Kaupunginhallitus, kokous 8.3.2016

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 83 Mikkelin kaupungin talous- ja tietopalveluiden mahdolliset uudelleen järjestelyt

MliDno-2015-1458

Aikaisempi käsittely

Kuvaus

Mikkelin kaupunki (Kaupunki) solmi 31.5.2011 Kuntien Tiera Oy:n (Tiera) kanssa kestoltaan viisivuotiset Puite- ja Palvelusopimukset tietohallintopalveluiden tuottamisesta. Sopimukseen liittyi kahden vuoden optio, jossa ehtona on hintojen lasku. Kaupunki on irtisanonut 5.11.2015 Tieran kanssa solmitut Puite- ja palvelusopimukset päättymään 31.5.2016.

Kaupunki siirsi 1.1.2012 liikkeenluovutuksella talouspalvelukeskuksen henkilöstön Kunnan Taitoa Oy:lle ja samalla solmittiin viisivuotinen palvelusopimus talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen tuottamisesta Kaupungille. Sopimus päättyy 31.12.2016.

Mikkelin kaupunginvaltuusto päätti 25.1.2016 pidetyssä kokouksessa siirtää 31.12.2016 mennessä kaupungin sosiaali- ja terveystoimensa kokonaisuudessaan perustettavalle Etelä-Savon sosiaali- ja terveysalueen kuntayhtymälle (E-S SOTE).

Sosiaali- ja terveystoiminnan siirto E-S SOTE:lle leikkaa kaupungin tieto- ja taloushallinnon palveluja n. 40 %, joten on perusteltua harkita uudelleen, miten nämä tukipalvelut jatkossa tulisi järjestää.

Päätösehdotus

Esittelijä

Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus valtuuttaa kaupungin virkamiesjohdon valmistelemaan vaihtoehtoiset ratkaisumallit kaupungin Talous- ja tietohallintopalveluiden organisoimiseksi ja esittelemään ne kaupunginhallitukselle 31.3.2016 mennessä.

Päätös

Hyväksyttiin.

Kuvaus

Tietohallintopalvelut
valmistelija: Juha Ropponen

Kuntien Tiera Oy:n (Tiera) kanssa käytyjen neuvottelujen tuloksena päädytään esittelemään kaupunginhallitukselle toimintamallia, jossa solmitaan kaksivuotinen (1.1.2016 – 31.12.2017) Puitesopimus ja alasopimuksina käyttäjäpalvelu- sekä pilvi- ja käyttöpalvelusopimukset.  Neuvottelutuloksen keskeiset muutokset nykyiseen sopimukseen ovat: Tiera alentaa työasema-palvelun sopimushintoja -8,7 %. Opetuksen palveluiden hinnoittelussa siirrytään aikaisemman ns. könttäveloituksen asemasta suoriteperusteiseen hinnoittelumalliin. Palveluun sisällytetään itsepalveluportaali sekä Mikkeliin perustettu Service Desk toiminto. Sopimusaika 1.1.2016 - 31.12.2017. Sote -toimintojen aiheuttama volyymin lasku (n. -40 %) ei korota sovittuja yksikköhintoja. Sopimuskauden aikana Mikkelin kaupunki vaiheittain kilpailuttaa ja ottaa käyttöön ensin tulostuspalvelut (2016 aikana) ja seuraavaksi sisäisen tietoliikenteen (vuoden 2017 alussa). Työasemapalvelut kilpailutetaan vuoden 2017 aikana ja otetaan käyttöön 1.1.2018 tai vaihtoehtoisesti se otetaan omaksi toiminnaksi. 

1.1.2015 käyttöön otettua KuntaERP- toiminnanohjausjärjestelmää hallinnoidaan ja kehitetään Tieran osaamiskeskustyön puitteissa. Kehittämistoimenpiteet hyväksytään vuosittain. Vuonna 2016 SAP ERP- kehittämiskustannukset ovat noin 165 000 euroa, johon joudutaan hakemaan talousarvion lisämäärärahaa talousarvioseurannan yhteydessä.

