Kaupunginhallitus, kokous 17.12.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 465 Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasääntö

MliDno-2018-2046

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Jarmo Autere, hankintapäällikkö, Jarmo.autere@mikkeli.fi
Carita Hakkarainen, Hankinta-asiantuntija, Carita.Hakkarainen@mikkeli.fi

Kuvaus

Hankintapalvelut on valmistellut kaupunkistrategian elinvoimaohjelman konsernirakenteen tiivistämisen mukaisesti kaupunkikonsernin yhteistä hankintasääntöä. Konsernin hankintasäännön tiivistymisen vuoksi ja kaupungin hankkijoiden toivomuksesta on tullut tarve ohjeistaa myös hankintojen toiminta- ja prosessitapoja. Tähän toivomukseen on vastattu luomalla kaupungin sisäinen hankintaohje.

Kaupunkikonserni noudattaa kaupunginhallituksen 24.11.2014 § 429 hyväksymiä yhteisiä hankintaperiaatteita (hankintastrategia) ja kaupunginhallituksen 18.4.2017 §124 hyväksymää Mikkelin kaupungin hankintasääntöä soveltuvin osin. Nyt kaupunkikonsernille on tehty yhteinen hankintasääntö, joka korvaa aikaisemman Mikkelin kaupungin hankintasäännön ja palvelee paremmin koko konsernia. Koska hankintasääntö koskee nyt koko konsernia, niin kaupungin hankintapäätösrajat on eriytetty erilliselle liitteelle A, joka ei koske konsernin muita osia.

Lupaus 2016 -kehittämisohjelman aikana hankitun Cloudia -sopimushallintajärjestelmän käyttöönotto on viivästynyt osin järjestelmäyhteyksien liittymätyön ja osin projektin jalkauttamisen resurssipulan vuoksi. Järjestelmä on ollut tähän saakka vain hankintapalvelujen käytössä. Nyt siirtoyhteys Cloudia Sopimuksesta CaseM -asianhallintajärjestelmän välillä on saatu toimintaan ja tuotannon kokonaisvaltainen käyttö on mahdollista. Hankintapalvelut on laatinut käyttöä varten sopimushallintaohjeen ja järjestelmän käyttö käynnistetään yksiköittäin.

Päätösehdotus

Esittelijä

Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus merkitsee luonnoksen tiedoksi ja lähettää sen lausunnolle konserni- ja elinvoimajaostolle.

Päätös

Hyväksyttiin.

Merkitään, että hankintapäällikkö Jarmo Autere selosti asiaa kaupunginhallitukselle.

Valmistelija

Jarmo Autere, hankintapäällikkö, Jarmo.autere@mikkeli.fi

Kuvaus

Kaupunginhallitus on pyytänyt konserni- ja elinvoimajaostolta lausuntoa ehdotuksesta kaupunkikonsernin uudeksi hankintasäännöksi. Hankintasäännön valmisteluun olisi hyvä osallistaa myös alueen yrittäjiä.

Päätösehdotus

Esittelijä

Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Konserni- ja elinvoimajaosto päättää pyytää hankintasäännöstä lausuntoa Etelä-Savon kauppakamarilta ja Mikkelin yrittäjät ry:ltä. Lausunto pyydetään antamaan 14.11.2018 mennessä. Konserni- ja elinvoimajaosto antaa oman lausuntonsa kokouksessaan 20.11.2018.

Päätös

Hyväksyttiin.

Lisäksi konserni- ja elinvoimajaosto päätti järjestää hankintaohjeeseen liittyvän iltakoulun, johon kutsutaan Miksei Oy:n Ilkka Liljander ja edustajat Mikkelin yrittäjät ry:stä ja Etelä-Savon kauppakamarista.

Merkitään, että Oskari Valtola poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn aikana.

Valmistelija

Jukka Savolainen, kaupunginlakimies, jukka.savolainen@mikkeli.fi
Tiia Tamlander, konsernitarkastaja, tiia.tamlander@mikkeli.fi

Kuvaus

Kaupunginhallitus on pyytänyt konserni- ja elinvoimajaostolta lausuntoa ehdotuksesta kaupunkikonsernin uudeksi hankintasäännöksi.

Konserni- ja elinvoimajaosto on pyytänyt hankintasäännöstä lausuntoa Etelä-Savon kauppakamarilta ja Mikkelin yrittäjät ry:ltä. Määräaikaan 14.11.2018 mennessä saatiin lausunto Etelä-Savon Yrittäjien Nuorten yrittäjien valiokunnalta. Lausunto on esityslistan liitteenä.

Lausunnossa toivotaan huomioimaan hankintasäännön valmistelussa mm. nuorten yrittäjien ja yritysten mahdollisuus osallistua tasavertaisesti hankintojen kilpailutuksiin. Lausunnon mukaan esimerkiksi liikevaihdon perusteella tapahtuvat rajaukset sekä liian ehdottomien ja laaja-alaisten referenssien vaatiminen jättävät nuoret yritykset ja yrittäjät usein hankintojen ulkopuolelle.

