Mikkelin kaupungin liikelaitos Otavia, kokous 4.6.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 17 Muutos Otavian laskujen asiatarkastajiin ja hyväksyjiin 2019

MliDno-2018-2542

Valmistelija

  • Harri Jokinen, johtaja-rehtori, harri.jokinen@otavanopisto.fi

Kuvaus

Asiatarkastajat on hyväksytty johtokunnan kokouksessa 19.2.2019 käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Hankkeiden vastuuhenkilöt eivät ole olleet aiemmin asiatarkastajia. Käytännössä on kuitenkin huomattu tämän aiheuttavan paljon lisätyötä muille henkilöille. Laskujen käsittelyä huomattavasti selkeyttäisi, mikäli hankkeiden laskut kulkisivat ensimmäisenä vastuuhenkilöiden kautta. Ostolaskujärjestelmässä laskuja koskevat sisältöä tarkentavat keskustelut tallentuvat suoraan laskun tietoihin. Lisäksi vastuuhenkilöt pääsevät itse tarkastelemaan tarkemmin hankkeelle kirjautuneita kuluja. Tunnusten avaaminen ei aiheuta lisäkustannuksia.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Harri Jokinen, johtaja-rehtori, harri.jokinen@otavanopisto.fi

Lisätään asiatarkastajiin hankkeiden vastuuhenkilöt ja heille avataan oikeudet P2P-järjestelmään. Tarkastuskiertoa muutetaan siten, että hankkeiden laskut menevät ensimmäisenä nimetylle vastuuhenkilölle, tämän jälkeen kyseisen tiimin vetäjälle, jonka jälkeen hyväksyttäväksi.

Päätös

Hyväksyttiin.

Tiedoksi

Elina Rahikainen, Mari Komulainen, Otavian henkilöstö