Konserni- ja elinvoimajaosto, kokous 21.9.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 83 Kaupunkikonsernin tilaintegraation mallinnus

MliDno-2021-604

Aikaisempi käsittely

Konserni- ja elinvoimajaosto, 9.2.2021

Valmistelija

Linda Asikainen, palvelujohtaja, linda.asikainen@mikkeli.fi
Jouni Riihelä, kaupunkikehitysjohtaja, Jouni.Riihela@mikkeli.fi

Kuvaus

Kaupunginhallituksen (22.6.2020 §231) hyväksymän talous- ja tulevaisuusohjelman yksi keskeisistä tavoitteista on konsernitoimintojen resurssitehokkuus sekä kaupunkiorganisaation ja kaupunkikonsernin tilaintegraatio. Konsernin osalta tavoitteena on ollut selvittää ensisijaisesti Kiinteistökehitys Naistinki Oy:n, Metsäsairila Oy:n ja Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n toimintojen siirtyminen ja keskittäminen virastotalokortteliin. Emokaupungin vetämiin keskusteluihin ja valmisteluun ovat osallistuneet toimitusjohtajat.

Mittakaavallisesti yhtiöiden toimintojen sijoittaminen kaupungin virastotalon yhteyteen on mahdollista. Tämä edellyttää sitä, kaupungin asiointipiste siirtyy pääkirjaston tiloihin, mikä on osaltaan kaupunkiorganisaation toimintojen kehittämistyötä. Tässä yhteydessä on suunnitteilla laajempi konsernin yhteispalvelupiste, jossa mahdollistetaan asiakaspalvelun yhden palveluluukun -periaateella laajasti konsernin palveluiden osalta. Tilaintegraatio edellyttää ulkoisen vuokralaisen (Essote) sopimuksen irtisanominen (6 kk irtisanomisaika) Vilhonkadun puolen tilojen osalta. Essoten oma tilaintegraatio-ohjelma ja siirtyminen omiin tiloihin on ollut myös asiakkaan omissa tulevaisuuden suunnitelmissa.

Konsernin tilaintegraation työryhmän on muodostanut tilaselvityksen, jossa yhtiöt ovat kertoneet tilatarpeistaan tulevaisuudessa. Samalla on tarkasteltu muutoksen vaikuttavuutta konserniyhteistyön, asiakassaatavuuden, mahdollisen yhteispalvelupisteen toimintojen sekä kiinteistövaikutusten osalta. Integraatioselvityksen yhteydessä on tilattu paikalliselta arkkitehtitoimistolta luonnos, jossa mallinnetaan yhtiöiden toimintojen pääasiallinen siirtyminen kaupungin virastotalon 1. kerrokseen. Taloudelliset vaikutukset esitellään kokouksessa.

Konserniyhteistyön osalta koettiin hyödylliseksi toimintojen sijoittuminen fyysisesti lähelle toisia yhtiöitä ja emokaupunkia, mikä sujuvoittaisi entisestään yhteistyötä ja lisäisi välitöntä vuorovaikutusta. Konsernipalveluiden osalta samoissa tiloissa toimiminen voi tuoda ketteryyttä ja lisähyötyjä muulle yrityskentälle. Toisaalta nykytilanne on joillekin yhtiöille toimiva, sillä yhteydenpito tapahtuu pääsääntöisesti digitaalisten kanavien kautta, eikä lähiyhteistyölle yhtiöissä nähdä suurempaa tarvetta. Edellä mainitut koskevat myös asiakassaatavuutta. Parkkipaikkojen saatavuus ja liikkumisen tehokkuus aiheuttavat yhtiöiden näkökulmasta osaltaan haasteita. Kaupunkiorganisaatiolla on tarjolla parkkipaikkoja virastotalon alla ja toriparkissa sekä ulkoalueilla virastotalon läheisyydessä. Kaupungilla olevat yhteiskäyttöautot ovat hyödynnettävissä koko konsernin osalta.

Osa konserniyhtiöiden asiakaspalvelutoiminnoista voidaan keskittää kirjastolle rakentuvaan yhteispalvelupisteeseen (esim. asuminen, jäteneuvonta, jne.), mikä tehostaa asiakaspalveluprosessia. Lisäksi yhteisen tiedon välittyminen ja asioinnin helppous on kiinnostuva mahdollisuus. Myös Matkailuneuvonnan sijoittuminen pääkirjaston tiloihin katsotaan hyvänä vaihtoehtona tulevaisuuden palvelumallia ajatellen. Matkailun johto ja projektitoiminta sijoittuisi virastotaloon.

