. Tämä edellyttää sitä, kaupungin asiointipiste siirtyy pääkirjaston tiloihin, mikä on osaltaan kaupunkiorganisaation toimintojen kehittämistyötä. Tässä yhteydessä on suunnitteilla laajempi konsernin yhteispalvelupiste, jossa mahdollistetaan asiakaspalvelun yhden palveluluukun -periaateella laajasti konsernin palveluiden osalta. Tilaintegraatio edellyttää ulkoisen vuokralaisen (Essote) sopimuksen irtisanominen (6 kk irtisanomisaika) Vilhonkadun puolen tilojen osalta. Essoten oma tilaintegraatio-ohjelma ja siirtyminen omiin tiloihin on ollut myös asiakkaan omissa tulevaisuuden suunnitelmissa.
Konsernin tilaintegraation työryhmän on muodostanut tilaselvityksen, jossa yhtiöt ovat kertoneet tilatarpeistaan tulevaisuudessa. Samalla on tarkasteltu muutoksen vaikuttavuutta konserniyhteistyön, asiakassaatavuuden, mahdollisen yhteispalvelupisteen toimintojen sekä kiinteistövaikutusten osalta. Integraatioselvityksen yhteydessä on tilattu paikalliselta arkkitehtitoimistolta luonnos, jossa mallinnetaan yhtiöiden toimintojen pääasiallinen siirtyminen kaupungin virastotalon 1. kerrokseen. Taloudelliset vaikutukset esitellään kokouksessa.
Konserniyhteistyön osalta koettiin hyödylliseksi toimintojen sijoittuminen fyysisesti lähelle toisia yhtiöitä ja emokaupunkia, mikä sujuvoittaisi entisestään yhteistyötä ja lisäisi välitöntä vuorovaikutusta. Konsernipalveluiden osalta samoissa tiloissa toimiminen voi tuoda ketteryyttä ja lisähyötyjä muulle yrityskentälle. Toisaalta nykytilanne on joillekin yhtiöille toimiva, sillä yhteydenpito tapahtuu pääsääntöisesti digitaalisten kanavien kautta, eikä lähiyhteistyölle yhtiöissä nähdä suurempaa tarvetta. Edellä mainitut koskevat myös asiakassaatavuutta. Parkkipaikkojen saatavuus ja liikkumisen tehokkuus aiheuttavat yhtiöiden näkökulmasta osaltaan haasteita. Kaupunkiorganisaatiolla on tarjolla parkkipaikkoja virastotalon alla ja toriparkissa sekä ulkoalueilla virastotalon läheisyydessä. Kaupungilla olevat yhteiskäyttöautot ovat hyödynnettävissä koko konsernin osalta.
Osa konserniyhtiöiden asiakaspalvelutoiminnoista voidaan keskittää kirjastolle rakentuvaan yhteispalvelupisteeseen (esim. asuminen, jäteneuvonta, jne.), mikä tehostaa asiakaspalveluprosessia. Lisäksi yhteisen tiedon välittyminen ja asioinnin helppous on kiinnostuva mahdollisuus. Myös Matkailuneuvonnan sijoittuminen pääkirjaston tiloihin katsotaan hyvänä vaihtoehtona tulevaisuuden palvelumallia ajatellen. Matkailun johto ja projektitoiminta sijoittuisi virastotaloon.
Kiinteistövaikutusten merkitys (ketjutus, jatkosuunnitelmat) tulee huomioida Metsäsairila Oy:n ja erityisesti Kiinteistökehitys Naistinki Oy:n osalta. Siirtyminen pois omista (Kiinteistökehitys Naistinki Oy, Metsäsairila Oy) ja konsernin omistamista (Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy) tiloista, aiheuttaa erityisesti merkittäviä vuokratulomenetyksiä, mikäli tiloja ei saada markkinoille vuokrattua. Markkinakysyntä toimitiloista on tällä hetkellä vähäistä. Matkailun siirtyminen ulkoa vuokratuista tiloista tuo konsernille suoria kustannussäästöjä.
Konsernitilaintegraation yhteydessä on kartoitettu kaupungin omien toimintojen tilatiivistämisen ja palvelujen keskittämisen mahdollisuutta. Järjestelyt edellyttävät osaltaan kaupungin omassa käytössä olevien tilojen tilakäytön tehostamista. Uuden tila- ja palvelumallin sijoittaminen (front desk -palvelutiski) pääkirjaston aulaan on mahdollinen. Jatkossa yhteisen palvelutiskin kautta tarjotaan myös konsernin asumisen (Mikalo Oy, Mikkelin Asumisoikeus Oy ja Mikkelin opiskelija-asunnot Oy) palvelut. Kaupungin asiointipisteen uudessa sijoittumisessa on huomioitava virastotalon neuvonnan ja lupa-asioiden järjestäminen.
Kokonaismuutos vaatii uudenlaisen ja tehokkaan tilasuunnittelun pääkirjaston osalta. Riittävän suuret asiakaspalvelutilat suunnitellaan pääkirjaston aulaan. Suunnittelussa on otettava huomioon palvelujen saatavuus ja asiakaspalvelun tehokkuus sekä kirjastotoiminnan tarpeet.
Kokonaistilaratkaisujen yhteydessä pyritään huomioimaan tulevaisuuden työhuonetilaratkaisut, jonka yhteydessä katsotaan etätyön tuomia muutoksia tilakäyttöön. Lähtökohtana on se, että tilatiivistäminen ja -integraatio tapahtuvat kaupungin oman kiinteistökannan sisällä lisäten tältä osin kiinteistöjen käytön tehokkuutta.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi
Konserni- ja elinvoimajaosto käynnistää tarvittavat toimet konserniyhtiöiden (Metsäsairila Oy, Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy ja Kiinteistökehitys Naistinki Oy) sijoittamiseksi virastotaloon ja käynnistää toimet konsernin asiakaspalveluiden rakentamiseksi kirjaston ala-aulan yhteyteen. Talous- ja tulevaisuusohjelman keskeisenä tavoitteena oleva tilaintegraatio käynnistetään välittömästi tarkemmalla suunnitteluvaiheella. Integraation läpivienti konsernin ja kaupungin omien toimintojen osalta suunnitellaan läpivietäväksi hyvässä yhteistyössä tilatarve ja palvelujen saatavuus huomioiden. Muutokset tehdään sykleittäin, tarve- ja kiireellisyys sekä talousarvion investointimahdollisuuksien mukaisesti.
Päätös
Asiasta käydyn keskustelun aikana Markku Kakriainen esitti Raimo Heinäsen kannattamana, että suunnitelman käynnistämisen lisäksi pidetään erillinen kaupunginhallituksen ja konserni- ja elinvoimajaoston yhteinen kiinteistöiltakoulu, jossa seurataan myös suunnitelman etenemistä tarkennetuin laskelmin.
Puheenjohtaja tiedusteli voidaanko Markku Kakriaisen esitys hyväksyä yksimielisesti. Hyväksyttiin.
Merkitään, että tekninen johtaja Jouni Riihelä selosti asiaa konserni- ja elinvoimajaostolle.