Kaupunginhallitus, kokous 25.9.2017

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 83 Mikkelin kaupungin avustusperiaatteet

MliDno-2015-353

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Merja Airas, kehityspäällikkö, merja.airas@mikkeli.fi

Kuvaus

Kaupunginhallitus 7.4.2014 § 160

Valmistelijat kehitysjohtaja Soile Kuitunen, puh. 044 794 2010 ja kehityspäällikkö Merja Airas, puh. 044 794 2071

Mikkelin kaupungin strategia perustuu vahvaan yhteistyöhön ja kumppanuuteen toimialojen mutta myös kaupunkiorganisaation ulkopuolisten tahojen, kuten järjestöjen kanssa. Järjestöt ovat tärkeässä roolissa hyvinvoinnin tuottamisessa, ja kaupungin tulee osaltaan varmistaa, että järjestöillä on paikkakunnalla hyvät toimintaedellytykset.

Mikkelin kaupunki tukee vuosittain lähes 8,0 miljoonalla eurolla Mikkelissä toimivia järjestöjä. Ongelmana on, ettei kaupungilla tällä hetkellä ole yhtenäisiä avustusperiaatteita, järjestöt voivat hakea rahoitusta monelta eri lautakunnalta ja raportointivelvoitteissa on kirjavuutta. Avustusten myöntämisessä kytkentää strategiaan ei välttämättä edellytetä.

Mikkelin kaupunki käynnistää vuoden 2014 aikana työn, jolla rakennetaan yhtenäiset avustusperiaatteet huomioiden seuraavat näkökohdat:

-kaikilta avustuksia hakevilta ja saavilta järjestöiltä edellytetään kuvausta siitä miten järjestön toiminta toteuttaa Mikkelin kaupunginvaltuuston strategiaa, ja sen hyvinvointitavoitteita. Kuvaus tavoitteiden edistämisestä tulee tehdä mahdollisimman konkreettisella tavalla.

-kaikilta avustuksia saaneilta järjestöiltä edellytetään vuosittain kuvausta siitä miten he ovat onnistuneet edistämään Mikkelin kaupunginvaltuuston strategian tavoitteita

-järjestöavustusten hakuilmoitus julkaistaan yhteisenä kaikkien toimialojen ja lautakuntien avustuksille

-järjestöavustusten hakemiseen kehitetään sähköinen järjestelmä joka otetaan käyttöön 2015/2016. Sähköisen järjestelmän avulla voidaan seurata myös, miten monelta eri toimialalta avustusta haetaan ja mitä avustuksia järjestöille myönnetään. Näin varmistetaan ettei tarpeettomia päällekkäisyyksiä toiminnan avustamisessa ole

Kaupunginhallitukselle kaupungin yhtenäiset avustusperiaatteet tuodaan hyväksyttäväksi joulukuussa 2014. Periaatteiden rakentamiseksi perustetaan työryhmä, jonka puheenjohtajana toimii kaupungin kehitysjohtaja Soile Kuitunen ja työryhmän sihteerinä kehityspäällikkö Merja Airas. Ryhmään nimetään lisäksi seuraavat toimialojen edustajat:

Konsernipalvelut

Jari Laitinen (varapuheenjohtaja)
Tiina Viskari
Tuomas Fjällström
Seudullinen sosiaali- ja terveystoimi
Pirkko Kivinen
Timo Talo
Sivistystoimi
Paula Sihvonen
Aija Kuuppo
Antti Mattila
Tekninen toimi
Marja-Liisa Hämäläinen
Maaseutu- ja tietoimi
Kari Mikkonen                    

Ehdotus
Kaupunginjohtaja:

Kaupunginhallitus hyväksyy edellä esitetyn työryhmän perustamisen ja sen kokoonpanon. Lisäksi kaupunginhallitus edellyttää yhtenäisten avustusperiaatteiden luomisen siten, että ne ovat käytettävissä vuoden 2015 talousarvion avustusten hakumenettelyssä.
Päätös Kaupunginhallitus:
Hyväksyttiin.
________

