Kaupunginhallitus, kokous 21.11.2016

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 415 Tulostuksen hallintapalveluiden hankinta

MliDno-2016-2342

Kuvaus

Hankinta koskee Mikkelin kaupungin tulostuksen hallintapalveluita. Lupaus 2016 -ohjelman tavoitteena on säästää Mikkelin kaupungin tulostuskustannuksissa ja tehdä niistä pelkästään muuttuvia kustannuksia. Palvelu tulee säästämään kaupungin henkilöstön työaikaa automatisoimalla tarvike-, paperi- ja huoltotilaukset. Lisäksi palvelu ohjaa yksittäiset käyttäjät tulostamaan tarkoituksenmukaisella ja kustannustehokkaalla tavalla. Tällä hetkellä kaupungin tulostuskustannukset ilman sosiaali- ja terveystoimea ovat noin 28.500 €/kk, alv 0 % (sis. laitevuokrat, paperit, musteet, tulostuksen hallinnan ja tulostusjonot). Palvelut on tähän asti hankittu eri toimittajilta ja tulostuslaitteet on pääosin leasing-vuokrattu. Kiinteät leasing-vuokrat eivät skaalaudu tilanteessa, jossa tulostusmäärät laskevat. Tulostava henkilö ei näe toimintansa aiheuttamia tulostuskustannuksia.

Tulostuspalvelun käyttäjiä ovat kaikki Mikkelin kaupungin työntekijät, koulujen oppilaat sekä mahdolliset ulkopuoliset vierailijat. Kaupunkikonserniin kuuluvat yhtiöt päättävät itsenäisesti liittyvätkö ne palveluun vai eivät. Hankittava palvelu sisältää laitteiden toimitukset, ylläpidon ja poistot, laitekokonaisuuden hallinnan ja optimoinnin sekä hallinnollisiin tarpeisiin (palvelutason seuranta sekä kustannusten seuranta ja kohdistus) tarvittavan tiedon tuottamisen. Palvelusta maksetaan tulosteiden hintojen mukaisesti. Tarjotut sivuhinnat sisältävät kaikki palvelun kustannukset ml. paperin. Uuden tavoitteeksi asetetun toimintamallin käyttöönoton jälkeen tulostuskustannukset ovat noin 15.500 €/kk, alv 0 %.

Hankinnan sopimuskausi on 1.1.2017 – 31.12.2021. Hankinta ylittää EU-kynnysarvon.

Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus (2016/S 073-127671) HILMA -ilmoituskanavalla. Julkinen infotilaisuus pidettiin 28.4.2016. Ennen hankinnan käynnistämistä hankinnasta on tehty vaikuttavuuksien arvioinnit, jotka ovat nähtävillä kokouksessa.

Hankinta päätettiin kilpailuttaa rajoitettua menettelyä käyttäen. Osallistumispyyntö (2016/S 095-170265) julkaistiin 19.5.2016. Osallistumispyynnössä oli määritelty valintakriteereiksi luottoluokitus A+ ja ehdokkaalla tuli olla vähintään yksi referenssi 1000 työntekijän organisaation tulostuksen hallintapalveluiden järjestämisestä viimeisen 3 vuoden ajalta. Kaikki saapuneet hakemukset (5) hyväksyttiin. Osallistumishakemuksen jätti Bruce Campbell Itd Oy, Kupari Data Oy, X-Partner Kuopio Oy, Marski Data Oy ja Businessforum Oy.

Ehdokkaiden kanssa pidettiin tekniset vuoropuhelut elokuussa. Tarjouspyyntöluonnos liitteineen lähetettiin kommentoitavaksi ehdokkaille ennen virallisen tarjouspyynnön julkaisua. Virallinen tarjouspyyntö nro 67761 julkaistiin Cloudian tarjouspalvelun kautta ehdokkaille 5.10.2016. Määräaikaan 26.10.2016 mennessä tarjouksen jätti neljä ehdokasta.

Päätöksenteon perusteena ovat tulosteiden hinnat ja palvelun laatua mittaavat tekijät tarjouspyynnön pisteytystaulukon mukaisesti. Palvelun hinnat sisältävät kaikki kustannukset (ml. paperi). Hankintakokous pidettiin 26.10.2016, jossa käytiin läpi saapuneet tarjoukset. 

Tarjouspyyntö- ja tarjousasiakirjat ovat nähtävillä kokouksessa.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus päättää, että suurimman pistemäärän saanut tarjoaja voittaa kilpailutuksen. Edellä mainituin perusteluin ja oheisen pisteytystaulukon mukaisesti esitetään, että tulostuksen hallintapalveluiden toimittajaksi valitaan ajalla 1.1.2017 - 31.12.2021 Marski Data Oy, pistemäärä 94. Lisäksi kaupunginhallitus oikeuttaa tietohallintopäällikön allekirjoittamaan sopimuksen.

Pöytäkirja tämän pykälän osalta tarkastetaan kokouksessa.

Päätös

Hyväksyttiin.

Merkitään, että Armi Salo-Oksa ilmoitti olevansa esteellinen ja poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi. Ilmoitus hyväksyttiin.

Pöytäkirja tämän pykälän osalta tarkastettiin kokouksessa.

Tiedoksi

Tietohallintopäällikkö Tuomas Fjällström, Hankinta-asiantuntija Carita Hakkarainen, Lupaus 2016 ohjelma