Kaupunginhallitus, kokous 10.6.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 265 First Card –maksuaikakorttien käytön laajentaminen Mikkelin kaupungilla

MliDno-2019-1220

Valmistelija

  • Heikki Siira, talousjohtaja, heikki.siira@mikkeli.fi
  • Jarmo Autere, hankintapäällikkö, Jarmo.autere@mikkeli.fi

Kuvaus

Mikkelin kaupunginhallitus on hyväksynyt 17.12.2018 § 465 Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasäännön sekä kaupungin sisäisen hankinta- ja sopimushallintaohjeen. Mikkelin kaupungin hankintaohjeen ja hankinnan arvon mukaan hankinnat voidaan jakaa neljään ryhmään:

  1. Mikrohankinnat (0 – 999 €)
  2. Minihankinnat (1 000 – 6 000 €) (hintavertailtavat hankinnat, dokumentoitava)
  3. Pienhankinnat (6 001 – 59 999€)
  4. Kynnysarvon ylittävät hankinnat
  • kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat (yli 60 000 €)
  • EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat (yli 221 000 €)


Tällä hetkellä käytännössä kaikki kansallisen kynnysarvon ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat kilpailutetaan sähköisesti. Pienhankintojen sähköinen kilpailuttaminen on lisääntynyt nopeasti ja suuri osa pienhankinnoista (yli 6 000 €) kilpailutetaan sähköisellä järjestelmällä. Minihankintoja tehdään vielä vaihtelevilla menetelmillä; pienhankintajärjestelmällä, sähköpostikilpailutuksella, hintavertailun perusteella ja suorahankintoina ilman kilpailutusta esimerkiksi nettikaupoista tai suoraan vähittäiskaupoista.

Mikrohankinnat tehdään useimmiten laskutuksen kautta, käteisellä tai henkilöstön omilla luottokorteilla. Ostoista syntyy suuri määrä käsiteltäviä ostolaskuja, niihin liittyviä laskutuslisiä ja maksumääräyksiä. Laskutuslisien lisäksi kustannuksia aiheutuu laskujen ja maksumääräysten käsittelyyn käytetystä useankin henkilön työpanoksesta sekä piilokuluja, kuten esimerkiksi ostoksilla vietetty työaika.

Mikrohankinnoista aiheutuvien kulujen vähentämiseksi ja ostotoiminnan järkeistämiseksi, on käynnistetty kaupunginhallituksen jaoston päätöksellä 13.2.2017 § 26 hankintakorttikokeilu yhteistyössä Nordean kanssa.  First Card –maksuaikakortteja on ollut käytössä Mikkelin kaupungilla kolmessa eri yksikössä sekä mm. luottamushenkilöillä, johtoryhmän jäsenillä ja muutamilla muilla erikseen nimetyillä henkilöillä.

Kokeilun tavoitteena on ollut ostotoiminnan keskittäminen, ostolaskujen ja maksumääräysten käsittelystä aiheutuvien kustannusten sekä niiden käsittelyyn käytetyn työajan vähentäminen. Kokemukset kokeilusta ovat olleet positiivisia kaikkien kortin vastaanottaneiden ja sitä käyttäneiden mielestä sekä taloushallinnon näkökulmasta.

Mikkelin kaupungilla on jo käytössä sähköinen pienhankintajärjestelmä, kilpailutusjärjestelmä ja sopimushallintajärjestelmä. Ihannetila seurannan, tilastoinnin, kustannustehokkuuden, resurssien käytön sekä hankintaohjeistuksen ja hankintalain noudattamisen kannalta saavutetaan järjestelmä/menetelmätasolla, kun käteisellä tai laskutuksella ostetut mikrohankinnat (0-999 €) tehdään maksukorteilla. Mikrohankintojen ja osittain myös minihankintojen suorittaminen maksukortilla tarkoittaisi lähitulevaisuudessa käytännössä täysin sähköisen hankintatoiminnan mallia. Lisäksi kaupunki selvittää myös osto/tilaus-järjestelmän käyttöönottoa vuoden 2020 aikana.

Oheismateriaalina on tarkempi selvitys maksukorttikokeilusta, nykytilasta ja tavoitteista.

Kaupunginhallituksen 17.12.2018 § 465 hyväksymässä kaupunkikonsernin hankintasäännössä ei ole mainintaa mikrohankintarajoista, joten on perusteltua päivittää konsernin hankintasääntöä myös tältä osin.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Timo Halonen, kaupunginjohtaja, timo.halonen@mikkeli.fi

Kaupunginhallitus päättää, että Mikkelin kaupunki ottaa Nordean First Card –maksuaikakortit käyttöön kaikissa tulosyksiköissä. Maksuaikakorttien tarve tullaan kartoittamaan kesän 2019 aikana.  Arvio käyttöönotettavista korteista koko kaupungin osalta on noin 150 kappaletta. Korttien vuosimaksu on 15 €/kortti.

Korttien käyttöönoton jälkeen mikrohankinnat (0-999 €) suoritetaan ensi sijaisesti kaupungin luottokortilla käteisen, oman luottokortin tai laskutuksen sijasta suorahankintana. Mikäli materiaalille/palvelulle on kilpailutettu sopimustoimittaja, niin ostot voidaan tehdä myös sähköisesti toimittajien verkkokauppojen kautta.

Maksumääräyksiä, henkilökohtaisten luottokorttien tai muilla henkilökunnan omilla maksuvälineillä suorittamia ostoksia ei lähtökohtaisesti enää hyväksytä.

Hankinta päätetään tehdä suorahankintana seuraavien seikkojen perusteella:

  • First card - maksuaikakortit ovat jo käytössä kaupungilla, joten kysymyksessä on käytön laajennus koskemaan koko organisaatiota.
  • Vastaavilla ominaisuuksilla varustettuja kortteja ei ole markkinoilla saatavilla.
  • Sopimuksen pituudeksi määritellään 2-2,5 vuotta siten, että sopimuskausi alkaa syksyllä 2019.
  • Hankinnan arvo on noin 2 250,00 € / vuosi, alv 0% (kahden ja puolen vuoden yhteisarvo 5 625,00 €), jos hankittavia kortteja on 150 kpl.


Lisäksi kaupunginhallitus hyväksyy Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasäännön päivityksen. Kaupunkikonsernin hankintasääntö tulee voimaan heti hyväksymisen jälkeen.

Päätös

Hyväksyttiin.

Merkitään, että hankintapäällikkö Jarmo Autere ja hankinta-asiamies Ilkka Liljander selostivat asiaa kaupunginhallitukselle.

Tiedoksi

Hankintapalvelut, talouspalvelut, toimialajohtajat, konserniyhtiöt

Käsitellyt asiat