Valmistelija
Tiia Tamlander, talousjohtaja, tiia.tamlander@mikkeli.fi
Kuvaus
Tilintarkastusyhteisö valitaan kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan esityken perusteella. Kuntalain 122 § mukaisesti kaupunginvaltuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua, tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Kukin yhteisö valitsee vastuunalaisen tilintarkastajan omissa toimielimissään, ja palveluntarjoaja tekee myös kirjalliset hankintasopimukset erikseen kunkin tytäryhtiön kanssa.
Talouspalvelut on toteuttanut yhteistyössä hankintojen asiantuntijapalveluita tarjoavan julkisomisteisen Sansia Oy:n kanssa Mikkelin kaupunkikonsernin tilintarkastuspalveluiden kilpailutuksen tarkastuslautakunnan 22.8.2023 § 43 hyväksymään tarjouspyyntö- ja hankintasopimusluonnokseen perustuen. Tilintarkastuspalveluiden lisäksi kilpailutettu kokonaisuus sisältää myös tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät. Kaupunkikonsernin hankintasäännön mukaisesti hankinnasta laadittiin tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa erityispiirteiden tunnistaminen, joka sisälsi myös yritysvaikutusten arvioinnin. Hankinnasta on toteutettiin myös markkinavuoropuhelu tarjouspyyntöasiakirjojen kommentointimahdollisuuden muodossa ennen kuin tarjouspyyntöluonnos tuotiin tarkastuslautakunnan hyväksyttäväksi.
Hankinnan tarjouspyynnön valmisteluhetkellä ennakoitu kokonaisarvo oli noin 500 000 euroa, joten kyse on hankintalain 26 §:n mukaisen EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta. Hankintamenettely oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankinnan sopimuskausi on 1.1.2024 - 31.12.2027 ja se sisältää myös optiomahdollisuuden optiokaudelle 1.1.2028-31.12.2029. Tarjouspyyntö nro 8226 oli avoinna sähköisessä tarjouspalvelussa ja EU-hankintojen virallisella TED-sivustolla 25.8.2023 - 2.10.2023.
Tarjoukset saatiin määräaikaan 2.10.2023 klo 9.00 mennessä kahdelta yritykseltä:
- KPMG Oy Ab (1805485-9)
- TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy (0998761-4)
Molemmat tarjouspyynnön jättäneet tarjoajat täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus sisältäen tarkastuspäivien ja tarkastuslautakunnan sihteeripalvelun hintatietojen lisäksi myös laadullisia kriteerejä. Vertailuyhteenveto on liitteenä.
Mikkelin kaupunki on tarkastanut valittavaksi esitetyn yrityksen soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä ja tarjoaja täyttää tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Kaupunki on tarkastanut ennen hankintapäätöstä VastuuGroup-palvelusta, että tarjoaja on hoitanut tilaajavastuulain edellyttämät velvoitteet. Valittavan tarjoajan on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote laissa määriteltyjen vastuuhenkilöiden osalta sekä yhteisösakko-ote yrityksen osalta. Tarjouksen hyväksymisestä tehty päätös ei vielä muodosta sopimusta, vaan sopimus syntyy vasta sopimusasiakirjan allekirjoituksilla. Hankintasopimus voidaan tehdä hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi. Optiokauden käyttämisestä tehdään erillinen päätös.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Päätösehdotuksen perusteena olevat asiakirjat kuten vertailuyhteenveto, vertailun perustelut sekä tarjousasiakirjat ovat salassa pidettäviä, kunnes asiasta tehdään päätös (asian keskeneräisyys, julkisuuslaki 19 §). Päätöksen myötä asiakirjat tulevat asianosaisjulkisuuden piiriin (julkisuuslaki 11 §). Hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen em. tiedot tulevat julkisiksi liikesalaisuustietoja lukuun ottamatta (julkisuuslaki 7.2 §). Julkisuuslain 11.2 § 6 kohdan mukaisesti tarjousten vertailussa käytetty kokonaishinta on julkinen tieto. Hankintapäätös tulee julkisuuslain 6.1 § 8 kohdan mukaan julkiseksi, kun ao. päätös on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. Tässä hankinta-asiassa varsinaisen hankintapäätöksen tekee kaupunginvaltuusto.
Päätösehdotus
Esittelijä
Raine Lehkonen, raine.lehkonen@luottamus.mikkeli.fi
Salassapidettävät tiedot poistettu.
Päätös
Hyväksyttiin.
Merkitään, että tarkastuslautakunnan sihteeri KHT, JHT Elina Hämäläinen ilmoitti olevansa esteellinen (asianosainen) ja poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi. Ilmoitus hyväksyttiin.
Merkitään, että sihteerinä tämän pykälän ajan toimi talousjohtaja Tiia Tamlander.