Kaupunkiympäristölautakunta, kokous 25.5.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 85 Rakennusvalvonnan taksan muutos ja sopimus rakennusvalvonnan sähköisen arkiston aineiston avaamisesta Cloudpermit Oy:n Lupapiste kaupassa

MliDno-2021-2138

Valmistelija

  • Sari Valjakka, johtava rakennustarkastaja, Sari.Valjakka@mikkeli.fi

Kuvaus

Mikkelin rakennusvalvonnassa on käytössä Cloudpermit Oy:n sähköinen rakennusvalvonnan asiointikanava Lupapiste. Sähköisesti saapuneet asiakirjat arkistoidaan sähköisesti edellä mainitun toimittajan palvelussa. Ennen Lupapiste-kanavan käyttöön ottamista saapuneet asiakirjat on arkistoitu pääosin paperimuotoisina. Pieni osa niistä on saati digitoitua kaupungin omana työnä. Rakennusvalvonnan arkiston digitoinnin kilpailutus on käynnistetty ja tarkoitus on muuttaa paperiarkistoa digitaaliseen muotoon asiakirjojen sähköisen käsittelyn mahdollistamiseksi. 

Rakennusvalvonnan paperiarkistosta tehdään jatkuvasti arkistohakujä mm. kiinteistönomistajien, suunnittelijoiden sekä kiinteistönvälittäjien pyynnöstä. Arkistohaku on määritelty maksulliseksi rakennusvalvonnan taksan 14.2 kohdan mukaisesti: rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkistosta pyydetty arkistoasiakirjan tiedonhaku kertamaksu 80 € + 20 €/alkava työtunti. Sähköinen rakennusvalvonnan digitoiman A4-A3 asiakirjan toimittaminen sähköpostilla on taksan veloituksen mukaan 5 € / kpl. Asaiakirjojen haku kellarikerroksen arkistosta ja sen laskutus vie paljon rakennusvalvonnan sihteerien työaikaa. Ylimääräistä etsimistyötä aiheuttaa se, että arkistointia on tehty liitoskunnissa hakemusten saapumisjärjestyksessä eikä kiinteistöittäin eikä lupatietoja ole aina saatavissa. Yksittäisten suurempien asiakirjojen digitointikustannukset ovat maksaneet tietopyynnön jättäneet siten, että rakennusvalvonnan arkiston suuret piirustusasiakirjat on digitoitu tai kopioitu kaupungin yhteistyökumppanin toimesta, joka on laskuttanut suoraan asiakirjan pyytäjää.

Kun digitointityö on kilpailutettu, kaikki digitointityö siirtyy kilpailun voittaneelle yritykselle. Asiakirjojen digitointityöstä aiheutuu kustannuksia kaupungille ja näistä kustannuksista kaupunki veloittaa tietojen pyytäjiä myöhemmin kerrotulla tavalla. Digitoitu aineisto siirretään Lupapisteen sähköiseen arkistoon, josta se voidaan julkaista Lupapisteen kaupassa kuntalaisten saataville. Digitoinnin yhteydessä digitointiprojektiin osoitetaan resursseja arkiston seulomiseen ja hakutietojen syöttämiseen. Lupapisteen kauppa mahdollistaa asiakirjojen siirron tietopyynnön esittäneille jatkossa ilman henkilöstön työpanosta arkistohakujen ja laskutettavan työn osalta. Mikäli asiakirjoja ei ole ehditty digitoida palveluun, asiakirjan pyytäjä voi jättää palvelussa digitointipalvelupyynnön, jonka jälkeen kyseinen asiakirja digitoidaan palveluun. Tämän jälkeen asiakirjan pyytäjä voi maksettuaan ladata tilaamansa asiakirjan.

Lupapisteen arkistokauppa voidaan avata kunnassa joko omana palveluna, jolloin kunta maksaa Cloudpermit Oy:lle (aineiston ostajan) arkistokauppasovelluksesta kiinteän kuukausihinnan tai vaihtoehtoisesti kunta luovuttaa aineiston Cloudpermit Oy:lle myyntiin, jolloin kunta laskuttaa aineiston luovutuksesta Cloudpermit Oy:tä. Palvelu on tällöin maksutonta kunnalle ja kunta voi laskuttaa aineiston myynnistä Cloudpermit Oy:tä.

Cloudpermit Oy:n kanssa solmittava sopimus oikeuttaa Cloudpermit Oy:n ostamaan kunnan omistamaa rakennusvalvonnan sähköisesti arkistoitua ja myyntipalveluun sallittua aineistoa Lupapisteen sähköisestä pysyväisarkistosta Cloudpermit Oy:n hallinnoiman, ylläpitämän ja kehittämän rajapinnan kautta. Aineiston ostaja on oikeutettu myymään ostamaansa aineistoa eteenpäin sähköisessä verkkokaupassaan hintaan 12 € (alv 0 %) jokaiselta ladatulta dokumentilta. Edellytyksenä sopimuksen solmimiselle on se, että kaupungilla on voimassa oleva sopimus Cloudpermit Oy:n kanssa Lupapiste-palvelun toimittamisesta.

