Kuvaus
Hankinnan kohteena on sähköinen ajanvaraus- ja etäneuvottelupalvelu, joka mahdollistaa asiakaspalvelu- ja neuvontatilanteiden toteuttamisen digitaalisesti. Hankittavan palvelun tarkoituksena on tarjota ratkaisu Mikkelin seudun työllisyyspalveluiden käyttöön siten, että sen avulla voidaan hallita asiakas- ja asiantuntijatapaamisten varaamista, toteuttaa videovälitteisiä etätapaamisia sekä tukea tapaamisiin liittyvää viestintää. Ratkaisun tulee tukea sujuvaa reaaliaikaista vuorovaikutusta ja soveltua sekä asiantuntijoiden että asiakkaiden käyttöön.
Palvelun tulee olla selainpohjainen ja toimia yleisesti käytössä olevilla päätelaitteilla ilman erillisiä asennuksia tai laitekohtaisia käyttöönottoja. Lisäksi palvelun tulee täyttää tietoturvaa ja tietosuojaa koskevat vaatimukset sekä olla integroitavissa keskeisiin taustajärjestelmiin, joista merkittävin on työllisyyspalvelujen käytössä oleva A-TMT -asiakasjärjestelmä.
Hankinnan tavoitteena on parantaa Mikkelin seudun työllisyyspalveluiden tarjoamien palveluiden saavutettavuutta ja mahdollistaa joustava etäasiointi ajasta ja paikasta riippumatta. Ratkaisulla pyritään tehostamaan ajanvaraus- ja tapaamisprosessien hallintaa, vähentämään manuaalista työtä sekä tukemaan henkilöstön ja asiakkaiden välistä sujuvaa viestintää. Samalla tavoitteena on edistää moniammatillista yhteistyötä sekä varmistaa palveluprosessien toimivuus digitaalisessa toimintaympäristössä.
Toimintaympäristön muutokset ja palveluiden digitalisoituminen edellyttävät Mikkelin seudun työllisyyspalveluilta nykyaikaisia digitaalisia asiointiratkaisuja. Etäpalveluiden kehittäminen, ajanvarauksen hallinnan sujuvoittaminen sekä resurssien tehokas käyttö ovat keskeisiä toiminnan kehittämisen tavoitteita. Hankittava ratkaisu tukee palveluprosessien modernisointia, asiakaskokemuksen parantamista ja toiminnan tehokkuutta.
Hankinnan arvon arvioidaan olevan vuositasolla 40 000 - 60 000 euroa.
Hankintaan liittyvän aikataulun, teknisten vaativuusmäärittelyjen ja KEHA keskuksen asiakasjärjestelmään liittyvän integrointitarpeen vuoksi kilpailutus on vaativa. Täten on perusteltua käyttää ulkoistettua palvelua hankinnan toteuttamiseksi.
Kaupunkikonsernin hankintasäännön liitteen A mukaan yksittäinen nimetty hankintakokonaisuus voidaan talousjohtajan päätöksellä siirtää kilpailutuksen, hankintapäätöksen ja -sopimuksen teon osalta Sansian Oy:n toteutettavaksi 300 000 euroa saakka.
Ulkoistettujen hankintojen sisällön ja kohteen määrittäminen tapahtuu edelleen hankinnasta vastaavan kaupungin yksikön toimesta; Sansia Oy vastaa hankintaprosessin toteutuksesta ja hankintalain asiantuntemuksesta.
Uuden sopimuksen on tarkoitus astua voimaan viimeistään vuoden 2027 alussa. Sopimus on tarkoitus tehdä kahdeksi vuodeksi sisältäen kahden vuoden option, jolloin hankinnan arvioitu kokonaisarvo on 240 000 euroa, ALV 0 %.