Kaupunginhallitus, kokous 21.6.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 268 Rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston digitointipalvelun hankinta

MliDno-2021-2588

Valmistelija

  • Max Mustapää, asiakirjahallintopäällikkö, max.mustapaa@mikkeli.fi
  • Marko Paukkunen, hankinta-asiantuntija, marko.paukkunen@mikkeli.fi
  • Jarmo Autere, hankintapäällikkö, Jarmo.autere@mikkeli.fi
  • Ari Liikanen, hallintojohtaja, ari.liikanen@mikkeli.fi
  • Sari Valjakka, johtava rakennustarkastaja, Sari.Valjakka@mikkeli.fi

Kuvaus

Mikkelin kaupunginvaltuusto hyväksyi päätöksellään 18.3.2019 § 35 kaupungin palvelusuunnitelman. Konserni- ja elinvoimapalveluiden palvelualueen osalta yhtenä rakenteellisena ratkaisuna ja säästöjen muodostajana palvelusuunnitelmassa esitettiin arkistojen seulontaa, digitointia ja tiivistämistä.

Digitoinnilla tavoitellaan viranomaistoiminnan tehokkuuden ja tuloksellisuuden lisäämistä, sillä digitaalisessa muodossa olevat asiakirjat ovat paremmin käytettävissä kuin analogisessa muodossa olevat asiakirjat, jolloin työaikaa ei tarvitse käyttää tiedon etsimiseen arkistosta. Lisäksi viranomaisten asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen toteuttamiseen käytetyn ajan arvioidaan vähentyvän huomattavasti edellä esitetyistä syistä.

Mikkelin kaupungin digitointiprojektin tarkoituksena on saada muutettua digitaaliseen muotoon ne kaupunginarkiston asiakirjat, joiden digitoinnista katsotaan saavutettavan suurimmat hyödyt. Kaupunginarkiston asiakirjojen digitaaliseen muotoon muuttamisen hyödyllisyysarvioinnin perusteella digitoitavaksi aineistoksi on syytä valita aineistoja, jotka ovat sekä sisäisesti että ulkoisesti paljon kysyttyjä ja käytettyjä. Tällaiseksi aineistoksi voidaan tunnistaa rakennusvalvonnan lupa-aktit.

Digitointiprojektissa digitaaliseen muotoon muutetaan Mikkelin kaupungin rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston lupa-aktiasiakirjat. Rakennusvalvontaviranomaisen lupa-aktit ovat tärkeitä ja käytettyjä viranomaisasiakirjoja, ja niille on käyttötarvetta niin rakennusvalvonnan viranomaistoiminnassa kuin ulkopuolisille toimijoille, kuten kuntalaisille ja yksityisille yhteisöille. Rakennusvalvonnan lupa-arkistossa on arviolta yhteensä noin 720 hyllymetriä lupa-aktiasiakirjoja.

Mikkelin kaupunki on pyytänyt tarjouksia rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston digitointipalvelusta 10.5.2021 päivätyllä tarjouspyynnöllä nro 342459, joka on julkaistu 12.5.2021 HILMA -ilmoituskanavan ja tarjouspalvelun kautta. Hankinnan kohteena on digitointiprojektin digitointi- eli skannaustyö ja siihen liittyvät kuljetus-, siirto-, projekti- ja asiantuntijatehtävät.

Hankinnasta on tehty vaikutusten arvioinnit.

Tarjouskilpailuun osallistuneille tarjottiin mahdollisuus tutustua esimerkkiosuuteen digitoitavasta aineistosta 4.6.2021 mennessä, johon oli valikoitu kantakaupungin ja liitoskuntien lupa-akteja eri aikakausilta. Tutustumisaineistoon tutustuminen oli vapaaehtoista ja tarjouksen jättäminen ei edellyttänyt tutustumisaineistoon tutustumista.

Hankintamenettely oli avoin ja EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Sopimuskausi alkaa 1.9.2021 tai sopimuksen allekirjoituksella, ja se on voimassa kaksi (2) vuotta sopimuskauden alusta lukien lisättynä yhden (1) vuoden optiokausi mahdollisuudella. Sopimusluonnos on liitteenä.

Määräaikaan 11.6.2021 mennessä tarjouksen jättivät Canon Oy, Depona Ab, Grano Oy, Niini Co Oy, Planix Group Oy ja Punamusta Oy. Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.

Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, joka on hintalaatusuhteeltaan paras. Kokonaistaloudellinen edullisuus koostuu hinnasta (maksimissaan 70 pistettä) ja laadusta (maksimissaan 30 pistettä). Laatu jakaantuu palvelun toteutuskuvaukseen, tietoturvasertifikaattiin ja projektijohtamisen sertifikaattiin.

Palvelun toteutuskuvaukset arvioitiin tarjouspyynnön liitteessä 2 Palvelun toteutuskuvaus esitettyjen periaatteiden mukaisesti arviointiraadin toimesta 15.6.2021. Arviointiraatiin kuului hallintojohtaja, johtava rakennustarkastaja ja asiakirjahallintopäällikkö. Tietoturvasertifikaatista ja projektijohtamisen sertifikaatista annettiin pisteet tilanteissa, joissa tarjoaja omasi kyseisenlaiset sertifikaatit ja oli toimittanut ne osana tarjousta.

Kokonaisvertailutaulukko on liitteenä.

Suurimman pistemäärän saanut tarjoaja voittaa kilpailutuksen.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus päättää edellä esitetyin perusteluin ja liitteenä olevan kokonaisvertailutaulukon mukaisesti, että kaupungin rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston digitointipalvelun palveluntuottajaksi valitaan Depona Ab pistemäärällä 95/100. Hankinnan kokonaisarvo on noin 330.480,00 euroa (ei sisällä arvonlisäveroa), ja sopimuksen mukaisesti palvelua voidaan tilaajan harkinnan mukaan hankkia sopimuskauden aikana lisää talousarvioon varattujen määrärahojen puitteissa. Hankittava palvelu maksetaan investointimäärärahoista projektilta 10004.

Tarjouksen hyväksymisestä tehty päätös ei vielä muodosta sopimusta, vaan sopimus syntyy vasta sopimusasiakirjan allekirjoituksilla. Tarjouspyynnön mukaisesti kaupunki suorittaa valitulla palveluntuottajalla aineiston koedigitoinnin ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Lisäksi kaupunginhallitus valtuuttaa hallintojohtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen sekä päättämään sopimuksen optiokauden käyttämisestä ja sopimuksessa mainittujen lisäpalveluiden hankinnasta.

Päätös

Hyväksyttiin.

Tiedoksi

Tarjouksen jättäneet, hankintapalvelut, talouspalvelut, tietohallinto, rakennusvalvonta

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

1 OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusoikeus
Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Mikkelin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa myös postitse tai sähköisesti. Postiin oikaisuvaatimusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua. Hankintaoikaisuvaatimuksen vireille tulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Mikkelin kaupunki/Kaupunginhallitus.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100 Mikkeli
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla:

  • hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu,
  • miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi,
  • millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.


Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksen tekijän on allekirjoitettava oikaisuvaatimus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian käsittelemiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mikkelin kaupungin kirjaamosta.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Puhelinnumero: 044 794 2033 / 015 1941 (vaihde)
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.

2 VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusoikeus

Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa. Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa, jos sopimus koskee puitejärjestelyn perusteella tehtävää hankintaa tai sopimus koskee dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävää hankintaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että asianosainen on saanut hankintapäätöksen tiedoksi ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä.

Hankintaoikaisun vireille tulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Asianosaisen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Osoite: Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki
Sähköpostiosoite: markkinaoikeus@oikeus.fi
Faksinumero: 029 56 43314
Puhelinnumero: 029 56 43300
Markkinaoikeuden asiakaspalvelu on avoinna arkisin 8.00­­–16.15

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet.

Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava: 

  1. päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
  2. miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
  3. vaatimuksen perustelut;
  4. mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.


Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja yhteystiedot. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä markkinaoikeudelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi markkinatuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä:

  1. valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
  2. selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
  3. asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksen tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.


Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten laissa oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019) 32 §:ssä säädetään.

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on toimitettava osoitteeseen:

Mikkelin kaupunki/Kaupunginhallitus
Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100 Mikkeli
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikeudenkäyntimaksu
Tuomioistuinmaksulain (1455/2015) nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksu, mikä on määrätty mainitun lain 2 §:ssä. Saman lain 5 §:ssä on määräys niistä asioista, joista ei peritä oikeudenkäyntimaksua.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mikkelin kaupungin kirjaamosta.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Puhelinnumero: 044 794 2033 / 015 1941 (vaihde)
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-16 ja arkipyhien aattoina sekä kesä-elokuussa maanantaista perjantaihin klo 9-15.