Kiinteistövaikutusten merkitys (ketjutus, jatkosuunnitelmat) tulee huomioida Metsäsairila Oy:n ja erityisesti Kiinteistökehitys Naistinki Oy:n osalta. Siirtyminen pois omista (Kiinteistökehitys Naistinki Oy, Metsäsairila Oy) ja konsernin omistamista (Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy) tiloista, aiheuttaa erityisesti merkittäviä vuokratulomenetyksiä, mikäli tiloja ei saada markkinoille vuokrattua. Markkinakysyntä toimitiloista on tällä hetkellä vähäistä. Matkailun siirtyminen ulkoa vuokratuista tiloista tuo konsernille suoria kustannussäästöjä.

Konsernitilaintegraation yhteydessä on kartoitettu kaupungin omien toimintojen tilatiivistämisen ja palvelujen keskittämisen mahdollisuutta. Järjestelyt edellyttävät osaltaan kaupungin omassa käytössä olevien tilojen tilakäytön tehostamista. Uuden tila- ja palvelumallin sijoittaminen (front desk -palvelutiski) pääkirjaston aulaan on mahdollinen. Jatkossa yhteisen palvelutiskin kautta tarjotaan myös konsernin asumisen (Mikalo Oy, Mikkelin Asumisoikeus Oy ja Mikkelin opiskelija-asunnot Oy) palvelut. Kaupungin asiointipisteen uudessa sijoittumisessa on huomioitava virastotalon neuvonnan ja lupa-asioiden järjestäminen.

Kokonaismuutos vaatii uudenlaisen ja tehokkaan tilasuunnittelun pääkirjaston osalta. Riittävän suuret asiakaspalvelutilat suunnitellaan pääkirjaston aulaan. Suunnittelussa on otettava huomioon palvelujen saatavuus ja asiakaspalvelun tehokkuus sekä kirjastotoiminnan tarpeet.

Kokonaistilaratkaisujen yhteydessä pyritään huomioimaan tulevaisuuden työhuonetilaratkaisut, jonka yhteydessä katsotaan etätyön tuomia muutoksia tilakäyttöön. Lähtökohtana on se, että tilatiivistäminen ja -integraatio tapahtuvat kaupungin oman kiinteistökannan sisällä lisäten tältä osin kiinteistöjen käytön tehokkuutta.

Päätösehdotus

Esittelijä

Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Konserni- ja elinvoimajaosto käynnistää tarvittavat toimet konserniyhtiöiden (Metsäsairila Oy, Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy ja Kiinteistökehitys Naistinki Oy) sijoittamiseksi virastotaloon ja käynnistää toimet konsernin asiakaspalveluiden rakentamiseksi kirjaston ala-aulan yhteyteen. Talous- ja tulevaisuusohjelman keskeisenä tavoitteena oleva tilaintegraatio käynnistetään välittömästi tarkemmalla suunnitteluvaiheella. Integraation läpivienti konsernin ja kaupungin omien toimintojen osalta suunnitellaan läpivietäväksi hyvässä yhteistyössä tilatarve ja palvelujen saatavuus huomioiden. Muutokset tehdään sykleittäin, tarve- ja kiireellisyys sekä talousarvion investointimahdollisuuksien mukaisesti.

Päätös

Asiasta käydyn keskustelun aikana Markku Kakriainen esitti Raimo Heinäsen kannattamana, että suunnitelman käynnistämisen lisäksi pidetään erillinen kaupunginhallituksen ja konserni- ja elinvoimajaoston yhteinen kiinteistöiltakoulu, jossa seurataan myös suunnitelman etenemistä tarkennetuin laskelmin.

Puheenjohtaja tiedusteli voidaanko Markku Kakriaisen esitys hyväksyä yksimielisesti. Hyväksyttiin. 

Merkitään, että tekninen johtaja Jouni Riihelä selosti asiaa konserni- ja elinvoimajaostolle. 

Valmistelija

  • Linda Asikainen, palvelujohtaja, linda.asikainen@mikkeli.fi
  • Jouni Riihelä, kaupunkikehitysjohtaja, Jouni.Riihela@mikkeli.fi

Kuvaus

Kaupunkiorganisaation ja kaupunkikonsernin tilaintegraatio pohjautuu kaupunginhallituksen (22.6.2020 §231) hyväksymän talous- ja tulevaisuusohjelmaan, ja on osa sen keskeisiä tavoitteita. Konserni- ja elinvoimajaoston kokouksessa 9.2.2021 (§8) on ollut käsittelyssä kaupunkikonsernin tilaintegraation käynnistäminen.

Konserni- ja elinvoimajaoston kokouksessa päätettiin, että tilaintegraatio mallinnetaan ja suunnitellaan sekä tuodaan päätöksentekoon syksyllä 2021. Muutokset tehdään sykleittäin, tarve- ja kiireellisyys sekä talousarvion investointimahdollisuuksien mukaisesti. Lisäksi päätettiin, että asiasta pidetään (16.3.2021) erillinen kaupunginhallituksen ja konserni- ja elinvoimajaoston yhteinen kiinteistöiltakoulu.  

Kaupunkikonsernin tilaintegraation suunnittelua on jatkettu toimeksiannon mukaisesti tilamallinnuksena virastotalokortteliin virastotalolle ja pääkirjastolle annetun aikataulun mukaisesti. Tilaintegraation mallinnuksessa on ensimmäisessä vaiheessa hahmotettu henkilömääriä ja tilatarpeita sijoittumisen sekä neliöiden näkökulmasta.

Työryhmiä on ollut kaksi ja ne ovat koostuneet niistä tahoista, joiden palvelukokonaisuuksien sijoittumista tilaintegraatiossa yhteistyössä on mallinnettu. Tämän lisäksi työryhmätyöskentelyyn on osallistunut arkkitehti, joka on toteuttanut mallinnukset niin työryhmän työskentelyn sekä yksikkökohtaisten käyntien perusteella. Mallinnuksen yhtenä lähtökohtana on ollut hyödyntää kaupungin oman kiinteistökannan sisällä olevia tiloja kustannustehokkaasti mahdollisimman vähäisillä rakenteellisilla muutoksilla. Tilamallinnuksessa on otettu huomioon kokonaisuuksien sijoittuminen järkevästi asiakkaiden, palveluiden sekä henkilöstön kannalta.

Työryhmätyöskentelyssä virastotalon ensimmäiseen kerrokseen on mallinnettu toimitilat tarvejärjestyksessä Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:lle sekä Matkailulle. Toiminnot on mahdollista sijoittaa virastotalon 1. kerrokseen kokonaisuudessaan nykyisen asiointipisteen tiloihin sekä pääaulan toisella puolella sijaitsevaan siipeen. Matkailun asiakaspalvelutoiminnot sijoittuisivat kuitenkin yhteisesti suunniteltuun front desk -palvelupisteeseen.

Uudenlainen front desk -palvelupiste, joka kattaisi nykyisen Mikkelin kaupungin asiointipisteen palveluiden lisäksi myös muita kaupungin ja konserniyhtiöiden asiakaspalveluja, kuten matkailun, asumisen ja viranomaistoimintojen palveluita, on mallinnettu kirjastorakennukseen. Palvelupisteen sijainniksi työryhmätyöskentelyssä mallinnettiin yhteistyössä nykyinen lehtienlukusali, johon toiminnot voisivat sijoittua kustannustehokkaimmin, mahdollisimman vähäisin muutostöin. Lisäksi kirjastopalveluiden (ml. lehtienlukusali) aukioloajat ovat laajemmat kuin palvelupisteen, joten kulkeminen sekä tilalukitukset voidaan toteuttaa tehokkaimmin mallinnuksessa suunniteltuihin tiloihin.

Nykyisen lehtienlukusalin uudelleen sijoittelussa oli huomioitava muun muassa kirjastopalveluiden lakisääteiset toiminnot, esteettömyys ja palvelujen saatavuus. Vaihtoehtona oli suunnitella lehtienlukusali pääkirjaston 1. kerrokseen, mutta toiminnallisuutta sekä pääkirjaston palveluita ajatellen mallinnuksessa se sijoitettiin 2. kerrokseen. Lehtienlukusali on sijainnut alun perin pääkirjaston 2. kerroksessa vuoteen 1996 saakka, joten tilaintegraation yhteydessä se palaisi takaisin alkuperäiseen paikkaan. Tuolloin tilasuuruus on ollut 140 m2. Nykyään lehtienlukusalin suuruus on 180 m2.

Mallinnukset ovat olleet nähtävillä koko työskentelyn ajan työryhmissä sekä niihin on tehty tarvittavia muutoksia niiden tarpeiden pohjalta, joita työryhmän edustajat ovat pitäneet merkittävinä oman toimintansa näkökulmasta. Lopullinen tilaintegraatiomallinnus on hyväksytty työryhmissä ja näin ollen viety kustannuslaskentaan.

Tilaintegraation tavoitteena on ollut tuoda kaupunkiorganisaation sekä kaupunkikonsernin palvelut keskitetysti, tehokkaasti ja nykyaikaisesti yhteisten asiakkaiden saataville. Synergiaeduksi sekä yhteistyön lisäämiseksi voidaan laskea yhden palveluluukun periaate virastotalokorttelissa asioiville niin työn kuin vapaa-ajan merkeissä.