Lisäksi Tieran yksi ICT -erikoisasiantuntija on työskennellyt kaupungin tietohallinnolle Tieran kanssa 16.4.2012 allekirjoitetun erillissopimuksen mukaisesti 180 htp veloituksetta vastuualueena teknisen toimen tietojärjestelmäkokonaisuuden hallinta ja kehittäminen. Erillissopimus on nyt päättynyt ja nyt ko. henkilön työstä Tiera veloittaa 1106 €/tpv. Tietohallinto arvio työmäärän olevan noin 160 htp/vuosi, jolloin kustannukset tulisivat olemaan n. 177.000 €. Palkkaamalla erikois-asiantuntija kaupungin tietohallinnon omaksi resurssiksi säästää Mikkelin kaupunki n. 100.000 €/vuosi. Erikoisasiantuntijan tehtävä tuodaan erikseen päätettäväksi.

Talous- ja henkilöstöhallintopalvelut
Valmistelija: Heikki Siira

Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluvolyymi muuttuu, kun 1.3.2016 perustettu Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymä aloittaa toimintansa. Palveluvolyymit muuttuvat arvion mukaan 1.1.2017 alkaen seuraavasti: palkkahallinto -42 %, kirjanpito- ja maksuliikenne -74 %, myyntilaskut -57 % ja ostolaskut -28 %. Palveluiden volyymin arvioidaan laskevan noin 40 - 50 %.

Taitoan tarjous (25.2.2016) talous- ja palkanlaskentapalveluiden osalta vuodelle 2017 on yhteensä 1 650 000 euroa, jolloin hinta laskisi 27,21 %. Lisäksi Taitoa on tehnyt 2.3.2016 ehdotuksen palveluprosessin kehittämissuunnitelmasta, joka toteutettaisiin yhdessä Mikkelin kaupungin kanssa. Kehittämissuunnitelman tavoitteena olisi käydä yhdessä palveluprosessit läpi ja parantaa asioinnin sujuvuutta talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen osalta. Prosessin läpikäynnin kustannuksista vastaisivat molemmat osapuolet osaltaan.

Omana toimintana talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden vuotuinen kustannus on arvioitu kokonaisuutena muodostuvan vuonna 2017 seuraavasti:

  • järjestelmäkustannukset ml. kehitys 382 000 euroa
  • tila ja henkilöstökustannukset 1 093 000 (18 hlöä)
  • yhteensä 1 475 000 euroa

Henkilöstömäärätavoite palveluiden tuottamiseksi on 16 - 18 henkilöä. Muutosprosessista aiheutuvaksi kertaluonteisiksi kustannuksiksi arvioidaan 200 000 euroa vuonna 2016.

Taitoan sopimus irtisanotaan päättymään 31.12.2016 ja palveluiden siirtoa omaksi toiminnaksi ryhdytään suunnittelemaan. Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita ostopalveluina voidaan jatkaa, mikäli palveluhinta korreloi selvästi paremmin palveluvolyymin muutosta 2017.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Timo Halonen, kaupunginjohtaja

Kaupunginhallitus valtuuttaa kaupunginjohtajan solmimaan Kuntien Tiera Oy:n kanssa edellä mainitut Puite- ja alasopimukset.

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Tiera ERP- osaamiskeskussopimuksen liitteen mukaisesti sekä oikeuttaa talousjohtajan allekirjoittamaan sopimuksen ja hyväksymään vuosittain sopimukseen liittyvät SAP ERP kehittämistoimenpiteet. Vuoden 2016 kehittämiskustannuksiin haetaan lisämäärärahaa talousarvioseurannan yhteydessä.

Kaupunginhallitus päättää, että Taitoan palvelusopimus irtisanotaan päättymään vuoden 2016 loppuun mennessä. Neuvotteluja palvelusopimuksesta vuonna 2017 voidaan jatkaa Taitoan kanssa palveluhinnan saamiseksi vastaamaan vuoden 2017 volyymimuutosta ja palveluiden järjestämistä omana toimintana ryhdytään valmistelemaan.

Päätös

Hyväksyttiin.

Merkitään, että ohjelmajohtaja Juha Ropponen ja talousjohtaja Heikki Siira selostivat asiaa kaupunginhallitukselle.

Tiedoksi

Heikki Siira, Heli Huopainen, Juha Ropponen