Kaupunginhallitus, kokous 2.11.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 351 Hallintosääntömuutos / tiedonhallinnan järjestäminen

MliDno-2020-2090

Valmistelija

  • Max Mustapää, asiakirjahallintopäällikkö, max.mustapaa@mikkeli.fi
  • Ari Liikanen, hallintojohtaja, ari.liikanen@mikkeli.fi
  • Kimmo Kokko, tietohallintopäällikkö, kimmo.kokko@mikkeli.fi
  • Päivi Malinen, tietosuojavastaava, paivi.malinen@mikkeli.fi

Kuvaus

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) (jäljempänä tiedonhallintalaki) tuli voimaan vuoden 2020 alussa. Lain tarkoituksena on varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi, mahdollistaa viranomaisten tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen, jotta viranomainen voi hoitaa tehtävänsä ja tarjota palvelunsa hallinnon asiakkaille hyvää hallintoa noudattaen tuloksellisesti ja laadukkaasti sekä edistää tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuutta.

Tiedonhallintalaki on julkista hallintoa koskeva yleislaki, jonka keskeinen sisältö koostuu säännöksistä, jotka liittyvät viranomaisten tietojärjestelmien ja tietovarantojen tietoturvallisuuteen, tietoaineistojen muodostamiseen ja sähköiseen luovutustapaan sekä asianhallinnan ja palvelujen tiedonhallinnan järjestämiseen. Julkisen hallinnon tiedonhallinnassa on otettava huomioon myös muut tiedonhallintaa koskevat ja siihen vaikuttavat säädökset, kuten Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), kansallinen tietosuojalaki (1050/2018), arkistolaki (831/1994), laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) sekä laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019).

Lakia sovelletaan tiedonhallintaan ja tietojärjestelmien käyttöön, kun viranomaiset käsittelevät tietoaineistoja eli viranomaisten asiakirjojen ja niitä vastaavien tietojen muodostamia tietokokonaisuuksia. Laissa tarkoitettujen tiedonhallintayksiköiden tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti. Lain 4.1 § 5 kohdan mukaisesti kunnat ovat tiedonhallintayksikköjä, ja näin ollen Mikkelin kaupunki on tiedonhallintayksikkö.

Tiedonhallintalain 4.2 §:n mukaisesti tiedonhallinnan järjestämisen vastuu kuuluu tiedonhallintayksikön johdolle, ja samassa pykälässä säädetään tarkemmin, mistä asioista johdon on erityisesti huolehdittava. Laissa ei suoraan mainita, mitä tiedonhallintayksikön johdolla kunnissa tarkoitetaan. Lakia koskevan hallituksen esityksen (HE 284/2018 vp) ja lain täytäntöönpanoa valvovan julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan suosituksen Suositus johdon vastuiden toteuttamisesta tiedonhallinnassa (Valtiovarainministeriön julkaisuja – 2020:18) perusteella johtona toimisi kuitenkin kunnanhallitus. Suositus perustuu siihen, että kuntalain (410/2015) 38.2 §:n mukaisesti kunnanhallitus johtaa kunnan hallintoa, taloutta ja toimintaa, jonka lisäksi lain 39.1 § 1 kohdan perusteella kunnanhallitus vastaa kunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta. Kuntaliitonkin hallintosääntömallissa esitetään tiedonhallintayksikön johdon asemaa kunnanhallituksille. Mikkelin kaupungin osalta olisi edelliset seikat huomioon ottaen tarkoituksenmukaista, että tiedonhallintayksikön johtona toimii kaupunginhallitus. Tätä tukee myös se, että tällä hetkelläkin kaupunginhallitus vastaa hallintosäännön I osan 7 luvun 69 §:n mukaisesti asiakirjahallinnon järjestämisestä, joka on puolestaan osa tiedonhallintaa.

Tiedonhallintayksikön johdon ja sen vastuiden määrittämiseksi sekä tiedonhallintalain aiheuttamien muiden tarpeellisten muutosten toteuttamiseksi ehdotetaan Mikkelin kaupungin hallintosääntöä muutettavan liitteissä esitetyillä tavoilla.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, että se hyväksyy liitteissä esitetyt muutokset hallintosäännön 7 lukuun, ja että muutokset tulevat voimaan heti.

Pöytäkirja tämän pykälän osalta tarkastetaan kokouksessa.

Päätös

Hyväksyttiin.


Muutoksenhaku

Päätökseen, joka koskee valmistelua tai täytäntöönpanoa ei saa kuntalain (410/2015) 136 §:n perusteella hakea muutosta.