Kuvaus
Mikkelin kaupungin hallintosäännön (152 §) mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä.
Pöytäkirja tarkastetaan ja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.
Kaupungin sähköisessä asiankäsittelyjärjestelmässä on mahdollista lähettää pöytäkirjat sähköisesti hyväksyttäväksi. Sähköisestä pöytäkirjantarkastuksesta saatavien taloudellisten hyötyjen lisäksi toimintamalli nopeuttaa ja helpottaa pöytäkirjantarkastuksen jälkeisiä työvaiheita. Kun tarkastamista ei tehdä tulostetusta paperiasiakirjasta, tarkastaminen ei ole enää sidottu tiettyyn paikkaan ja sen aukioloaikaan. Tämä vähentää kulkemista ja aikataulujen sovittelemista. Tarkastamisen voi tehdä missä tahansa.
Tavoitteena on, että sähköinen hyväksymismenettely otetaan käyttöön pöytäkirjantarkastuksessa valtuustossa, hallituksessa ja lautakunnissa vuoden 2018 aikana. Käyttöönotto aloitetaan kokeilemalla ja keräämällä kokemuksia kaupunginhallituksessa.
Kaupunginhallitus päätti, että sähköinen pöytäkirjantarkastus otetaan käyttöön kaupunginhallituksessa kokeiluna 1.6.2018 alkaen ja kokeilun tulosten perusteella päätetään jatkotoimenpiteistä. Kokeilu on onnistunut kaupunginhallituksessa, kaupunginvaltuustossa ja lautakunnissa hyvin, jonka vuoksi sähköinen pöytäkirjantarkastus voidaan ottaa käyttöön myös aluejohtokunnissa.
Pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta kokouksessa.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Taina Harmoinen, taina.harmoinen@gmail.com
Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan aakkosjärjestyksessä kaksi jäsentä kerrallaan. Anttolan aluejohtokunnan pöytäkirjan tarkastuksissa otetaan käyttöön sähköinen tarkastusmenettely tästä kokouksesta lähtien. Pöytäkirja tarkastetaan sähköisesti kokouksessa päätettynä ajankohtana, minkä jälkeen se tulee nähtäville Mikkelin kaupungin kotisivuille (https://www.mikkeli.fi/sisalto/paatoksenteko/aluejohtokunnat/anttolan-aluejohtokunta).
Pöytäkirja tämän pykälän osalta tarkastetaan kokouksessa.