Tarkastuslautakunta, kokous 31.10.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 55 Mikkelin kaupunkikonsernin tilintarkastuspalveluiden hankinta 2024–2027, optio vuosille 2028–2029

MliDno-2023-1743

Aikaisempi käsittely

Tarkastuslautakunta, 22.8.2023

Valmistelija

Tiia Tamlander, talousjohtaja, tiia.tamlander@mikkeli.fi
Janne Skott, vs. talousjohtaja, janne.skott@mikkeli.fi

Kuvaus

Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on mm. valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Lisäksi Mikkelin kaupungin hallintosäännön 84 §:n mukaan tarkastuslautakunnan on seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi. Tarkastuslautakunnan on myös huolehdittava, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa, sekä tehtävä aloitteita ja esityksiä tarkastuslautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen tarkastuksen tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla.

Mikkelin kaupunkikonsernin nykyinen tilintarkastuspalveluja ja tarkastuslautakunnan sihteeripalveluja koskeva palvelusopimus on päättymässä vuoden 2023 tilintarkastuksen suorittamisen jälkeen, kun tilinpäätös on hyväksytty valtuustossa. Kuntalain 113 §:n mukaan tilinpäätös on käsiteltävä kaupunginhallituksessa ja annettava tilintarkastajien tarkastettavaksi tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Tilintarkastajien on tarkastettava tilinpäätös toukokuun loppuun mennessä, ja valtuuston on käsiteltävä tilinpäätös kesäkuun loppuun mennessä. Tarkastuslautakunnan arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä.

Sopimuskauden päättymisen johdosta tilintarkastuspalvelut on kilpailutettava. Toteutettava kilpailutus koskee tilikausien 2024–2027 sekä kahden optiovuoden kuntalain 122 § mukaisen julkisen hallinnon ja talouden tilintarkastuksen suorittamista Mikkelin kaupungissa ja Mikkelin kaupungin tytäryhtiöissä. Kuntalain mukaan tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Kilpailutus sisältää myös Mikkelin kaupungin tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät.

Tilintarkastusyhteisö valitaan tarkastuslautakunnan esityksestä. Päätöksen tekee kaupunginvaltuusto. Kuntalain 122 § mukaisesti valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua, tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Kukin yhteisö valitsee vastuunalaisen tilintarkastajan omissa toimielimissään, ja palveluntarjoaja tekee myös kirjalliset hankintasopimukset erikseen kunkin tytäryhtiön kanssa.

Esityslistan oheismateriaalina on tarjouspyyntö- ja hankintasopimusluonnokset tilintarkastuspalveluiden sekä tarkastuslautakunnan sihteeripalveluiden hankinnasta. Tarjouspyyntöluonnoksessa esitettyjen tarkastuspäiväarvioiden oikeellisuus on tarkistettu nykyiseltä tilintarkastuksen palveluntarjoajalta. Hankinta on valmisteltu yhteistyössä julkisten hankintojen asiantuntijapalveluita tuottavan Sansia Oy:n kanssa. Myös tarjouspyynnön julkaisijana tulee Mikkelin kaupungin puolesta toimimaan Sansia Oy. Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on noin 500 000 euroa, joka ylittää hankintalain 26 §:n mukaisen EU-kynnysarvon, eli kyse on ns. EU-hankinnasta, jossa tarjouspyynnön vähimmäismääräaika (tarjouspyynnön aukioloaika) on 30 päivää. Tavoitteena on tarjouspyynnön julkaisu elokuun loppuun mennessä. Kaupunkikonsernin hankintasäännön mukaisesti hankinnasta on laadittu erityispiirteiden tunnistaminen, joka sisältää  yritysvaikutusten arvioinnin. Hankinnasta on toteutettu myös markkinavuoropuhelu tarjouspyyntöasiakirjojen kommentointimahdollisuuden muodossa. Hankintapäätöksen eli tillintarkastusyhteisön valinnan tekee tarkastuslautakunnan esityksestä kaupunginvaltuusto, kuntalain mukaisesti.

Päätösehdotus

Esittelijä

Jarmo Lautamäki, jarmo@jarmolautamaki.fi

Tarkastuslautakunta antaa mahdollisen tarpeelliseksi katsomansa evästyksen kilpailutuksen valmisteluun liittyen ja hyväksyy tarjouspyyntöluonnoksen julkaistavaksi. Tarkastuslautakunta valtuuttaa talouspalvelut tekemään kilpailutusaineistoon tarvittaessa luonteeltaan vähäisiä muutoksia ja tarkennuksia hankintaprosessin aikana.

Päätös

Hyväksyttiin.

Pöytäkirjaan merkitään, että sihteerinä tämän pykälän ajan toimi taloussuunnitelupäällikkö Janne Skott.

