Kaupunginhallitus, kokous 6.2.2023

Kuvaus

Kaupungin hallintosäännön mukaan (29 §) lautakunta päättää palvelualueen hankinta-asioista. Tässä on kyseessä laajasta, tavoitteen mukaisesti koko kaupunkikonsernia hyödyntävä hankinnasta, jossa uudistetaan kaupungin eri toimintoja palvelevat paikkatietoalusta sekä suunnittelu- ja karttaohjelmistot.

Kaupungin paikkatietojärjestelmiä sekä karttaohjelmistoja on vuosien saatossa uusittu ja osaoptimoitu ilman kokonaisvaltaista näkemystä järjestelmien ja ohjelmistojen yhteensopivuudesta, rajapinnoista sekä käyttäjä- ja asiakasnäkökulmista. Tilanne on muodostunut ongelmalliseksi eri toimintojen yhteensopivuuden, työprosessien sujuvuuden ja käyttäjäkokemuksen kannalta. Lisäksi asiassa on havaittu kriittisiä henkilöriskejä, jotka toteutuessaan saattavat hidastaa ja vaikeuttaa suunnittelu-, kiinteistönmuodostus-, lupa- ja rakennushankkeita.

Vuoden 2021 aikana on asumisen ja toimintaympäristön palvelualueen (ASTO) sisällä kartoitettu laajasti uuden järjestelmän käyttötarpeita, toiminnallisuutta ja eri aineistojen ja tietokantojen yhteensopivuutta. Samalla on tutustuttu muiden vastaavankokoisten kaupunkien järjestelmiin ja niiden toimintaan. Yleinen havainto on, että Mikkelin kaupungin käyttämät järjestelmät ovat vanhentuneita ja aiheuttavat tarpeettomasti eri työprosessien välistä hukkaa. Toinen havainto on, että kyseiset järjestelmät ovat Mikkelin kaupungissa jäljessä naapurikaupunkeihin ja yhteistyöorganisaatioihin nähden. Lisäksi on todettava, että nykyisillä järjestelmillä viranomaisvelvollisuuksien hoitamisessa on vaikeuksia. Asiasta on informoitu lautakuntaa Kaupunkikehitys-tulosalueen perehdytystilaisuudessa (2.11.2021). Asialla on myös työnantajamielikuvaan heijastuva vaikutus.

ASTO:n, tietohallinnon ja hankintayksikön asiantuntijat ovat valmistelleet hankintaa siten, että prosessi aloitetaan markkinavuoropuhelulla sitoumuksetta jo vuoden 2021 aikana. Varsinainen kilpailutus (joko kilpailullisella neuvottelumenettelyllä tai avoimella tarjousmenettelyllä) tehdään markkinavuoropuhelussa saatujen näkemysten myötä vuoden 2022 alkupuolella. Hankinnan määräraha on sisällytetty kaupungin talousarvioon investointiosaan vuodelle 2022 sekä taloussuunnitteluvuodelle 2023.

Mikkelin kaupungin Hankintasääntö 2021:n mukaan (Kh § 192, 10.5.2021) merkittävissä, yli 200 000 €:n, hankinnoissa laaditaan taloudellisten vaikutusten selvitys sekä kaikissa tapauksissa yritysvaikutusten arviointi. Lisäksi hankintojen innovatiivinen potentiaali huomioidaan. Tässä tapauksessa talousvaikutukset tulevat heijastumaan TA2023 laadinnasta eteenpäin niin, että hankinta keventää käyttötalouden kulueriä koska lisenssi- ja ohjelmistomaksut pienenevät. Yritysvaikutusten arvioinnin suhteen on todettava, että palvelutuottajat voivat omissa tarjouksissaan huomioida paikallista osaamista, jonka hyödynnettävyydestä voidaan keskustella sekä markkinavuoropuhelun että mahdollisen kilpailullisen neuvottelumenettelyn aikana. Tämä liittyy myös hankinnan innovatiivisen potentiaalin huomioimisessa, jolloin keskeinen yhteistyökumppani (esim. hankinnan seurannan näkökulmasta) on alueellinen ammattikorkeakoulu.

Palvelukokonaisuuden hankkimiseksi Mikkelin kaupunki tekee tietopyynnön Hilmaan. Tietopyyntö käynnistää hankintalain mukaisen hankintamenettelyn, jonka tavoitteena on investoida uuteen järjestelmään ja ottaa käyttöön uusittu paikkatietoalusta ja karttaohjelmat vuosien 2022 ja 2023 aikana. Hankintakokonaisuus tuodaan kaupunkikehityslautakunnan käsittelyyn hankintaprosessiin liittyvien markkinavuoropuhelun ja varsinaisen kilpailutuksen jälkeen.

