Kaupunginhallitus, kokous 18.8.2025

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 256 Tontinvuokralaskutuksessa havaittujen virheiden korjaaminen

MliDno-2025-2274

Aikaisempi käsittely

Kaupunkikehityslautakunta, 10.6.2025

Valmistelija

Anne Anttonen, tontti-insinööri, anne.anttonen@mikkeli.fi
Annaliisa Leinonen, kaupunginlakimies, annaliisa.leinonen@mikkeli.fi
Jukka Piispa, maankäyttöpäällikkö, Jukka.Piispa@mikkeli.fi

Kuvaus

Mikkelin kaupungilla on noin 3 300 laskutettavaa maanvuokrasopimusta. Vuonna 2024 laskutettavat tontinvuokratulot olivat n. 4,2 miljoonaa euroa.

Kaupungilla on ollut käytössä sopimustenhallintaohjelmana Koki Kiinteistönpito vuodesta 2006. Tiedot on siirretty sitä edeltävästä järjestelmästä tällöin Kokiin. Kaupungin paikkatietojärjestelmän uudistuksen yhteydessä on maanvuokrahallinta siirtynyt, vuosien 2024-2025 aikana, Trimblen sopimustenhallintaan. Konversion jälkeen tehdyssä aineistovertailussa on havaittu sopimustenhallinnassa virheitä. Havaintojen perusteella osaa asiakkaista on laskutettu liikaa ja osaa liian vähän. Asia on juuri havaittu, eikä virheiden määrästä ja euromääräisestä vaikuttavuudesta ole vielä tarkkaa tietoa. Karkeasti arvioiden virheitä on noin kolmanneksessa sopimusten määrästä, mutta euromääräinen vaikutus jäänee pieneksi. Asian korjaaminen vaatii kaikkien n. 3 300 vuokrasopimuksen läpikäynnin paperisen arkiston ja sopimustenhallintaohjelmiston välillä, jotta voidaan varmistua sopimusten olevan sopimustenhallinnassa oikein tallennettuina. Tällöin voidaan taata kirjausten oikeellisuus ja tontinvuokra-asiakkaiden yhdenvertainen kohtelu.

Asuintonttien, joita valtaosa sopimuksista on, vuokrasopimukset ovat pääsääntöisesti 50-vuotisia sopimuksia. Vuokrasopimuksilla on ollut aikanaan käytössä viiden ensimmäisen vuokravuoden ajan indeksihelpotus, jossa huomioidaan laskennassa elinkustannusindeksimuutoksesta vain puolet. Tätä sopimusehtoa on tulkittu ja tallennettu järjestelmään eri tavoin, mikä aiheuttaa eroavuutta vuokralaskennassa. Tämän indeksiehdon käytöstä on luovuttu vuoden 2006 alussa. Järjestelmästä on löytynyt myös useita ajan saatossa tehtyjä inhimillisiä tallennusvirheitä, jotka vaikuttavat vuosivuokrien laskentaan niitä vääristäen.

Vuoden 2024 tonttien vuosivuokrat on laskutettu Kokin kautta ja vuonna 2025 vuokrat laskutetaan Trimblen sopimustenhallinnan kautta. Kaupunki laskuttaa vuosivuokrat pääasiassa kahdessa erässä, ensimmäisen vuosipuolikkaan toukokuussa ja jälkimmäisen syyskuussa.

Vuoden 2025 ensimmäinen vuokraerä on myöhässä normaalista laskutusrytmistä. Laskujen lähettäminen asiakkaille on käynnistynyt ja vuokrat pyritään laskuttamaan mahdollisimman pikaisesti. Laskutustietoja on pieneltä osin korjattu, osassa laskuja tiedostetaan olevan vielä virheitä.

Päätösehdotus

Esittelijä

Jouni Riihelä, kaupunkikehitysjohtaja, Jouni.Riihela@mikkeli.fi

Kaupunkikehityslautakunta esittää kaupunginhallitukselle, että se hyväksyy seuraavat esitykset asian korjaamiseksi:

  • Kaupunki palauttaa tai laskuttaa virheelliset tontinvuokrat kolmelta edelliseltä vuodelta, mikäli laskutuksessa on ollut virhettä enemmän kuin 10 euroa vuodessa. Oikeudellisesti palautettavissa määrissä kysymys on perusteettoman edun palautuksesta. Perusteettoman edun palautusta koskee yleinen vanhentumislain mukainen kolmen vuoden velan vanhentumisaika. Laskutettavien määrien osalta kysymys on tavanomaisesta velasta, johon myös pätee kolmen vuoden vanhentumisaika, joten yli kolme vuotta vanhoja tontinvuokria ei voida laskuttaa. 10 euron raja on määritelty, jotta asiaan varattava resurssi riittää virheiden korjaamiseen. Suuri määrä laskutusvirheitä on muutamien eurojen suuruusluokkaa, joita ei ole katsottu tarkoituksenmukaiseksi oikaista huomioiden virheiden korjaamiseen varattava resurssi.
     
  • Palvelualueelle rekrytoidaan määräaikainen henkilöresurssi 12 kuukaudeksi tarkistamaan sopimusarkiston vuokrasopimukset (n. 3300 vuokrasopimusta) ja tekemään tarvittavat korjaukset sopimustenhallintaohjelmaan, sekä oikaisemaan liikaa tai liian vähän perityt maksut kolmelta aikaisemmalta vuodelta kaupunginhallituksen päätöksen mukaisesti.

Päätös

Hyväksyttiin.

Merkitään, että maankäyttöpäällikkö Jukka Piispa, tontti-insinööri Anne Anttonen ja kaupunginlakimies Annaliisa Leinonen poistuivat kokouksesta tämän pykälän käsittelyn jälkeen.

Valmistelija

  • Jouni Riihelä, kaupunkikehitysjohtaja, Jouni.Riihela@mikkeli.fi

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Janne Kinnunen, kaupunginjohtaja, janne.kinnunen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy seuraavat esitykset asian korjaamiseksi:

  • Kaupunki palauttaa tai laskuttaa virheelliset tontinvuokrat kolmelta edelliseltä vuodelta, mikäli laskutuksessa on ollut virhettä enemmän kuin 10 euroa vuodessa. Oikeudellisesti palautettavissa määrissä kysymys on perusteettoman edun palautuksesta. Perusteettoman edun palautusta koskee yleinen vanhentumislain mukainen kolmen vuoden velan vanhentumisaika. Laskutettavien määrien osalta kysymys on tavanomaisesta velasta, johon myös pätee kolmen vuoden vanhentumisaika, joten yli kolme vuotta vanhoja tontinvuokria ei voida laskuttaa. 10 euron raja on määritelty, jotta asiaan varattava resurssi riittää virheiden korjaamiseen. Suuri määrä laskutusvirheitä on muutamien eurojen suuruusluokkaa, joita ei ole katsottu tarkoituksenmukaiseksi oikaista huomioiden virheiden korjaamiseen varattava resurssi.
     
  • Palvelualueelle rekrytoidaan määräaikainen henkilöresurssi 12 kuukaudeksi tarkistamaan sopimusarkiston vuokrasopimukset (n. 3300 vuokrasopimusta) ja tekemään tarvittavat korjaukset sopimustenhallintaohjelmaan, sekä oikaisemaan liikaa tai liian vähän perityt maksut kolmelta aikaisemmalta vuodelta kaupunginhallituksen päätöksen mukaisesti. Tehtävän vuotuiset palkkakustannukset ovat noin 37.000 €, ilman sivukuluja. Kustannuksia ei ole budjetoitu vuodelle 2025.

Päätös

Hyväksyttiin. 

Tiedoksi

Maankäyttöpäällikkö, tontti-insinööri, maankäyttö- ja kaupunkirakenne yksikön toimistosihteeri, henkilöstöpalvelut

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä:

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä
  • kunnan jäsen.


Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Mikkelin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa myös postitse tai sähköisesti. Postiin oikaisuvaatimusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Kunnan jäsenen ja kuntalain (410/2015) 137 §:n 2 momentissa tarkoitetun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Mikkelin kaupunki/Kaupunginhallitus.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-15.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen, ja se on tekijän allekirjoitettava. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan oikaisua,
  • se, millaista oikaisua vaaditaan,
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.


Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero.

Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mikkelin kaupungin kirjaamosta.

Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10, 50100 Mikkeli
Postiosoite: PL 33, (Raatihuoneenkatu 8–10), 50101 Mikkeli
Faksinumero: 015 36 6583
Puhelinnumero: 044 794 2033 / 015 1941 (vaihde)
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9-15.