Kaupunginhallitus 15.12.2014

Valmistelija: kehityspäällikkö Merja Airas (044 794 2071)

Avustusten kehittämisprosessi on tehty yhteisen terminologian ja poikkihallinnollisen toiminnan sekä sähköisen hakumenettelyn toteuttamisen pohjalta. Ydinajatus kehittämiselle on ollut resurssi- ja kustannussäästö. Avustusten myöntämiseen ja niiden päätösfoorumiin ei tässä esityksessä oteta kantaa. Toimielimet ja viranhaltijat tekevät avustuksiin liittyvät päätösprosessinsa kuten tähänkin asti.

Taustaa esitykselle

Työryhmän kokoonpanoa  on täydennetty seuraavasti:
Marita Kajander, jäsen, sivistystoimi, kulttuuri
Kristiina Leppänen, jäsen, hallintopalvelut, Lupaus-ohjelma
Olli Lahti, jäsen, henkilöstöpalvelut, aluejohtokunnat

Työryhmä on kokoontunut 6  kertaa.

Kokouksissa on ollut läsnä tarpeen mukaan asiantuntijoita. Avustustyöryhmän muistiot, avustusten myöntämisen prosessikuvaukset nykytilanteesta ja yhteenvedot myönnetyistä avustuksista 2013 ja 2014 ovat katsottavissa W:/talous/avustukset.  Viimeinen työryhmän kokous on pidetty 17.11.2014.

Nykytilanteen prosessikuvauksissa on nähtävissä, että  kaupungilla tehdään paljon yksittäistä ja tapauskohtaista harkintaa päätöksissä, mikä ei työekonomian ja resurssien kohdentamisen vuoksi ole tarkoituksenmukaista. Eri toimialueiden omat toimintaperiaatteet ja – ohjeet ovat tuoneet haasteita uudistamistyölle. Poikkihallinnollista yhteistyötä ei ole juurikaan ollut mahdollista toteuttaa, johtuen pitkälti yhteisen tietojärjestelmän puuttumisesta. Yhteinen tietokanta, josta olisi saatavissa koko kaupungin avustusten myöntäminen rahoineen ja perusteluineen, olisi mahdollistanut paremman ja kokonaisvaltaisemman tarkastelun eri toimialueilla,  lautakunnissa, kaupunginhallituksessa sekä talousarvion valmistelussa.

Avustushakemuksia ei tähän mennessä myöskään ole systemaattisesti kirjattu. Kirjaaminen  on välttämätöntä sekä hakijan että myöntäjän oikeusturvan näkökulmasta ja on osa hyvän hallinnon toteuttamista.

Kaupungin avustuksissa on  kohteina ollut myös osakeyhtiöitä sekä muita vastaavia toimintoja, jotka pitäisi käsitellä erikseen.  Osaa toiminnoista tulisi arvioida ostopalveluina. Osan avustusten saajista kanssa tulisi tehdä kumppanuussopimus. Sopimus tulisi tehdä enintään valtuustokaudeksi edellytyksenä, että kaupunginvaltuusto myöntää vuosittain toimintaan määrärahat. Osaa avustuksista voidaan pitää toimialueen normaali menoerinä, kuten vuokrat.

Kumppanuussopimukset  ja ostopalvelut

Toimialueet valmistelevat nämä kumppanuussopimukset vuoden 2015 aikana. Avustuksissa on myönnetty sellaisia avustuksia, jotka täyttänevät osittain ostopalvelun kriteerit. Eli vastikkeelliset avustukset. Nämä tulee selvittää vuoden 2015 aikana.  Perusvalmistelun reunaehdoista ja kilpailutuksen kriteereistä vuodelle 2015 valmistelee kaupunginlakimies.