Cloudpermit Oy maksaa kaupungin määrittelemän hinnan 3,84 € (alv 0%) jokaisesta yksittäisestä dokumentista, joka on rajapinnan kautta ladattu.  Mikkelin rakennusvalvonta laskuttaa Cloudpermit Oy:ltä toteutuman mukaisen summan puolivuosittain. Cloudpermit Oy tilittää kaupungille toteutuman, joka saadaan Lupapisteen pääkäyttäjänäkymästä ajettavasta raportista. Maksuehto on kolmekymmentä (30) päivää netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Mahdolliset huomautukset laskua koskien on tehtävä ennen eräpäivää.

Cloudpermit Oy kertoo aineiston myyntiin tarkoitetun palvelunsa käyttöehdoissa, että rajapinnan kautta haettava aineisto ei ole virheetöntä eikä kaupunki ole vastuussa mahdollisesti virheellisen aineiston käyttämisestä aiheutuvista vahingoista. Cloudpermit Oy avaa rajapinnan kaupungin sähköisen arkistoon sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

Immateriaalioikeudet rajapinnan kautta välitettävään kaupungin aineistoon kuuluvat kaupungille tai kolmansille osapuolille, eikä Cloudpermit Oyllä ole niihin muuta käyttöoikeutta kuin oikeus sopimuksen voimassaoloaikana välittää niitä aineiston myyntiin tarkoitetun palvelunsa kautta loppukäyttäjille. Omistus- ja kaikki immateriaalioikeudet rajapintaan ja siihen liittyvään dokumentaatioon kuuluvat Cloudpermit Oy:lle tai kolmansille osapuolille. Omistus- ja kaikki immateriaalioikeudet Cloudpermit Oyn loppukäyttäjille tarjoamiin omiin palveluihin kuuluvat Cloudpermit Oylle tai kolmansille osapuolille.

Sopimus tulee voimaan, kun kumpikin sopijapuoli on sen allekirjoittanut.
Sopijapuolella on oikeus irtisanoa sopimus kirjallisesti noudattaen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa. Mikäli kunnan sopimus Cloudpermit Oy:n kanssa Lupapiste-palvelusta päättyy irtisanomisen tai purkamisen johdosta, päättyy tämä sopimus automaattisesti samana päivänä.

Rakennusvalvonnan sähköinen palvelukanava, arkisto ja kauppa toimivat samassa ympäristössä, jolloin kapungille ei aiheudu lisäkustannuksia palvelun avaamisesta kuntalaisille.

Asiakirja-aineiston tarjoaminen Lupapisteen arkistokaupan kautta sähköisessä muodossa helpottaa rakennusvalvonnan työtilannetta siltä osin, että paperimuodossa olevien asiakirjojen haku ja etsintä kaupungin arkistosta sekä asiakirjojen skannaaminen tai kopiointi asiakkaille ja näihin liittyvä laskutus tulee aikaa myöten vähenemään ja työpanosta voidaan kohdistaa muihin tehtäviin. Arkistohauista laskutetut maksut tulevat jatkossa laskemaan olennaisesti, mutta suurempi hyöty saadaan siitä, että rajalliset henkilöresurssit saadaan toiminnan kannalta tärkeämpään käyttöön.

Johtava rakennustarkastaja valtuutetaan tulosaluejohtajana allekirjoittamaan sopimus Cloudpermit Oy:n kanssa. Liitteenä sopimus. Luovutettavaan aineistoon sisältyvien tietojen käsittelystä on erillinen sopimus, jolla turvataan se, ettei henkilö- tai muita salassa pidettäviä tai ei-julkisia tietoja luovuteta sellaisille tahoille, joilla ei oikeutta saada tai käsitellä niitä.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Jouni Riihelä, tekninen johtaja, Jouni.Riihela@mikkeli.fi

Kaupunkiympäristölautakunta päättää, että rakennusvalvonnan arkiston lupa-asiakirjoja luovutetaan jatkossa sopimuksen allekirjoituksen jälkeen myymällä Lupapiste-kaupan kautta siten, että palvelun tuottaja veloittaa asiakirjan tilaajalta 12 € (alv 0 %)/asiakirja. Mikkelin kaupunki veloittaa palveluntuottajaa 3,84 € (alv 0 %) jokaisesta yksittäisestä kaupassa myydystä asiakirjadokumentista.

Johtava rakennustarkastaja valtuutetaan tulosaluejohtajana allekirjoittamaan liitteenä oleva sopimus aineiston luovuttamisesta Lupapiste-kaupan kautta.

Päätös

Hyväksyttiin.

Tiedoksi

Rakennusvalvonta/Sari Valjakka, Cloudpermit Oy

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä:

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä
  • kunnan jäsen.


Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Mikkelin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa myös postitse tai sähköisesti. Postiin oikaisuvaatimusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Kunnan jäsenen ja kuntalain (410/2015) 137 §:n 2 momentissa tarkoitetun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Mikkelin kaupunki/Kaupunkiympäristölautakunta.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100 Mikkeli
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen, ja se on tekijän allekirjoitettava. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan oikaisua,
  • se, millaista oikaisua vaaditaan,
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.


Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero.

Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mikkelin kaupungin kirjaamosta.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100 Mikkeli
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Puhelinnumero: 044 794 2033 / 015 1941 (vaihde)
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.