Aikataulu:

Mikäli tilaintegraation osalta päätetään edetä seuraavaan vaiheeseen, aloitetaan tilojen osalta varsinainen suunnittelutyö yhteistyössä työryhmien kanssa sekä huomioidaan asiaan liittyvä osallistaminen. Mallinnusvaiheessa on työryhmätyöskentelyn sekä mallinnusten toimesta todennettu, että tilaintegraatiossa huomioitavat toimijat ja palvelukokonaisuudet mahtuvat virastotalokortteliin.

Mikkelin Matkailu (MikseiMikkeli) on vuokralla ulkopuolisissa tiloissa Laitisenkulmassa, joissa irtisanomisaika on neljä (4) kuukautta. Matkailun toimintoja sijoittuisi tilaintegraation yhteydessä virastotalon 1. kerrokseen ja pääkirjastorakennukseen suunniteltuun front desk -palvelupisteeseen. Virastotalon 1. kerroksen tiloihin sijoittuisi kokonaisuudessaan myös Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n toiminnot. Tällä hetkellä kehitysyhtiö toimii Tumassa, Naistinki Oy:n tiloissa, joissa irtisanomisehtona on 30.9.2022.

Pääkirjastorakennuksen front desk -palvelupisteeseen virastotalolta siirtyisivät myös kaupungin asiointipiste ja siinä olevat toiminnot sekä konserniyhtiöiden asiakaspalvelutoimintoja. Kehitysyhtiön (Miksei) toimintojen siirtyminen virastotalolle edellyttää asiointipisteen toimintojen siirtymistä pääkirjastorakennukseen sekä tarvittavat tilamuutokset.

Toteutus:

  1. Lehtienlukusalin siirto pääkirjaston 2. kerrokseen
  2. Uuden palvelupisteen muutostyöt pääkirjastolla
  3. Virastotalon 1. kerroksen nykyisten vuokralaisten siirto muihin tiloihin (tilat olemassa)
  4. Matkailun siirtyminen virastotalolle
  5. Asiointipisteen muutto pääkirjastolle
  6. Asiointipisteen tilojen remontointi Miksein toiminnoille
  7. Miksein muutto asiointipisteen tiloihin

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Konserni- ja elinvoimajaosto päättää, että virastotalokorttelin tilaintegraatio käynnistetään laaditun mallinnuksen ja esitettyjen periaatteiden pohjalta. Periaateratkaisu vastaa mittakaavassa kaupunkikonsernin tarjoamien palvelujen saavutettavuudelle, kaupungin konsernin yhteistyön lisäämiselle ja talouden kustannussäästöille asetettuja tavoitteita. Projektin seuraavassa vaiheessa laaditaan varsinaiset suunnitelmat (tilaratkaisut ja työtilojen suunnitelmat, tarkempi kustannusarvio, aikataulu vaiheistuksineen) toteutuksen mahdollistamiseksi. Julkisten palveluiden mahdollisten muutosten osalta kuullaan varsinaisen suunnitteluvaiheen aikana kuntalaisia. Toteutuksen talousvaikutukset huomioidaan kaupungin talousarvioesityksessä 2022.

Päätös

Kirjattiin saapuneeksi kansalaisadressi, jossa oli 563 allekirjoitusta kirjaston puolesta.

Kokouksen aikana Satu Taavitsainen esitti, ettei tilaintegraatiota käynnistetä laaditun mallinnuksen ja pohjaesityksen mukaisesti. Kukaan ei kannattanut esitystä, joten se raukesi. 

Raimo Heinänen esitti Eero Ahon kannattamana, että matkailupalvelut siirtyvät kaupungin virastotalolle ja että kehitysyhtiö Miksein muihin tilaratkaisuihin palataan myöhemmin ja että tilaratkaisuista luovutaan kirjaston osalta. Asiasta äänestettiin. Heinäsen esitystä äänestivät kaikki jaoston jäsenet sekä puheenjohtaja. Pohjaesitystä ei äänestänyt kukaan.

Puheenjohtaja totesi, että jaoston päätökseksi on tullut Raimo Heinäsen tekemä päätösehdotus.

Tiedoksi

Linda Asikainen, Jarkko Hyttinen, Kiinteistökehitys Naistinki Oy/ Kyösti Ylijoki, Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy / Juha Kauppinen ja Maisa Häkkinen, Mikalo Oy/ Hannu Sormunen, Metsä-Sairila Oy/ Ville Kakkonen, kirjastopäällikkö, kaupungin asiointipiste

Liitteet

Liite Kej Kirje, Mikkelin kaupunki pääkirjaston tilajärjestelyt - Itä-Suomen aluehallintovirasto.pdf (pdf, 338 kt)