Muut avustusluontoiset toiminnot

Kaupungilla on erilaisia palkintoluontoisia ”avustuksia” esim. liikuntateko, kulttuuriteko, sosiaaliteko, erilaiset apurahat, Pro-Mikkeli  jne. Nämä eivät ole kuuluneet työryhmän tehtävänantoon. Toimialueet hoitavat nämä asiat kuten tähänkin asti.

Aluejohtokunnat, kylätoimikunnat ja kaupunginosaseurat

Aluejohtokuntia on Anttolassa, Haukivuorella ja Ristiinassa. Muiden taajamien avustusprosessia hoidetaan kylätoimikuntien ja kaupunginosaseurojen osalta erillisenä konsernipalvelujen hallintopalveluissa.

Aluejohtokunta ei ole järjestö.  Aluejohtokunnan edustaja on osallistunut työryhmän toimintaan. Aluejohtokunnalle suunnatut avustukset on tarkoituksenmukaista hakea koko kaupungin avustusprosessissa kaupungin strategian edellyttämällä tavalla.

Kylätoimikuntien ja kaupunginosaseurojen avustusprosessi tulee toteutetaan samalla periaatteella.

Talous

Erilaisille avustustoiminnoille on syytä luoda omat kustannuspaikat kaupungin tulevassa Kuntaerpissä talousseurannan  vuoksi. Avustustyöryhmä antoi työryhmän talousasiantuntijoille tehtävän valmistella vuoden 2015 aikana toimintapa avustusten talousseurantaan siten, että avustuksen luonne on eriteltävissä toimialueittain.

Yhtenäisellä toimintatavalla saadaan resurssisäästöjä koko kaupungin tasolla. Kumppanuussopimukset usealle vuodelle tuovat suunnitelmallisuutta järjestöjen ja kaupungin toimintaan. Sopimusten kautta tuleva pitkäjänteinen toiminta ja suunnittelu vaikuttanevat säästävästi myös kaupungin talouteen.

Infotilaisuus järjestöille

Järjestöille on pidetty tilaisuus kaupungin avustusmenettelyn uudistamisesta kesäkuussa 2014. Tilaisuuteen osallistui useita kymmeniä henkilöitä eri järjestöistä. Tilaisuudessa tuli esille, että järjestöt kannattavat hyvin laajasti sähköistä hakemusta. Myös avustusten käsitellylle toivottiin yksinkertaistamista  ja selkeyttä. Myös kumppanussopimus kiinnosti.

Elinvoima- ja kilpailukykypalvelut ja avustustyöryhmä esittävät seuraavaa:

Terminologia

Kaupungilla on tulevaisuudessa järjestöjen avustusten myöntämisessä yhteinen terminologia

·toiminta-avustukset
·kohdeavustukset
·kumppanuussopimukset (useampaa vuotta koskevat sopimukset, edellyttäen, että kaupunginvaltuusto myöntää määrärahat)

Toiminta-avustus- ja kohdeavustushakemuksille sekä kumppanussopimuksille on valmisteltu sähköiset lomakkeet ja yleisohjeet kaupungin avustusten myöntämiselle.

Hakuaika

Kaupungin järjestöjen toiminta-avustukset haetaan vuosittain 30.9. mennessä. Kumppanuussopimukseen liittyvät muutokset päivitetään myös vuosittain 30.9.2014 mennessä.

Kohdeavustuksia voidaan hakea koko talousarviovuoden aikana.

Kumppanuussopimusten tavoitteiden ja seurannan vuoksi haettava avustus tulevalle talousarviovuodelle voidaan alustavasti käsitellä ja kuluvan vuoden toukokuussa ennen kaupungin raamin hyväksymistä toimialueiden niin katsoessa.