Lausunnossa mainitut seikat, kuten kilpailutusten kriteerit ja hankintakokonaisuuksien laajuus, ratkaistaan aina tapauskohtaisesti. Kaupunkikonsernin hankintasääntöluonnoksessa asia on huomioitu hankintojen yleisissä periaatteissa. Periaatteen 3 mukaan paikallisten yritysten kilpailumahdollisuudet maksimoidaan, ja periaatteen 4 mukaan hankintojen yksikkökokoa ei kasvateta tarpeettomasti.

Päätösehdotus

Esittelijä

Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Konserni- ja elinvoimajaosto esittää lausuntonaan, että kaupunginhallitus hyväksyy ehdotuksen Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasäännöksi.

Lisäksi konserni- ja elinvoimajaosto toimittaa Etelä-Savon Yrittäjien Nuorten yrittäjien valiokunnan lausunnon tiedoksi Hankintapalveluille.

Päätös

Hyväksyttiin.

Lisäksi esittelijä täydensi esitystään siten, että koserni- ja elinvoimajaosto esittää perustettavaksi elinkeinoelämän edustajen kanssa hankintasäännön seurantaryhmän. Hyväksyttiin.

Valmistelija

  • Jarmo Autere, hankintapäällikkö, Jarmo.autere@mikkeli.fi
  • Carita Hakkarainen, Hankinta-asiantuntija, Carita.Hakkarainen@mikkeli.fi

Kuvaus

Kaupunginhallitus on 14.10.2018 kokouksessa käsitellyt Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasääntöluonnosta, kaupungin sisäistä hankintaohjetta sekä sopimushallintajärjestelmän ohjetta. Kaupunginhallitus pyysi hankintasäännöstä lausuntoa konserni- ja elinvoimajaostolta, joka puolestaan pyysi luonnoksesta lausuntoa Etelä-Savon Kauppakamarilta ja Mikkelin Yrittäjät ry:ltä 14.11.2018 mennessä. Etelä-Savon Yrittäjien nuorten yrittäjien valiokunta on lausunnossaan suhtautunut myönteisesti hankintasääntöluonnokseen, mutta painottaa samalla hankintojen vaikutusta alueen elinvoimaisuuteen sekä toivoo hankintojen pilkkomista, jottei liikevaihtovaatimukset kasva kohtuuttomasti. Kaupunkikonsernin hankintasääntöluonnoksessa asia on huomioitu hankintojen yleisissä periaatteissa. Periaatteen 3 mukaan paikallisten yritysten kilpailumahdollisuudet maksimoidaan ja periaatteen 4 mukaan hankintojen yksikkökokoa ei kasvateta tarpeettomasti.

Konserni- ja elinvoimajaosto esitti 20.11.2018 kokouksessa lausuntonaan, että kaupunginhallitus hyväksyy ehdotuksen Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasäännöksi. Lisäksi hyväksyttiin perustettavaksi elinkeinoelämän edustajien kanssa hankintasäännön seurantaryhmä.

Kaupunkikonsernin hankintasääntöä ja kaupunkikonsernin hankintakäytäntöjen kehitystä on käsitelty kaupungin, Kauppakamarin, yrittäjien ja Miksein yhteisessä iltakoulussa 11.12.2018. Hankintasääntöön ei esitetty muutoksia. Lisäksi kaupunkikonsernin hankintasääntö on esittelyssä seuraavassa konsernin hankintatiimin kokouksessa.

Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasääntö korvaa aikaisemman kaupunginhallituksen 18.4.2017 §124 hyväksymän Mikkelin kaupungin hankintasäännön.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasäännön sekä kaupungin sisäisen hankinta- ja sopimushallintaohjeen. Kaupunkikonsernin hankintasääntö ja ohjeet tulevat voimaan heti hyväksymisen jälkeen.

Päätös

Asiasta käydyn keskustelun aikana Jarno Strengell esitti, että hankintasäännön sivu 2 kohta 4 muutetaan muotoon "Hankintojen yksikkökokoa ei kasvateta tarpeettomasti, mahdollisuuksien mukaan isot hankintakokonaisuudet kuten tarvike-, palvelu-, rakennusala jaetaan pienempiin hankintoihin."  Koska kukaan ei kannattanut esitystä, se raukesi.

Merkitään, että hankintapäällikkö Jarmo Autere selosti asiaa kaupunginhallitukselle.

Tiedoksi

Talouspalvelut, hankintapalvelut, toimialajohtajat, konserniyhtiöt

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä:

- se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä
- kunnan jäsen.

Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Oikaisuvaatimus on toimitettava Mikkelin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Kunnan jäsenen ja kuntalain 137 §:n 2 momentissa tarkoitetun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimuksen sisältö
Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava.

Mikkelin kaupunki
Kaupunginhallitus
PL 33 (Raatihuoneenkatu 8-10), 50101 Mikkeli
Faksi: 015 194 2040
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mikkeli.fi

Käsitellyt asiat