Mikkelin seudun ympäristölautakunta, kokous 25.1.2017

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 8 Siirtyminen sähköiseen ympäristölautakunnan kokousvälinejärjestelmään

MliDno-2016-2571

Valmistelija

  • Maria Närhinen, ympäristöpalvelujen johtaja, Maria.Narhinen@mikkeli.fi

Kuvaus

Mikkelin kaupunginhallitus on kokouksessaan 16.3.2015 § 115 käsitellyt siirtymistä sähköiseen kokouskäytäntöön seuraavasti:

”Mikkelin kaupunki on käyttöönottanut uuden CaseM asianhallintajärjestelmän. Järjestelmän valmistaja, ylläpitäjä ja jatkokehittäjä on Fujitsu Finland Oy ja järjestelmä on hankittu Kuntien Tiera Oy:ltä. CaseM järjestelmä mahdollistaa kokonaan sähköiset kokouskäytännöt ja asiakkaiden sähköisen asioinnin. Mikkelin kaupunki selvitti helmikuussa 2015 nykyisen kokouksiin liittyvän paperisen prosessin kustannukset (tulosteet, postitus, oman henkilöstöntyökustannus) ja selvityksessä päädyttiin, että vuositasolla nykykustannukset ovat n. 71.500 €. Vastaavasti uuden kokonaan sähköisen toimintamallin vuosittaisen käyttökustannukset ovat 11.700 €. Lisäksi suoritettiin sähköinen kysely, jossa luottamushenkilöiltä kysyttiin, että onko henkilöllä mahdollisuus omalla päätelaitteella avata ja lukea sähköiset kokousaineistot. Selvityksen mukaan vain kahdellatoista (12) henkilöllä ei ole tätä mahdollisuutta. Mikkelin kaupunki ottaa sähköiset kokoukset käyttöön huhti-toukokuun aikana valtuustossa, hallituksessa (sis. jaoston), lautakunnissa (sis. jaostot). Tässä vaiheessa sähköisiä kokouksia ei oteta käyttöön aluejohtokunnissa, liikelaitosten johtokunnissa ja Etelä-Savon Pelastuslautakunnassa, vaan näiden toimielinten käyttöönotosta tehdään ratkaisut myöhemmin. Ensimmäinen kokonaan sähköinen hallituksen kokous pidetään 27.4.2015 ja vastaavasti ensimmäinen sähköinen valtuuston kokous 25.5.2015.  Lautakuntien toukokuun kokoukset pidetään uuden toimintamallin mukaisesti. Luottamushenkilöt ja henkilökunta koulutetaan käyttämään uutta kokousjärjestelmää ennen järjestelmän käyttöönottoa.

Koulutusohjelma toimitetaan luottamushenkilöille 23.3.2015 mennessä.”

Hallitus päätti hankkia laitteita sähköisiä kokouksia varten seuraavasti:

Luottamushenkilöiden kokouskäyttöä varten 64 kpl tablet –selainlaitteita, joissa on wlan yhteydet, mutta ei mobiilitietoliikennekortteja, 12 kpl tablet-selainlaitteita, joissa on wlan yhteydet ja mobiilitietoliikennekortit sekä 2 kpl selainlaitteiden säilytys/latausvaunuja. Hankinnan kokonaishinta on alle 30.000 € (alv 0 %). Hankintapäätös tuodaan erikseen hallituksen päätettäväksi.

Mikkelin seudun ympäristölautakunta on noudattanut hallituksen päätöstä ja on vaiheittain siirtynyt sähköiseen kokouskäytäntöön. Asiasta ei kuitenkaan ole tehty virallista päätöstä.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Maria Närhinen, ympäristöpalvelujen johtaja, Maria.Narhinen@mikkeli.fi

Ympäristölautakunta päättää siirtyä sähköiseen kokousvälinekäytäntöön. Ensisijaisesti esityslista toimitetaan lautakunnan jäsenille sähköisesti ja kokouksessa käytetään sähköisiä kokousvälineinä. Halutessaan lautakunnan jäsen voi saada käyttöönsä kaupungin tabletin. Ellei lautakunnan jäsenellä ole omaa sähköpostiosoitetta, tai erikseen pyynnöstä, lautakunnan jäsenelle voidaan toimittaa paperinen esityslista.

Päätös

Hyväksyttiin.