Yhteinen tietojärjestelmä

Kaupungin järjestöjen avustusten sähköisestä toimintatavan valmistelusta todetaan seuraavaa:

·kaupungilla käytössä olevaa tilavarausohjelmistoa Timmiwep, on esitelty syyskuussa 2014
·ko. järjestelmään kuuluu myös avustusten hakuprosessijärjestelmä, mikä on käytössä mm. Jyväskylän kaupungissa
·tulevan järjestelmän tulisi toteuttaa poikkihallinnollinen toiminta koko avustusprosessissa
·tulevan järjestelmä tulisi toteuttaa kirjaamisen perussääntö
·tulevan järjestelmän kautta tulisi saada erilaisia yhteenvetoja päätöksiä tekeville toimielimille ja esittelijöiden käyttöön
·tulevan järjestelmän tulisi muodostaa järjestörekisteri, joka päivittyy avustushakemusten perusteella eli hakeva järjestö päivittää tietonsa – sitä ei tehdä eikä tarkisteta enää kaupungin toimesta
·sähköisiä avustushakemuksia on valmisteltu kolme (toiminta, kohde ja kumppanuus), tulevan järjestelmän tulisi  mahdollistaa myös muita sähköisiä lomakkeita.

Tietotekninen ratkaisu

Työryhmä on antanut Lupaus 2016 –ohjelmalle ja kaupungin tietohallinnolle tehtäväksi hankkia toimintatapaan soveltuva tietojärjestelmä, joka mahdollistaa sähköisen avustusprosessin ja järjestörekisterin.  Järjestelmän tulee olla käytettävissä poikkihallinnollisesti.

Aikataulu, koulutus  ja tiedottaminen

Ohjeet ja toimintatavat tiedotetaan vuoden 2015 aikana siten, että järjestelmä on käytettävissä vuoden 2016 talousarviovalmistelussa. Tarvittava henkilökunta koulutetaan järjestelmään.  Tarvittava  tiedottaminen toteutetaan kaupungin viestintäyksikön kanssa yhteistyössä.  Järjestöille asiasta tiedotetaan vuoden 2016 avustushakemusmenettelyssä.  Asiasta tehdään myös paikallislehtiin uutinen.

Yhteenveto

Elinvoima- ja kilpailukykypalvelut ja avustustyöryhmä esittää, että kaupunginhallitus hyväksyy edellä esitetyn lisäksi järjestöjen avustusten kehittämiseksi seuraavaa:
·talousseurannan kehittäminen toteutetaan uuden taloushallintajärjestelmän yhteydessä
·tietotekninen ratkaisu tulee toteuttaa helmikuuhun 2015 mennessä
·eri toimialueiden avustusohjeet päivitetään kaupunginhallituksen päätöksen mukaisesti vuoden 2015 aikana

·aluejohtokunnat, kylätoimikunnat ja kaupunginosaseurat  otetaan mukaan avustusprosessiin ja hakumenettelyyn vuoden 2015 aikana

Toimeksiantoa ei ole pystytty toteuttamaan vuoden 2015 avustusten hakumenettelyyn eikä talousarvioon em. mainituista syistä.

Lisäksi esitetään, että  avustustyöryhmän toimeksianto on päättynyt.

Sähköisten lomakkeiden sisältö  Liite 1

Ehdotus
Kaupunginjohtaja:

Kaupunginhallitus hyväksyy elinvoima- ja kilpailukykypalvelujen ja avustustyöryhmän esityksen ja toteaa työryhmän toimeksiannon päättyneen edellä mainittuihin toimenpiteisiin.

Kaupunginhallitus edellyttää, että tietotekninen ratkaisu tulee tehdä helmikuun 2015 loppuun mennessä ja että kaupunginlakimies valmistelee kumppanuussopimusten ja ostopalvelusopimusten edellyttämät reunaehdot ja toimintatavan.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää oikeuttaa elinvoima- ja kilpailukykypalvelut tekemään tarvittaessa avustusprosessiin teknisluontoisia korjauksia. Korjauksista informoidaan valmistelussa mukana olleita tahoja.