Valmistelija

  • Tiia Tamlander, talousjohtaja, tiia.tamlander@mikkeli.fi

Kuvaus

Tilintarkastusyhteisö valitaan kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan esityken perusteella. Kuntalain 122 § mukaisesti kaupunginvaltuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua, tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Kukin yhteisö valitsee vastuunalaisen tilintarkastajan omissa toimielimissään, ja palveluntarjoaja tekee myös kirjalliset hankintasopimukset erikseen kunkin tytäryhtiön kanssa.

Talouspalvelut on toteuttanut yhteistyössä hankintojen asiantuntijapalveluita tarjoavan julkisomisteisen Sansia Oy:n kanssa Mikkelin kaupunkikonsernin tilintarkastuspalveluiden kilpailutuksen tarkastuslautakunnan 22.8.2023 § 43 hyväksymään tarjouspyyntö- ja hankintasopimusluonnokseen perustuen. Tilintarkastuspalveluiden lisäksi kilpailutettu kokonaisuus sisältää  myös tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät. Kaupunkikonsernin hankintasäännön mukaisesti hankinnasta laadittiin tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa erityispiirteiden tunnistaminen, joka sisälsi myös yritysvaikutusten arvioinnin. Hankinnasta on toteutettiin myös markkinavuoropuhelu tarjouspyyntöasiakirjojen kommentointimahdollisuuden muodossa ennen kuin tarjouspyyntöluonnos tuotiin tarkastuslautakunnan hyväksyttäväksi.

Hankinnan tarjouspyynnön valmisteluhetkellä ennakoitu kokonaisarvo oli noin 500 000 euroa, joten kyse on hankintalain 26 §:n mukaisen EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta. Hankintamenettely oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankinnan sopimuskausi on 1.1.2024 - 31.12.2027 ja se sisältää myös optiomahdollisuuden optiokaudelle 1.1.2028-31.12.2029. Tarjouspyyntö nro 8226 oli avoinna sähköisessä tarjouspalvelussa ja EU-hankintojen virallisella TED-sivustolla 25.8.2023 - 2.10.2023.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 2.10.2023 klo 9.00 mennessä kahdelta yritykseltä:

  1. KPMG Oy Ab (1805485-9)
  2. TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy (0998761-4)
     

Molemmat tarjouspyynnön jättäneet tarjoajat täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.

Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus sisältäen tarkastuspäivien ja tarkastuslautakunnan sihteeripalvelun hintatietojen lisäksi myös laadullisia kriteerejä. Vertailuyhteenveto on liitteenä.

Mikkelin kaupunki on tarkastanut valittavaksi esitetyn yrityksen soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä ja tarjoaja täyttää tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Kaupunki on tarkastanut ennen hankintapäätöstä VastuuGroup-palvelusta, että tarjoaja on hoitanut tilaajavastuulain edellyttämät velvoitteet. Valittavan tarjoajan on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote laissa määriteltyjen vastuuhenkilöiden osalta sekä yhteisösakko-ote yrityksen osalta. Tarjouksen hyväksymisestä tehty päätös ei vielä muodosta sopimusta, vaan sopimus syntyy vasta sopimusasiakirjan allekirjoituksilla. Hankintasopimus voidaan tehdä hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi. Optiokauden käyttämisestä tehdään erillinen päätös.

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Päätösehdotuksen perusteena olevat asiakirjat kuten vertailuyhteenveto, vertailun perustelut sekä tarjousasiakirjat ovat salassa pidettäviä, kunnes asiasta tehdään päätös (asian keskeneräisyys, julkisuuslaki 19 §). Päätöksen myötä asiakirjat tulevat asianosaisjulkisuuden piiriin (julkisuuslaki 11 §). Hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen em. tiedot tulevat julkisiksi liikesalaisuustietoja lukuun ottamatta (julkisuuslaki 7.2 §). Julkisuuslain 11.2 § 6 kohdan mukaisesti tarjousten vertailussa käytetty kokonaishinta on julkinen tieto. Hankintapäätös tulee julkisuuslain 6.1 § 8 kohdan mukaan julkiseksi, kun ao. päätös on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. Tässä hankinta-asiassa varsinaisen hankintapäätöksen tekee kaupunginvaltuusto.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Raine Lehkonen, raine.lehkonen@gmail.com

Salassapidettävät tiedot poistettu.

Päätös

Hyväksyttiin.

Merkitään, että tarkastuslautakunnan sihteeri KHT, JHT Elina Hämäläinen ilmoitti olevansa esteellinen (asianosainen) ja poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi. Ilmoitus hyväksyttiin.

Merkitään, että sihteerinä tämän pykälän ajan toimi talousjohtaja Tiia Tamlander.

 Liite Tarltk 31.10.2023 Vertailutaulukko, Liikesalaisuudeksi tietoja ei poistettu, Salassa pidettävä versio
Salassa pidettävä, Julkisuuslaki (621/1999) 24.1 § 20 kohta

Muutoksenhaku

Päätökseen, joka koskee valmistelua tai täytäntöönpanoa ei saa kuntalain (410/2015) 136 §:n perusteella hakea muutosta.