Kuvaus

Hankinnan taustaa
Mikkelin kaupunkikonsernissa on suuri tarve uuden paikkatieto-​ ja karttajärjestelmän käyttöönotolle. Vuosien saatossa paikkatieto-​,​ rekisteri-​ ja muita karttaohjelmia on osaoptimoitu tulosalue ja -​yksiköittäin. Tapahtuneen johdosta tietoa on hajallaan eri järjestelmissä ja tiedonsiirto järjestelmien välillä ja tiedon julkaisu on muodostunut haastavaksi. Paikkatietoprosessissa ei ole yhtenäisyyttä ja se aiheuttaa työssä ajallista ja toiminnallista hukkaa, joka hidastaa eri prosesseja kaupungin toimintojen sisällä.

Mikkelin kaupunki pyysi 4.2.2022 HILMA -​ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset. fi julkaistulla hankintailmoituksella osallistumishakemuksia kilpailullisella neuvottelumenettelyllä toteutettavaan kaupungin paikkatietoalustan ja karttaohjelmiston hankintaan. Hankintailmoituksen julkaisi Mikkelin kaupungin hankintapalvelut. Ratkaisun hankinnasta tehdään 36 kk:n sopimus ja määräaikaisen keston jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana Tilaajan kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla ja Toimittajan 12 kuukauden irtisanomisajalla.

Hankinnan tarve on ollut suurin kaupunkiorganisaatiossa jo pidemmän aikaa. Myös tämä hankintaprosessi on viivähtänyt eräiden henkilövaihdosten takia eräissä keskeisissä virkapositioissa (tietohallintopäällikkö,​ hankintapäällikkö) viime aikoina. Nyt valmistelu on tehty ja hankintapäätös on mahdollista saada päätökseen.

Hankintamenettely
Hankintamenettelynä oli hankintalain 36 §:n mukainen kilpailullinen neuvottelumenettely. Hankintalain 70 §:n mukaisesti kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö kutsui yhtäaikaisesti ja kirjallisesti valitut ehdokkaat jättämään tarjouksensa tai osallistumaan neuvotteluihin. Kutsussa mainittiin internet-​osoite,​ jossa tarjouspyyntö ja muut hankinta-​asiakirjat on asetettu saataville sähköisessä muodossa.

Kyseessä on EU-​kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta lähetettiin neuvottelujen päätyttyä lopullinen tarjouspyyntö 19.10.2022 ja tarjouspyyntö oli saatavilla sähköisesti Tarjouspalvelu.fi-​toimittajaportaalissa. 

Hankintayksikkö voi valita kilpailullisen neuvottelumenettelyn,​ mikäli hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta. Hankintayksikkö valitsi hankintamenettelyksi kilpailullisen neuvottelumenettelyn perustuen olemassa olevien ratkaisujen tai järjestelmien yhdistämiseen ja tästä muodostuneeseen laajamittaiseen tietotekniseen hankkeeseen.

Hankintaprosessi
Kilpailullista neuvottelumenettelyä edelsivät markkinavuoropuhelut,​ joihin osallistui kahdeksan (8) järjestelmätoimittajaa. Markkinavuoropuhelut pidettiin vuosi sitten (14. –16.12.2021).
Kilpailullisen neuvottelumenettelyn ensimmäiselle neuvottelukierrokselle (19.–24.5.2022) ilmoittautui neljä (4) aiempaan markkinavuoropuheluun osallistunutta toimijaa. Niistä toiselle kierrokselle (9.–16.6.2022) valittiin kolme toimijaa. Kolmannelle neuvottelukierrokselle (21.–22.6.2022) valittiin kaksi toimijaa,​ joilta pyydettiin lopullinen tarjouspyyntö.

Neuvottelumenettelyn aikana toiselle ja kolmannelle neuvottelukierrokselle etenivät toimijat,​ joiden tarjoamat palvelut vastasivat parhaimmalla tavalla Mikkelin kaupungin tarvetta kokonaisvaltaisen paikkatieto-​ ja karttaohjelmaratkaisun hankkimiseksi. Neuvottelumenettelyn ydin on siinä,​ että tarjoajia kilpailutetaan mukauttamalla tarjottuja ratkaisua Mikkelille hyödyllisellä tavalla.

Neuvottelukierrosten aikana asiaa työsti kaupungin puolelta laaja työryhmä,​ jossa oli edustus kaikkien ASTO-​palvelualueen tulosyksiköiden,​ seudullisten ympäristöpalveluiden,​ vesilaitoksen ja eräiden konserniyhtiöiden puolesta. Kyseessä oli siis ns. monialainen asiantuntijaryhmä,​ joka edusti laajasti paikkatieto-​ ja karttaohjelmien käyttäjiä. Molemmat kaksi (2) tarjousvaiheeseen edenneet toimijat olivat kansallisesti merkittävimmät alan palvelutuottajat.

Hankinnan jakaminen osiin
Hankintaa ei ollut jaettu osiin,​ koska kyseessä on kokonaisuus,​ jonka jakaminen osiin huomattavasti hankaloittaisi palvelun hallintaa sekä Tilaajan ja Toimittajan välisen yhteistyö huomioiden,​ ratkaisun olennaisia toiminnallisuuksia. Hajautettu tarjous olisi myös neuvottelumenettelyssä saatujen tietojen mukaan ollut kalliimpi.

Tarjouksen jätti määräaikaan (21.11.2022 klo 8:00) mennessä yksi yritys: Trimble Solutions Oy (0196634-​1).

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta. Tarjouspyyntöön osallistunut tarjous täytti tarjouspyynnön vaatimukset. 

Tarjousten vertailu
Valintaperusteena oli sekä laadullinen että hinnallinen arviointi. Vertailua ei suoritettu,​ koska tarjouksia saatiin vain yksi ja tarjous todettiin olevan hyväksyttävissä.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 79 §:n mukaan hankintayksikkö voi menettelyssä tarkistaa tarjousten vaatimustenmukaisuuden ja vertailla tarjoukset ennen poissulkemisperusteisiin 
(hankintalain 80 § ja 81 §) tai soveltuvuusvaatimuksiin kohdistuvaa tarkistamista. Hankintalain 79 §:n 2 mom. mukaan sopimusta ei voi tehdä sellaisen tarjoajan kanssa,​ joka olisi tullut sulkea menettelystä 80 §:n nojalla tai joka ei täytä soveltuvuusvaatimuksia.

Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn yrityksen soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä ja tarjoaja täyttää tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Hankintayksikkö on tarkastanut ennen hankintapäätöstä tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset. Trimble Solutions Oy:n on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote lain mukaan vastuuhenkilöiden osalta sekä yhteisösakko-​ote yrityksen osalta. 

Hankinnan ratkaisu,​ investointikulu ja kustannusvaikutukset
Trimble Solutions Oy (0196634-​1) esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi Mikkelin kaupungin paikkatietoalustan ja karttaohjelmiston hankintaan.

Hankinta-​asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat,​ kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Mikkelin kaupungin sähköisessä arkistossa. 

Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista,​ sillä edellytyksellä,​ että hankintapäätös on saanut lainvoiman.

Sopimuksen arvioitu arvo neljälle (4) vuodelle on laskennallisesti noin 1 350 000 euroa (alv 0 %).

Hankinnalle on 900 000 euron investointivaraus kaupungin 2023 talousarviossa (Kv 14.11./§ 145). Saadun ja hyväksytyksi esitettävän tarjouksen investoinnin hinta on 466 800 euroa,​ joka tullaan käyttämään vuoden 2023 aikana. Vuosi 2023 on uudistushankkeen nk. käyttöönottovuosi. Investointi jakaantuu seuraaviin kulueriin:

-​    Käyttöönotto (aineistojen muutokset,​ Saas-​järjestelmä jne.) 225 000 €
-​    Käyttöönottoon liittyvät asiantuntijapalvelut 98 000 €
-​    Tekniset asennus-​ ja asiantuntijapalvelut 80 000 €
-​    Käyttöönoton projektipäällikköpalvelut 63 000 €
-​    Ympäristövalvonnan järjestelmä 3 800 €

Vuodesta 2024 eteenpäin paikkatietoalustan ja karttaohjelmiston käyttö on käyttötalouden kulua. Sen vuosittainen summa on saadun tarjouksen perusteella 295 000 euroa (lisenssimaksut eli käyttäjämaksut 130 718 €;​ tuki-​ ja sovelluspalvelut 164 400 €). Tällä hetkellä kaupungin käyttötaloudessa lisenssi-​ ja muihin sovelluspalvelumaksuja paikkatieto-​ ja karttaohjelmiin on varattu laskennallisesti 251 000 euroa. Lisäksi varaudutaan vuositasolla täydentäviin koulutuspalveluihin 
(uudet käyttäjät,​ enintään 66 000 €) ja muihin teknisiin asennus-​ ja asiantuntijapalveluihin (tuntiperusteinen maksu,​ enintään 159 540 €). Käyttötaloudessa varsinkin jälkimmäinen maksuosuus pienenee taloussuunnitteluvuosien aikana käyttökokemusten karttuessa. Koulutuspalveluita käytetään harkiten.