Päätös
Kaupunginhallitus:
Asia palautettiin uuteen valmisteluun siten, että periaatteet tulee olla hallituksessa viimeistään maaliskuussa 2015.

_______

Kaupunginhallitus 16.3.2015

Valmistelijat:  kehityspäällikkö Merja Airas (p. 044 7942071) sp. etunimi.sukunimi at@mikkeli.fi ja ohjelmajohtaja Juha Ropponen (p. ), sp. etunimi.sukunimi@mikkeli.fi

Kaupungin avustusten periaatteiden kehittäminen palautettiin uudelleen valmisteltavaksi. Palautuksen perusteena  oli yksinkertaistaa ja selkeyttää valmisteltua avustusprosessia.

Uudelleen valmistelu on tehty seuraavasti:

  • yleisohje
  • toiminta-avustukset, määrittely
  • kohdeavustukset, määrittely
  • tietotekninen ratkaisu

Yleisohje on liitteenä.

 Avustushakemusten tietotekninen ratkaisu

Toiminta – ja kohdeavustuksia haetaan sähköisesti. Tekninen toteutus liittyy kaupungin asiahallintajärjestelmään. Avustusten käsittely eri toimialueilla tehdään sähköisesti.  Kaupungin eri palvelupisteet tukevat yhdistyksiä sähköisten hakemusten laatimisessa.  Kesätyöntekijöiden resurssia voidaan käyttää mm. kesäaikana opastuksessa. Tämä tarkoittaa avustusten hakuajan tarkastelua ja ehkä määrittämistä uudesta näkökulmasta.

Kulttuuripalvelut (joiltain osin myös nuoriso- ja liikuntalautapalvelut) ja konsernipalvelut testaavat järjestelmää kevään 2015 aikana.

Yhteenveto avustusprosessista

Hakemusprosessi on valmisteltu yhdistyksille mahdollisimman yksinkertaiseksi. Järjestelmä mahdollistaa tulevaisuudessa erilaisia yhteenvetoja kaupungin päättäjien käyttöön. Järjestelmällä toteutetaan kirjaamisen edellytys ja ns. päällekkäisten avustusten hallinta. Avustusten toimialuekohtaisiin  myöntämisperusteisiin ei tule muutoksia.

Asiaa on valmisteltu työryhmän esityksen jälkeen Lupausohjelmassa. Valmisteluun ovat osallistuneet myös kehityspäällikkö Merja Airas, tietopalvelusihteeri Marjo Koponen ja asiakaspalvelupäällikkö Heli Hänninen.

Asiaa selostaa tarkemmin kaupunginhallituksen kokouksessa ohjelmajohtaja Juha Ropponen.

Kumppanussopimukset

Kaupungin kumppanuussopimukset on syytä yhdenmukaistaa sekä sisällöllisesti että tavoitteiltaan. Niiden hyväksymisprosessi on myös syytä tarkistaa esim. kaupungin talousraamin yhteydessä vuosittain.

Kumppanuussopimusten tekeminen ja määrä sekä tavoitteet.

  • kumppanuussopimus tehdään niiden yhdistysten ja toimijoiden kanssa, joiden vaikuttavuus on suuri ja kaupungin nykyinen avustus on merkittävä (esim. Mikkelin Teatteri, Mikkelin Toimintakeskus, Mikkelin Musiikkiopisto jne.)
  • kunkin kumppanuussopimuksen hyväksyy kaupunginhallitus talousarvion raamin hyväksymisen yhteydessä
  • toimialueet valmistelevat kumppanuussopimukset niiden yhdistysten ja toimijoiden kanssa vuodelle 2016 siten, että ne voidaan huomioida jo kaupungin talousarvion raamissa kesäkuussa 2015, jos sen ajallisesti on mahdollista
  • jos kumppanuussopimuksia ei tehdä, yhdistys hakee avustusta kaupungin normaalissa avustusprossissa
  • valtuustokaudeksi tehtävien kumppanuussopimusten avustuksen ehtona on, että kaupunginvaltuusto myöntää toimintaan määrärahan vuosittain
  • koko kaupungin tasolla kumppanuussopimusten määräksi on arvioitu alle 10 sopimusta kymmenkunta

Kumppanuussopimuksilla toteutetaan kaupungin ja yhdistysten pitkäjänteisempää toimintaa suunnittelulla ja tavoitteilla. Pitempiaikaisten tavoitteiden ja suunnittelun oletetaan vähentävän molempien osapuolien menoja. Valmisteltavista sopimuksista antaa,  ennen niiden viemistä kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi, lausunnon kaupunginlakimies.

Kumppanuussopimuksen luonnos on liitteenä.

 

Päätösehdotus

Esittelijä

Kimmo Mikander, kaupunginjohtaja, kimmo.mikander@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy edellä esitetyn kaupungin avustuksiin liittyvän uudistuksen edellä esitetyllä tavalla. Uudistus toteutetaan vuoden 2016 talousarviosta myönnettäviin avustuksiin.

Lisäksi kaupunginhallitus hyväksyy liitteenä olevan kumppanuussopimusluonnoksen sopimusvalmistelujen pohjaksi edellä esitetyllä tavalla.

Samalla kaupunginhallitus oikeuttaa elinvoima- ja kilpailukykypalvelut ja hallintopalvelut tekemään avustusprosessiin ja kumppanuussopimukseen teknisluontoisia korjauksia.

 

Päätös

Esittelijä muutti esitystään siten, että kaupunginhallitus oikeuttaa elinvoima- ja kilpailukykypalvelut ja hallintopalvelut tekemään avustusprosessiin ja kumppanuussopimukseen korjauksia kaupunginhallituksen evästyksen mukaisesti.

Esittelijän muutettu esitys hyväksyttiin.

Valmistelija

  • Ari Liikanen, hallintojohtaja, ari.liikanen@mikkeli.fi

Kuvaus

Sosiaali- ja terveystoimen tehtävien siirryttyä Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymälle ja kaupungin oman organisaatiouudistuksen jälkeen on havaittu tarkoituksenmukaiseksi tarkastella uudelleen kaupungin avustusperiaatteita.

Nykyiset avustusperiaatteet perustuvat kaupunginhallituksen 16.3.2015 § 112 hyväksymään yleisohjeeseen sekä toimialojen omiin erillispäätöksiin myönnettävien avustusten periaatteista. Toimintatapaa esitetään kehitettäväksi niin, että kaupunginhallitus päättää edelleen yleisistä periaatteita, mutta samalla ohjeessa määritetään myönnettävät avustukset sekä mitkä toimielimet niistä päättävät. Tämän jälkeen yleisohjeessa mainitut lautakunnat hyväksyvät palvelualuekohtaiset (yksi ohje/palvelualue) periaatteet. Lisäksi tässä yhteydessä erityisesti hvyinvointiin ja osallisuuteen liittyvät avustukset, joita on myöntänyt aikaisemmin myös kaupunginhallitus, keskitetään hyvinvoinnin ja osallisuuden lautakunnan päätettäväksi.

Asiaa on valmisteltu yhteistyössä palvelualueiden kanssa.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy liitteen mukaiset avustusperiaatteet ja kumoaa 16.3.2015 § 112 hyväksytyn yleisohjeen. Muutokset tulevat voimaan 1.1.2018 alkaen.

Lisäksi kaupunginhallitus edellyttää, että vastuulautakuntien tulee lähettää hyväksymänsä palvelualuekohtaiset avustusperiaatteet kaupunginhallitukselle tiedoksi.

Päätös

Hyväksyttiin.

Tiedoksi

Hyvinvoinnin ja osallisuuden lautakunta, kaupunkiympäristölautakunta, kasvatus- ja opetuslautakunta, talouspalvelut, esimiesjakelu

Muutoksenhaku

Valmistelua tai täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea muutosta. Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §.